Quién organiza la asamblea de copropietarios: el reparto real de tareas

Septiembre. Abres el archivo del presupuesto de 2027, bajas por las filas y llegas a una que dice «asamblea». Antes de escribir la cifra aparece una pregunta más básica, de esas que nadie pregunta en voz alta porque suenan a que uno no sabe: esto, en realidad, ¿quién lo organiza?

Vale la pena preguntarlo, y no por inseguridad: porque la respuesta cambia lo que uno pone en el Excel. La Ley 675 de 2001 reparte la asamblea entre tres órganos, le pone nombre y artículo a cada tarea, y deja una franja entera sin dueño. Esa franja —la del sábado por la mañana, cuando llega la gente— es justamente la que se contrata. Y lo que se contrata es una línea del presupuesto.

1. Tres órganos y una franja sin dueño

La Ley 675 no habla de «organizar la asamblea» como si fuera un solo trabajo. Habla de órganos y de funciones, y el resultado es un reparto bastante claro cuando se pone en columnas:

Fíjate en la última fila, porque es la que explica el resto del artículo. La ley exige un resultado —que haya quórum, que las mayorías se cuenten por coeficiente, que el acta recoja los votos emitidos en cada caso—, pero no dice quién opera la mesa de registro ni quién carga los parlantes. Eso es gestión, y la gestión se organiza como más convenga a cada copropiedad.

2. Lo que la ley pone a tu nombre (y conviene tener a la mano)

El artículo 50 empieza por lo grande: la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponden al administrador. Y el artículo 51 aterriza catorce funciones básicas, precedidas de una frase que resume el cargo: la administración inmediata está a cargo del administrador, «quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo». De esas catorce, cuatro tocan directamente la asamblea:

Y está el plazo, que es el que manda en el calendario: el artículo 39 dice que la asamblea se reúne ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha que señale el reglamento y, en silencio de este, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal; y que la convocatoria la efectúa el administrador con una antelación no inferior a quince (15) días calendario. Si ya tienes fecha en mente, la calculadora de plazos de convocatoria te devuelve el último día para citar sin hacer la cuenta a mano.

3. Lo que solo puede hacer la asamblea (y con qué mayoría)

El artículo 38 define a la asamblea general de propietarios como el órgano de dirección de la persona jurídica y le da doce funciones básicas. Las que aparecen en casi todas las reuniones son estas cinco:

• Numeral 1. Nombrar y remover libremente al administrador y fijarle su remuneración.
• Numeral 2. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que le someten el consejo y el administrador.
• Numeral 4. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias.
• Numeral 5. Elegir y remover a los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al revisor fiscal.
• Numeral 6. Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.

Y las mayorías, que es donde más se confunde el sector. El artículo 45 fija la regla general: la asamblea sesiona con un número plural de propietarios que represente por lo menos más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y decide con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en la respectiva sesión. Esa es la mayoría ordinaria. El artículo 46 es la excepción: enumera diez decisiones —y solo esas diez— que exigen el 70 % de los coeficientes que integran el edificio o conjunto, entre ellas la reforma del reglamento y la asignación de un bien común al uso exclusivo de un bien privado. Cómo se traduce cada punto del orden del día a un número lo desarrollamos en cómo se cuentan los votos por coeficiente.

4. Qué hace el consejo de administración (y qué no)

Aquí hay dos datos que sorprenden a mucha gente, y los dos están en la ley, escritos en pocas líneas.

El primero: en conjuntos de uso residencial el consejo no es obligatorio. El artículo 53 lo impone en los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto integrados por más de treinta bienes privados, excluyendo parqueaderos o depósitos; para los de uso residencial —y para los de treinta o menos unidades— dice que será potestativo consagrar tal organismo en los reglamentos de propiedad horizontal. O sea: si tu conjunto es residencial y tiene consejo, es porque el reglamento lo creó, no porque la ley lo exija.

El segundo: el artículo 55, que se titula «Funciones», cabe en una frase. Dice que al consejo de administración le corresponderá tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, de acuerdo con lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. No hay lista. La ley remite al reglamento, y por eso la pregunta «¿qué le toca al consejo?» solo se puede responder abriendo el reglamento de tu copropiedad.

Lo que sí está en la ley, y sirve para repartir tareas de la asamblea:

• Puede convocar la extraordinaria. El artículo 39 legitima al administrador, al consejo, al revisor fiscal y a un número plural de propietarios que represente por lo menos la quinta parte de los coeficientes.
• Es tu primer revisor. El artículo 51, numeral 4, te obliga a someterle las cuentas anuales, el informe para la asamblea y el presupuesto de ingresos y egresos antes de que lleguen al salón.
• Decide por cabezas, no por coeficientes. El artículo 54 dice que el consejo delibera y decide con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, «con independencia de los coeficientes de copropiedad», salvo que el reglamento exija un quórum superior.
• A la asamblea lo elige ella misma (artículo 38, numeral 5). Cómo se hace ese punto del orden del día sin que se enrede está en cómo elegir el consejo de administración en la asamblea.

5. El presidente y el secretario de la reunión no los pones tú

Es un alivio pequeño y poca gente lo aprovecha. El artículo 47 dice que las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma —de la reunión—, y enumera qué debe indicarse en ellas: si es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

El mismo artículo prevé que la asamblea pueda encargar personas para verificar la redacción del acta, que deberán hacerlo dentro del término del reglamento y, en su defecto, dentro de los veinte días hábiles siguientes. Tu tarea es distinta y también está ahí: poner a disposición la copia completa dentro de ese mismo lapso de veinte días hábiles y dejar constancia en el libro de actas de la fecha y el lugar de publicación. Si lo que te pesa es el borrador —y a casi todas les pesa—, esa parte también se delega: así funciona nuestro apoyo para redactar el acta.

6. Lo que la ley no le asigna a nadie: la operación del día

Esta es la franja sin dueño, y es la que de verdad ocupa el sábado. La ley pide resultados; la manera de producirlos queda a criterio de la administración. Puesto en columnas se ve claro qué exige la norma y quién termina haciéndolo:

Nada de esto es obligatorio contratarlo: hay conjuntos pequeños donde la administración lo resuelve con una planilla y un parlante, y sale bien. La decisión es de escala. A partir de cierto número de unidades, sostener registro, quórum, sonido y conteo mientras además presides el tema de fondo deja de ser posible para una sola persona. Qué incluye ese servicio completo —equipos, personal por rol, quórum en vivo y soportes para el acta— está en el pilar de logística de asambleas, y el minuto a minuto de cómo encaja en el día está en el cronograma del día de la asamblea.

7. Traducido al presupuesto 2027

Todo lo anterior aterriza en una sola frase práctica: lo que la ley no le asigna a nadie es exactamente lo que debe tener cifra en tu presupuesto. No es un gasto que aparece: es una partida que se planea, como el seguro del artículo 15 o el fondo de imprevistos.

Y el orden ayuda. Tú preparas el presupuesto detallado (artículo 51, numeral 1), se lo sometes al consejo (numeral 4) y el consejo lo lleva a la asamblea, que lo aprueba con la mayoría ordinaria del artículo 45. Para que ese recorrido no se trabe en la primera reunión, la línea de la asamblea necesita estar sustentada con una cotización real, no con un estimado. El desglose de qué compone esa partida está en los rubros del presupuesto de la asamblea, y qué debe traer una propuesta para que puedas compararla con otra, en qué pedir cuando cotizas la logística.

8. Preguntas frecuentes