Cotizar la logística de la asamblea 2027: qué debe traer la propuesta y cómo comparar dos

Antes de que exista la cifra en el Excel del presupuesto, existe un mensaje. Casi siempre son tres renglones escritos un martes a las siete de la noche: «buenas tardes, me regala una cotización para la asamblea del conjunto, somos 180 apartamentos». Ese mensaje es el que decide, meses después, si en marzo la plata alcanza o si toca hacer magia.

No porque esté mal escrito, sino porque no trae con qué responder. El proveedor contesta lo que puede: un número redondo que cubre lo que él se imagina. Y como cada uno se imagina algo distinto, terminas con dos propuestas que no se pueden comparar y una decisión que se toma mirando el total, que es justamente lo único que no informa nada.

Este artículo es sobre esa parte del trabajo: pedir y comparar. Los rubros —qué líneas componen la partida y cómo estimar cada una— ya los desglosamos en los rubros del presupuesto de la asamblea, así que aquí los damos por sabidos. Lo que sigue es lo de después: qué mandar para que te coticen bien, qué exigirle a la respuesta y cómo poner dos propuestas distintas en una misma tabla sin ser experta en sonido ni en votaciones.

1. Por qué dos cotizaciones de la misma asamblea dan tan distinto

Cuando llegan dos propuestas y una vale bastante menos que la otra, la reacción natural es pensar que alguien está caro. Casi siempre es otra cosa: están cotizando reuniones diferentes. La palabra «sonido» no significa lo mismo en las dos hojas. En una puede ser una cabina y un micrófono de mesa; en otra, dos puntos de sonido, dos micrófonos inalámbricos para el público y un operador que se queda toda la jornada. Las dos dicen «sonido».

Lo mismo pasa con el tiempo. Una asamblea ordinaria con informe de gestión, estados financieros, presupuesto y elección de consejo rara vez dura menos de cuatro horas, y el montaje empieza mucho antes de la hora del citatorio: si te interesa verlo minuto a minuto, está en el cronograma del día de la asamblea. Una propuesta que cubre «la jornada» y otra que cubre «cuatro horas» pueden terminar valiendo lo mismo el día que la reunión se estira hasta las once de la noche, solo que una lo dice antes y la otra después.

2. Los 12 datos que debes mandar para que te coticen bien (y el mismo día)

Un proveedor que sabe lo que hace necesita doce datos para armarte una propuesta seria. Si no se los das, te va a preguntar —y ahí se van tres días de ida y vuelta— o va a suponer, que es peor. Caben todos en un mensaje de WhatsApp.

3. Las 9 líneas que debe traer la propuesta (y qué significa que falten)

Esta es la parte que casi nadie exige, y es la que evita las sorpresas. No se trata de pedir un contrato de veinte páginas: se trata de que estas nueve cosas estén escritas en alguna parte del documento que te mandaron.

1. Cuántas horas cubre y qué pasa si se alarga

Es la línea número uno porque es la que más veces produce un cobro que nadie esperaba. Debe decir desde qué hora hasta qué hora, y cuánto vale la hora adicional. Si dice «la jornada», pregunta qué es una jornada en horas. Y ojo con una trampa amable de calendario: si la reunión no alcanza quórum, el artículo 41 de la Ley 675 de 2001 prevé una nueva reunión el tercer día hábil siguiente a las 8:00 p. m. —y el mismo artículo exige que en la convocatoria se deje constancia de esa regla—. Eso ya no son horas adicionales: es otro día entero. Sobre qué se puede y qué no se puede decidir en esa reunión hablamos en qué decisiones caben en la segunda convocatoria.

2. Los equipos con cantidad y tipo, no con adjetivos

«Sonido profesional» no es una cantidad. «Dos cabinas activas, un micrófono de solapa, dos micrófonos inalámbricos de mano para el público y consola de cuatro canales» sí lo es, y se puede comparar con la otra propuesta línea por línea. Lo mismo con la proyección: pide que diga si es videobeam o pantalla LED y de qué tamaño. Si quieres calcular por tu cuenta cuánto pide tu salón, la cuenta por metros y asistentes está en cuántos micrófonos y parlantes necesita tu salón, y el detalle de qué se alquila solo para ese día, en alquiler de equipos para asambleas.

3. Cuánta gente viene y qué hace cada uno

Una asamblea de 300 asistentes con una sola persona de registro es una fila de cuarenta minutos en la puerta mientras adentro empieza la reunión. La propuesta debe decir cuántas personas van y en qué rol: coordinación, sonido, registro, apoyo de secretaría. Este es, con las horas, el dato que más explica una diferencia grande de precio entre dos propuestas.

4. A qué hora montan y a qué hora prueban

Montar no es llegar. Una propuesta seria dice a qué hora entra el equipo, cuánto dura el montaje y a qué hora hace la prueba de sonido y de proyección con el computador que se va a usar ese día. Si la prueba queda para «un rato antes», va a ser mientras la gente entra.

5. Cómo se registra la asistencia y cómo se cuenta el voto

Aquí hay un detalle que la ley resuelve y conviene tener presente: el artículo 37 de la Ley 675 establece que el voto de cada propietario equivale al porcentaje del coeficiente de copropiedad de su bien privado. No es una persona, un voto: es coeficiente. Así que la pregunta correcta no es «¿tienen sistema de votación?» sino «¿el conteo es por coeficiente y qué reporte me queda de cada punto?». Ese reporte es lo que después alimenta el acta sin que nadie tenga que reconstruir cifras de memoria; cómo se traslada al documento lo explicamos en cómo pasar los resultados de la votación al acta.

6. Qué pasa con la segunda convocatoria

Debe estar escrito: si el tercer día hábil hay que volver, ¿está incluido, se cobra igual, se cobra a mitad? Cualquiera de las tres respuestas sirve; lo que no sirve es que no diga nada, porque esa noche no es momento de negociar.

7. El plan B técnico

Tres cosas: respaldo de energía si el sector tiene cortes, un micrófono adicional al que se va a usar, y —si hay sala virtual— un segundo canal de internet que no sea el wifi del salón comunal. Que esté en la propuesta significa que el proveedor ya vivió el día en que falló algo.

8. Qué queda después de la reunión, y cuándo

Reporte de asistencia, reporte de cada votación, y en cuántos días te los entregan. Este punto importa porque los plazos del acta corren desde la reunión, no desde que el proveedor tenga tiempo: en la asamblea presencial el acta la firman presidente y secretario y se pone a disposición de los propietarios dentro de un lapso no superior a 20 días hábiles (artículo 47), mientras que en la no presencial la suscribe el representante legal y se comunica dentro de los 10 días siguientes (artículo 44). Si los soportes llegan tarde, el apurado eres tú, no él.

9. Vigencia, forma de pago y qué pasa si se mueve la fecha

Una propuesta pedida en octubre para ejecutar en marzo necesita decir hasta cuándo sostiene el precio. Y como las fechas de asamblea se mueven —el consejo pide otro sábado, el salón no está disponible—, vale la pena que diga qué pasa si cambias la fecha con dos semanas de aviso. Es la línea más aburrida de las nueve y la que más tranquilidad da en enero.

4. Siete preguntas que le puedes hacer a cualquier proveedor

Ninguna requiere que sepas de audio. Todas se responden con datos verificables, y esa es la gracia: el que responde con datos suele ser el que cumple.

• ¿Los equipos son suyos o los subcontratan? No hay una respuesta mala, pero cambia a quién llamas si algo falla a las 8:00 p. m. Pide, si son propios, una foto del montaje de otra asamblea.
• ¿Qué sonido específico va a llevar a mi salón y por qué ese? La respuesta debería mencionar el metraje y la forma del salón, no solo el número de asistentes.
• ¿La proyección es videobeam o pantalla LED, y de qué tamaño? Si tu asamblea es en el parqueadero o en la zona verde, esta pregunta se vuelve la más importante de las siete.
• ¿Cuántas asambleas híbridas ha operado y sobre qué plataforma? Y la segunda mitad, que es la que de verdad separa: ¿esa plataforma cuenta quórum y votos, o es una videollamada con la gente conectada?
• ¿El conteo es por coeficiente y qué reporte me entrega por punto votado? Pide ver un ejemplo del reporte, con los datos de otro conjunto tapados. Un proveedor que lo tiene, lo muestra.
• ¿Quién va a estar en sitio ese día? Nombre y celular. Que la persona que te contesta el WhatsApp no sea necesariamente la que llega el sábado es normal; que nadie sepa quién llega, no.
• ¿Puede venir a ver el salón antes? La visita técnica es gratis en la mayoría de los casos y resuelve discusiones enteras: dónde hay tomas, si el eco obliga a subir el montaje, por dónde entra el equipo.

5. Comparador: pon las dos propuestas en la misma tabla

Ya con las propuestas en la mano, el error clásico es ir directo al total. El método que funciona es al revés: primero se homologan, después se miran las cifras. Marca abajo qué trae cada una. Donde una no diga nada, déjalo sin marcar —«no dice» no es lo mismo que «está incluido»—, y el comparador te arma el mensaje para pedir exactamente lo que falta.

No pide correo, no envía nada y no guarda nada: todo pasa dentro de tu navegador. Si además quieres ver qué incluye un montaje completo antes de comparar, está en el pilar de logística de asambleas.

6. Qué mayoría necesita de verdad este rubro (y por qué es una buena noticia)

Hay una idea que circula en muchos consejos y que vale la pena aclarar, porque desactiva un miedo que no tiene por qué existir: meter la asamblea como rubro del presupuesto anual no exige el 70 %.

El reparto es este. El artículo 38, numeral 4, de la Ley 675 de 2001 le asigna a la asamblea general aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas. Y el artículo 45 fija con qué mayoría: la asamblea sesiona con un número plural de propietarios que represente por lo menos más de la mitad de los coeficientes, y las decisiones se toman con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes representados en la respectiva sesión. Esa es la mayoría ordinaria, y es la que aplica al presupuesto con todos sus rubros adentro.

El 70 % del artículo 46 es la excepción, y aplica a una lista taxativa. En materia de plata, el que suele confundirse es el numeral 2: la imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales. Fíjate en las tres piezas de esa frase: extraordinarias, acumuladas en el año y por encima de cuatro veces la cuota mensual necesaria. Un rubro que va dentro del presupuesto ordinario no es ninguna de las tres.

Y un dato de calendario que cambia la agenda de contratación: estamos en temporada de extraordinarias, no de ordinarias. Los 15 días calendario de antelación del artículo 39 están escritos para la ordinaria. Para la extraordinaria manda el reglamento de cada copropiedad; si el reglamento calla, el Ministerio de Vivienda ha recomendado —en concepto orientador, no vinculante— aplicar ese mismo plazo de forma analógica, atendiendo a los principios de publicidad y participación. El estándar práctico es una antelación razonable. Para la cotización, la consecuencia es sencilla: mira primero tu reglamento, y de ahí sale la fecha límite real para cerrar proveedor. Si ya tienes fecha en mente, la calculadora de plazos de convocatoria te da el último día para citar.

7. El orden que conviene entre septiembre y diciembre

Antes de la tabla, una aclaración honesta que también hicimos en el artículo de rubros: ninguna norma fija el mes en que se redacta el borrador del presupuesto. Lo que sí se puede reconstruir es la cuenta hacia atrás: la ordinaria se celebra en la fecha que señale el reglamento y, en silencio de este, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal, con convocatoria de al menos quince días calendario (artículo 39). De ahí que el borrador tenga que estar cerrado antes de marzo. El calendario de abajo es lo que vemos nosotros en operación, no una regla del sector.

Si la reunión que tienes encima es una extraordinaria de este semestre y no la ordinaria de 2027, el orden es el mismo pero comprimido, y la modalidad pesa más: en cómo se opera una asamblea virtual o híbrida está qué se monta de cada lado cuando hay gente conectada.

8. Preguntas frecuentes