Cronograma del día de la asamblea: el minuto a minuto, hora por hora

Falta una semana para la asamblea. La convocatoria salió, el salón está reservado, el informe de gestión va por la mitad. Y entonces llega la pregunta que no está en ninguna guía: ¿a qué hora hago cada cosa? A qué hora abro el registro para no arrancar tarde, cuánto le doy al informe financiero, en qué momento se vota el punto más pesado, a qué hora se puede ir la gente sin que se caiga el quórum. Eso no es un tema legal: es un horario. Y un horario escrito es, de lejos, la herramienta más barata para que la asamblea termine cuando dijiste que iba a terminar.

Aquí no vamos a repetir la preparación previa —agendar, convocar, contratar—, que ya está contada en las 10 prácticas para preparar la asamblea antes del día. Vamos a la jornada: el cronograma de la asamblea de propiedad horizontal, bloque por bloque, con el responsable de cada uno y lo que debe estar listo antes de que empiece. Al final tienes tres tablas armadas en esta página para que las copies tal cual y las adaptes a tu conjunto. Y si tu asamblea es 100 % virtual, el reparto no va por horas sino por días: esa cuenta regresiva está en cómo hacer una asamblea virtual paso a paso, de la convocatoria al acta.

1. Las tres horas que gobiernan el día (y solo una la conoce todo el mundo)

Casi todas las convocatorias traen una sola hora: la de la asamblea. Pero el día tiene tres horas distintas, y confundirlas es lo que hace que a las 8:30 a. m. haya cien personas en la puerta y el sonido todavía sin probar.

La convocatoria de la asamblea ordinaria debe salir con una antelación mínima de 15 días calendario (art. 39 de la Ley 675 de 2001). Para la extraordinaria —que es la temporada en la que estamos ahora, con las ordinarias de 2026 ya realizadas— la ley no fija plazo: manda el reglamento de tu copropiedad, y si el reglamento calla, el Ministerio de Vivienda recomienda, sin imponerlo, aplicar esos mismos 15 días de forma analógica (Concepto 2025EE0040140, orientador y no vinculante). Si quieres la fecha exacta sin contar días con el dedo en el calendario, tenemos una calculadora de plazos de convocatoria que te da el último día para enviarla.

2. Cuánto dura el registro: la cuenta que evita la fila de la entrada

El registro es el único bloque del día que puedes calcular con una fórmula, y aun así casi siempre se estima "a ojo". La regla que usamos en operación, después de más de 500 asambleas, es esta:

Dos ejemplos con números reales de conjuntos bogotanos: un conjunto de 80 unidades que espera unos 60 asistentes con 2 mesas necesita 36 minutos + colchón ≈ 45 minutos. Un conjunto de 320 unidades que espera 220 asistentes con 4 mesas necesita 55 minutos + colchón ≈ 70 minutos, y conviene subir a 5 mesas para bajarlo a una hora justa. A eso súmale una mesa exclusiva para poderes: es el trámite más lento del día porque exige leer el documento, verificar quién firma y cotejarlo contra la base.

Esa mesa de poderes se descongestiona sola si los poderes llegan bien diligenciados desde antes. Por eso dejamos abierto y gratis un generador de poderes para asamblea que puedes enviar junto con la convocatoria: todos llegan con el mismo formato y la fila avanza.

3. Cronograma A · Conjunto de ~80 unidades, presencial, sábado en la mañana

Este es el formato más común en Bogotá: asamblea de sábado, salón comunal o parqueadero cubierto, entre 55 y 70 asistentes. Selecciona la tabla, cópiala y pégala en tu Word o Excel: está armada para que solo cambies las horas si tu reunión empieza en otro momento.

Sesión efectiva: 3 h 30 min. Jornada total del equipo técnico: 6 h 30 min. Ajusta ±20 minutos según cuántos puntos de votación traiga tu orden del día.

4. Cronograma B · Conjunto de 300 o más unidades, modalidad híbrida

Aquí todo se estira: más registro, más sonido, más tiempo entre bloques y una capa adicional —los propietarios conectados—. La regla de oro es que el conjunto grande no necesita más horas de sesión, necesita más horas de preparación. Si el registro y el sonido están resueltos, una asamblea de 320 unidades no dura mucho más que una de 80.

Sesión efectiva: 4 h 15 min. Jornada del equipo técnico: 9 h con desmontaje. En híbrida, el bloque de pruebas de las 7:00 a. m. no se recorta jamás.

5. Cronograma C · Extraordinaria de un solo punto, entre semana a las 7 p. m.

Es el formato de la temporada. Un tema puntual —una obra, una cuota extraordinaria, una reforma— entre semana, después del trabajo, con la gente cansada. Aquí el cronograma se gana o se pierde en una sola decisión: no meterle relleno.

Sesión efectiva: 1 h 30 min. Una extraordinaria de un punto que dura tres horas casi siempre trae puntos que no estaban en el aviso.

6. En qué orden poner los puntos: por mayoría exigida, no por importancia

Este es el criterio que más ordena un cronograma y el que menos se aplica. El quórum baja con las horas: a las 8:30 a. m. hay más coeficiente en el salón que a las 12:00. Como la mayoría ordinaria se calcula sobre los coeficientes representados en la sesión (art. 45) y la calificada del 70 % del art. 46 se mide sobre el total de coeficientes del edificio o conjunto, la secuencia razonable es:

• Primero, lo del 70 %. Los diez asuntos que enumera el art. 46 —reforma del reglamento, desafectación de bienes comunes, asignación de un bien común al uso exclusivo de un privado, expensas extraordinarias que superen el tope de ese artículo, entre otros— van temprano, con el salón lleno.
• Después, lo económico de mayoría ordinaria: estados financieros y presupuesto. Necesitan quórum sano, pero no el 70 %.
• Luego, las elecciones (consejo y revisor fiscal): son puntos de mayoría ordinaria y toleran mejor una hora más tardía.
• De último, lo que no se vota: proposiciones y varios en la ordinaria. Si el quórum se afloja ahí, no se cae ninguna decisión.

7. Si a la hora de corte falta quórum: el plan B ya está escrito

Pasa, y no es un fracaso: en conjuntos grandes es casi rutina. Lo que sí conviene es no improvisarlo, porque la Ley 675 ya trae la respuesta. Para deliberar, el art. 45 exige un número plural de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes. Si esa cifra no se alcanza, el art. 41 dispone que se convoque a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente, a las 8:00 p. m., y que allí se sesiona y decide válidamente con un número plural de propietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.

Y viene la parte que casi nadie incluye, que es el segundo inciso del mismo art. 41: "En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido en el presente artículo". O sea que esa regla va escrita en el citatorio original, desde el primer día. Si tu convocatoria ya la trae, esa noche no tienes que anunciar nada nuevo: solo recordar la fecha y la hora que todos leyeron hace quince días. Es la diferencia entre una asamblea que se aplaza con calma y una que se aplaza entre reclamos. Cómo funciona esa segunda reunión y qué se puede decidir en ella está desarrollado en qué decisiones se pueden tomar en segunda convocatoria.

8. Quién responde por cada bloque (y por qué importa escribirlo)

Un cronograma sin responsables es una lista de deseos. En la práctica, el día de la asamblea hay seis roles y todos deben saber cuál es el suyo antes de llegar al salón. Esta tabla también es copiable: mándala por WhatsApp al grupo del consejo la semana anterior.

Si el bloque de "coordinador de logística" hoy lo estás haciendo tú misma —montaje, registro, conteo, reportes y además dirigir la reunión—, ahí está el minuto que te falta en todos los cronogramas. Eso es exactamente lo que hacemos nosotros: puedes ver cómo se monta y se opera una asamblea de principio a fin, desde la hora de entrada al salón hasta la entrega de soportes.

9. Preguntas frecuentes