Resultados de la votación electrónica: el reporte que te deja el acta lista el mismo día

La asamblea terminó bien. Se llenó el salón, la gente votó, los puntos salieron. Y entonces empieza la parte que nadie filma: redactar el acta. Abres el cuaderno de la secretaria, encuentras "punto 5: aprobado por amplia mayoría", y te toca reconstruir con quién estaba, cuánto coeficiente había en el salón a esa hora y cuántos votaron a favor. Dos semanas después sigues persiguiendo firmas. Ese trabajo —no el del día de la asamblea— es el que se lleva tus noches, y es exactamente el que desaparece cuando la votación deja un rastro escrito.

Aquí no vamos a explicar otra vez qué es un clicker; eso ya lo contamos en cómo funciona un control de votación en la mano del copropietario. Vamos a hablar de lo que queda después de apretar el botón: el reporte de resultados. Qué debe traer, cómo se lee, en qué encaja con la Ley 675 y cómo se usa para que el acta se firme el mismo día en vez de tres semanas después. Es la parte menos glamorosa del servicio y, para quien administra, la más útil.

1. Lo que la ley pide que quede escrito (y de dónde sale cada dato)

Empecemos por el texto, porque es más exigente de lo que la costumbre sugiere. El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 dice que las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario, en las cuales deberá indicarse si la reunión es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, el orden del día, el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.

Lee otra vez la última parte: los votos emitidos en cada caso. No dice "el resultado de la asamblea". Dice caso por caso. Y antes pidió el coeficiente de cada asistente. Es decir, la ley ya asumía en 2001 que de una asamblea sale un registro detallado, punto por punto y coeficiente por coeficiente. Lo que cambió no es la exigencia: es de dónde sacas los números.

2. Anatomía del reporte: qué debe traer cada punto

Un reporte serio no es una hoja con el total de la asamblea. Es un bloque por cada punto sometido a votación, y cada bloque debería contener siete datos. Si tu proveedor te entrega menos, te está entregando un resumen, no un soporte:

• El enunciado del punto, tal como se puso a consideración. No "punto 5", sino la frase que leyó el presidente. Es lo que después va al acta entre comillas.
• Hora de apertura y de cierre de la votación. Parece un detalle burocrático; es lo que permite amarrar cada decisión con el quórum que había en ese momento.
• Coeficiente presente al abrir la votación. El denominador de ese punto, no el de las 8 de la mañana.
• Votos a favor, en contra y en blanco, en coeficiente. Con decimales, que es como se expresan los coeficientes.
• Los mismos votos en número de unidades. Sirve para leerlo en voz alta y, en vivienda, para los puntos que no se cuentan por coeficiente (lo vemos en el punto 4).
• Mayoría exigida para ese punto y mayoría obtenida. Las dos, una al lado de la otra. Esta línea es la que convierte un número en una decisión.
• Resultado: aprobado o no aprobado. Escrito, no deducido.

Así se ve, con cifras de ejemplo, un punto ordinario en un conjunto de 180 apartamentos:

Esa tabla no la escribe nadie a mano al día siguiente: sale del sistema a los pocos segundos de cerrar el punto, se proyecta en pantalla para que la asamblea la vea, y queda impresa. La secretaria no está calculando: está redactando. Si quieres ver el detalle de cómo se pondera cada voto antes de llegar a esta tabla, lo desglosamos en el conteo de votos por coeficiente, paso a paso.

3. Quórum y mayoría: dos cifras distintas que el reporte no debe mezclar

Esta es la confusión más común del sector, y vale la pena dejarla clara porque el reporte tiene que reflejarla bien:

Un buen reporte muestra las tres cosas por separado: cuánto coeficiente había, cuánto exigía ese punto en particular y cuánto se obtuvo. Cuando las tres cifras conviven en la misma hoja, redactar el acta deja de ser interpretación y pasa a ser transcripción. Así es como lo montamos nosotros en cada asamblea: puedes ver cómo operamos la votación electrónica en asambleas de Bogotá, desde la configuración de coeficientes hasta la entrega del soporte.

Y una precisión sobre el 70% que conviene tener antes de programar la reunión: el parágrafo del art. 46 dice que esas decisiones no pueden tomarse en reuniones no presenciales, ni en segunda convocatoria "salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley". O sea: en una segunda convocatoria presencial sí se pueden tomar, si allí se alcanza el 70%. En 100% virtual, no. Es una restricción de modalidad, no del sistema de votación: los controles cuentan igual de bien, pero el punto tiene que estar programado donde la ley permite decidirlo.

4. El detalle que casi nadie configura: en vivienda no todo se cuenta por coeficiente

Aquí hay una sutileza que separa un sistema bien configurado de uno que solo suma. El artículo 37 de la Ley 675 establece que el voto de cada propietario equivale al porcentaje de su coeficiente. Pero la Corte Constitucional, en la Sentencia C-522 de 2002, lo declaró exequible de forma condicionada: en inmuebles destinados a vivienda, el voto equivale al coeficiente solo para las decisiones de contenido económico, conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia. Y la Sentencia C-738 de 2002 extendió ese condicionamiento al artículo 45, es decir, también al quórum.

Traducido a tu asamblea: en un conjunto residencial, una misma reunión puede llevar dos conteos. La aprobación del presupuesto o de una cuota extraordinaria es contenido económico y se pondera por coeficiente. Un punto de convivencia sin impacto económico directo se cuenta con el criterio de una unidad, un voto. La Corte no dio una lista taxativa de qué es "contenido económico" —los ejemplos que circulan salen de la parte motiva y se citan como ejemplos, no como clasificación legal—, así que la decisión de cómo se vota cada punto se toma al armar el orden del día, con el reglamento en la mano.

5. El quórum se mueve durante la asamblea (y el reporte lo sabe)

A las 7 de la noche hay 68% de coeficientes. A las 9, cuando se vota el último punto, quedan 54%. Es normal: la gente se va. Lo que no es normal es escribir en el acta un solo número de quórum —el de la instalación— y aplicarlo a decisiones que se tomaron dos horas después. Como la mayoría ordinaria se calcula sobre los coeficientes representados, el denominador cambia con la asistencia, y por eso el reporte marca el coeficiente presente en el momento de cada votación. Cada punto queda con su propia foto.

En asambleas virtuales o híbridas esto pesa todavía más. El Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.1.16.1 —norma de sociedades que se aplica a propiedad horizontal por vía de conceptos del Ministerio de Vivienda, que son orientadores y no vinculantes— pide dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión y verificar la identidad de quienes participan a distancia. No basta con pasar lista al principio. Un sistema que registra la asistencia por punto resuelve esa constancia sin trabajo adicional; si te interesa el detalle de cómo se suman presenciales y conectados, lo explicamos en cómo se cuenta el quórum cuando hay gente en el salón y gente conectada.

6. Del reporte al acta, el mismo día: cómo se hace en la práctica

La Ley 675 fija plazos máximos, no mínimos. Nada te obliga a esperar. Lo que normalmente impide firmar el acta el mismo día no es la ley: es que a las 10 de la noche nadie tiene los números. Con el reporte en la mano, el flujo se ve así:

7. Seis preguntas para hacerle a cualquier proveedor antes de contratar

Esta lista sirve con nosotros y con cualquier otra empresa. Cópiala y mándala por correo; las respuestas te dicen más que cualquier presentación:

• ¿Me entregan el reporte el mismo día o después? La respuesta correcta es "el mismo día, impreso y en archivo". Si dice "se lo enviamos en la semana", pregunta por qué.
• ¿El reporte es por punto o solo el consolidado? El art. 47 pide los votos emitidos en cada caso. Un consolidado no sirve para eso.
• ¿Muestra el coeficiente presente en el momento de cada votación? Es lo que amarra cada decisión con su quórum real.
• ¿Contrasta la mayoría exigida con la obtenida? Sin esa línea, el número no dice si el punto pasó.
• ¿Se puede configurar por coeficiente en unos puntos y por unidad en otros? Necesario en vivienda, después de la C-522 y la C-738 de 2002.
• ¿En qué formato queda: PDF firmable, Excel, ambos? Lo vas a anexar al acta y a archivarlo. Que llegue en algo que puedas abrir dentro de cinco años.

8. Preguntas frecuentes