De todos los papeles de una asamblea, la lista de asistencia es el que menos se explica y el que más trabajo hace: de ella salen el quórum, la base de cada votación y la mitad del acta.
Por eso no vale cualquier hoja con «nombre y firma». Aquí tienes un formato de lista de asistencia para asamblea de copropietarios pensado para que la mesa de registro lo llene sin preguntar, el presidente lea el quórum sin sumar a mano y el acta se redacte copiando en vez de reconstruyendo. Lo puedes imprimir tal cual o copiar el texto a Word o Excel.
Una aclaración de calendario: estamos en temporada de asambleas extraordinarias (obras, presupuesto adicional, reformas) y la ordinaria de 2027 llega entre enero y marzo, según tu reglamento. El formato es el mismo para las dos; solo cambia la casilla del encabezado.
La respuesta corta, por si vienes con afán
La Ley 675 de 2001 no trae un formato de lista de asistencia. Lo que sí trae es lo que el acta debe decir de cada asistente: nombre y calidad, unidad privada y coeficiente (artículo 47). Y el quórum se mide en coeficientes: la asamblea sesiona con más de la mitad de los coeficientes de propiedad y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión (artículo 45). El formato de abajo produce esos datos, más la hora y la firma que te permiten demostrar quién estaba y desde cuándo.
1. Qué le pide la ley a la lista de asistencia (y qué no)
Conviene empezar por lo que no existe: ningún artículo de la Ley 675 de 2001 dice «lista de asistencia» ni describe una planilla. Lo que la ley regula es el acta, y el acta se alimenta de la lista. El artículo 47 es el que manda:
«Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.»
Ley 675 de 2001, artículo 47. Texto verificado en el Sistema Jurídico de la Alcaldía Mayor de Bogotá (SISJUR), norma 4162.
Cuatro datos por persona: nombre, calidad, unidad y coeficiente. Si tu lista los recoge, esa parte del acta se escribe sola. Si solo tiene «nombre y firma», al día siguiente alguien cruza cada nombre con la base para saber de qué unidad era, con qué coeficiente y si venía como dueño o como apoderado. Esa es la hora que se pierde.
El segundo artículo que gobierna la lista es el 45, el del quórum: la asamblea «sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión». Las dos cosas se miden en coeficientes, no en personas: por eso esa columna es la que suma.
La tercera pieza es el artículo 37: la asamblea la constituyen «los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados». De ahí salen la columna de calidad (propietario, apoderado, representante legal) y la del número del poder. La ley habilita la representación, pero no regula el poder —ni su forma ni un tope por persona—: eso lo fija tu reglamento, como explicamos en la guía del poder para asamblea de copropietarios.
2. El formato para imprimir
Está pensado para hoja horizontal. El botón «Imprimir» oculta todo lo demás de esta página y deja solo la planilla, con el encabezado del conjunto, 25 filas y el cuadro de resumen de quórum al pie; si tu asamblea es más grande, imprime las hojas que necesites y numéralas. Si prefieres editarlo, en la sección 7 está la versión en texto para Word o Excel.
LISTA DE ASISTENCIA — ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
Régimen de propiedad horizontal · Ley 675 de 2001, artículos 37, 45 y 47 · Hoja ____ de ____
| Nº | Unidad / inmueble |
Coeficiente (%) |
Nombre de quien asiste | Calidad P = propietario · A = apoderado · RL = rep. legal |
Poder anexo Nº |
Hora de ingreso |
Hora de salida |
Firma |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||||
| 2 | ||||||||
| 3 | ||||||||
| 4 | ||||||||
| 5 | ||||||||
| 6 | ||||||||
| 7 | ||||||||
| 8 | ||||||||
| 9 | ||||||||
| 10 | ||||||||
| 11 | ||||||||
| 12 | ||||||||
| 13 | ||||||||
| 14 | ||||||||
| 15 | ||||||||
| 16 | ||||||||
| 17 | ||||||||
| 18 | ||||||||
| 19 | ||||||||
| 20 | ||||||||
| 21 | ||||||||
| 22 | ||||||||
| 23 | ||||||||
| 24 | ||||||||
| 25 | ||||||||
| Subtotal de esta hoja | ______ % | Unidades registradas en esta hoja: ______ · Poderes anexos en esta hoja: ______ | ||||||
Resumen de quórum (se llena al verificar el quórum y se transcribe al acta)
| Coeficiente presente (propietarios que asisten en persona o conectados) | ________ % |
| Coeficiente representado (apoderados y representantes legales) | ________ % |
| Total presente + representado · Unidades: ______ de ______ | ________ % |
| Quórum para sesionar (art. 45): más de la mitad de los coeficientes de propiedad → Sí No Hora de verificación: ________ | > 50,00 % |
| Decisiones ordinarias (art. 45): mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión | sobre el total presente + representado |
| Decisiones de mayoría calificada (art. 46): 70 % de los coeficientes que integran el edificio o conjunto | 70,00 % del total |
| Segunda convocatoria (art. 41): sesiona y decide con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados | sin mínimo |
Esta lista hace parte integral del acta Nº ______ de la asamblea celebrada en la fecha indicada, como Anexo Nº ______. Los poderes se anexan en el orden del número consecutivo de la columna «Poder anexo Nº».
3. Por qué existe cada columna
Cada columna está ahí porque alguien la necesita después: el presidente al leer el quórum, la secretaria al redactar el acta, o tú si alguien pregunta quién estaba a qué hora.
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Nº | Orden de llegada y conteo de unidades. En vivienda, las decisiones que no son de contenido económico se votan por unidad y no por coeficiente (Sentencia C-522 de 2002, sobre el artículo 37), así que contar filas también importa. |
| Unidad / inmueble | La unidad privada que exige el art. 47 y la llave para buscar el coeficiente en la base. |
| Coeficiente (%) | La columna que suma: quórum y mayorías del art. 45 se miden en coeficientes. Se copia del reglamento, con sus decimales. |
| Nombre de quien asiste | El nombre que va al acta. Si es apoderado, el del apoderado (el del propietario ya está en la base). |
| Calidad | Propietario, apoderado o representante legal de una persona jurídica (una constructora, una empresa dueña de locales). Separa el coeficiente presente del representado. |
| Poder anexo Nº | Consecutivo que le pones a cada poder al recibirlo. Con él, el poder se grapa en orden detrás de la lista y se va de la fila al documento en segundos. |
| Hora de ingreso | Desde qué momento cuenta esa unidad. Quien llega después de una votación no participó en ella, y la hora lo demuestra. |
| Hora de salida | El quórum puede cambiar a mitad de reunión: cuando alguien se va, baja la base de coeficientes representados en la sesión. Con la hora puedes releerlo antes de cada punto. |
| Firma | La ley no exige que el asistente firme, pero es la prueba más sencilla de que estuvo y de que los datos de su fila son suyos. |
4. El resumen de quórum: cómo se llena y contra qué se compara
El cuadro del pie evita el clásico «¿y entonces cuánto tenemos?» a las 7:40 de la noche. Se llena cuando el presidente va a instalar la asamblea y se vuelve a leer antes de cada votación importante. Lo que casi nadie distingue son las dos bases contra las que se compara el coeficiente reunido:
- Para sesionar, el artículo 45 pide «más de la mitad de los coeficientes de propiedad»: más del 50 % del total del conjunto.
- Para decidir lo ordinario (cuentas, consejo, presupuesto), el mismo artículo pide «la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión»: la base es lo que está en el salón.
- Para las decisiones del artículo 46 (reforma del reglamento, entre otras) se exige «mayoría calificada del setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto»: otra vez el total. Ahí el cuadro te avisa temprano si el punto tiene con qué.
Un ejemplo con números
Conjunto de 96 unidades cuyos coeficientes suman 100 %. A las 7:35 p. m. la lista tiene 41 propietarios en persona, que suman 43,20 %, y 14 apoderados que suman 12,95 %. Total: 55 unidades, 56,15 %: más de la mitad, la asamblea se instala. Lo ordinario se decide con la mitad más uno de ese 56,15 % representado. Y si el orden del día trae una reforma del reglamento, el cuadro te avisa antes de abrir el punto que con 56,15 % en el salón no se alcanza el 70 % del total, aunque todos voten que sí: información para decidir si se somete, se aplaza o se convoca de nuevo.
Si a las 9:30 p. m. se van 8 unidades que suman 9,00 %, la base representada queda en 47,15 %. La Ley 675 no dice con esas palabras qué pasa cuando la asamblea, ya instalada, cae por debajo de la mitad; la lectura prudente —y la de CLICK— es releer el quórum antes de cada votación, dejar hora y porcentaje en el acta y no abrir un punto si la base no da. Para eso existe la hora de salida.
Si la asamblea es híbrida
Los conectados también van en la lista, con su hora de conexión como ingreso, y la regla general es que presenciales y virtuales se suman al mismo quórum; cómo se cuenta y cuál es la única excepción está en el quórum en la asamblea híbrida: cómo se suman presenciales y virtuales. Para la parte virtual, el parágrafo del artículo 42 pide prueba donde sea claro «el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace».
5. Cómo se usa el día de la asamblea
La mesa de registro
Una persona por mesa, la lista impresa, la base de propietarios con coeficientes y una carpeta para los poderes. La cuenta que hacemos siempre: con planilla en papel, cada registro toma unos dos minutos. Para 150 asistentes con una sola mesa son cinco horas; con tres mesas, poco más de una hora y media. Por eso la hora de apertura no se improvisa: la calculamos en el cronograma del día de la asamblea, hora por hora.
Verificar el poder antes de escribir la fila
El apoderado entrega el poder; la mesa revisa que el poderdante sea el propietario de esa unidad según la base, que diga para qué asamblea es, que esté firmado y fechado, y lo que tu reglamento pida además. Le pone el consecutivo y solo entonces llena la fila con calidad «A» y ese número. Si tu conjunto no tiene un modelo, el generador de poder para asamblea de copropietarios lo arma en un minuto, para que lo que llegue a la mesa venga bien desde la casa. Un representante legal de persona jurídica se registra como «RL» con su certificado de existencia y representación legal vigente.
La «hora de cierre del registro» no existe: existe la hora de verificación
Cuando el presidente instala la asamblea, alguien lee el resumen de quórum con la hora. Esa lectura es una foto de ese momento, no el cierre de la lista: la mesa sigue abierta toda la reunión. Quien llega tarde se registra con su hora de ingreso y cuenta desde ahí; lo votado antes sigue válido porque se votó con el quórum que había. Quien se va antes firma la hora de salida —o la anota la mesa si sale sin avisar— y el quórum se relee antes de la siguiente votación.
Cómo se anexa al acta
Al cierre, la mesa suma el subtotal de cada hoja, las numera («hoja 2 de 4»), cierra el cuadro de resumen y se lo entrega a la secretaria. El resumen se transcribe en el cuerpo del acta y la relación completa va como Anexo 1: «la relación de asistentes con su calidad, unidad privada y coeficiente consta en el Anexo 1, que hace parte integral de la presente acta». Los poderes se grapan detrás, en su orden. Así se cumple el artículo 47 sin transcribir 150 nombres, y la copia del acta que debes poner a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes sale completa.
6. Cuándo conviene el registro electrónico
La lista en papel funciona muy bien hasta cierto tamaño. A partir de unas 150 unidades deja de ser un formato y pasa a ser el cuello de botella de la noche: fila en la puerta, sumas a mano con decimales y el presidente esperando a que alguien le diga cuánto hay. Lo que cambia entonces no es la planilla, es cómo se llena.
Con una mesa de registro con lector y controles de votación, como la que montamos en la logística de asambleas, cada persona pasa, se le valida la unidad y el poder contra la base ya cargada, recibe su control asignado al coeficiente de su inmueble y su fila queda escrita sola, con la hora. El quórum se recalcula en cada ingreso y se ve en pantalla: el presidente instala mirando un número, no una hoja. Y como el control está atado al coeficiente, con el registro electrónico y la votación por coeficiente cada votación sale con su resultado por coeficiente y por unidad, lista para el acta. Al final se imprime la relación completa, con hora de ingreso y de salida por persona, para que la firmen el presidente y el secretario igual que la de papel.
Lo decimos con el respaldo de más de 500 asambleas: el registro es donde la mayoría pierde su primera hora, y es lo primero que se arregla cuando se opera con herramientas y no con buena voluntad. Si tu conjunto es de 60 unidades, este formato y una buena mesa te sobran. Si es de 200, vale la pena que hablemos.
7. Versión en texto para Word o Excel
Este es el mismo formato en texto plano. Las columnas están separadas por tabulador: si lo pegas en Excel o en Google Sheets, cada columna cae en su celda; si lo pegas en Word, queda como texto con tabuladores que puedes convertir en tabla. Ajusta el número de filas al tamaño de tu conjunto.
8. Preguntas frecuentes
¿Existe un formato oficial de lista de asistencia para asamblea de copropietarios?
No. La Ley 675 de 2001 no trae un formato ni exige uno. Lo que fija es qué debe quedar del asistente: el artículo 47 dice que en el acta deberá indicarse «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente». Cualquier formato que produzca esos cuatro datos por persona, más firma y hora, cumple.
¿La misma lista sirve para una asamblea extraordinaria?
Sí. El formato es el mismo; solo cambia la casilla del encabezado, que conviene marcar porque el artículo 47 exige que el acta indique si la reunión es ordinaria o extraordinaria. Entre septiembre y diciembre casi todo son extraordinarias, y entre enero y marzo viene la ordinaria de 2027.
¿Qué pasa con quien llega tarde o se va antes?
Quien llega tarde se registra con su hora de ingreso y cuenta desde ahí; lo decidido antes sigue válido. Quien se va antes deja su hora de salida y el quórum se relee antes de la siguiente votación, porque el artículo 45 mide las decisiones sobre los coeficientes «representados en la respectiva sesión». La ley no regula ninguno de los dos casos con esas palabras: es la práctica prudente que se desprende de ese artículo.
¿El apoderado firma la lista?
Sí, firma quien asiste. En su fila van la unidad y el coeficiente que representa, su nombre, la calidad «apoderado» y el consecutivo del poder anexo. La base legal es el artículo 37 («o sus representantes o delegados»); las formalidades del poder y un eventual tope por persona los fija el reglamento, no la ley.
¿Cómo se calcula el quórum con la lista?
Sumando la columna de coeficientes. Para sesionar, el artículo 45 pide más de la mitad de los coeficientes de propiedad; para decidir lo ordinario, la mitad más uno de los representados en la sesión. Las decisiones del artículo 46, como la reforma del reglamento, exigen el 70 % de los coeficientes que integran el edificio o conjunto: del total. En segunda convocatoria (artículo 41) se sesiona y decide con cualquier porcentaje representado.
Con registro electrónico, ¿sigo necesitando la lista en papel?
Necesitas la lista, no el papel. Con registro electrónico la lista se genera sola al pasar por la mesa, el quórum se actualiza en pantalla y al cierre se imprime la relación completa para que la firmen presidente y secretario junto con el acta. Llevamos una planilla de respaldo en blanco por si un documento no lee bien, pero la fuente del acta es el reporte del sistema, con horas por persona.
¿Quieres que la lista se llene sola y el quórum se vea en pantalla?
Cuéntanos cuántas unidades tiene tu conjunto, si la asamblea es ordinaria o extraordinaria y si será presencial, híbrida o virtual, y te decimos cómo montamos el registro: mesa con lector, validación de poderes contra tu base, control de votación asignado al coeficiente de cada inmueble y el reporte de asistencia con horas listo para anexar al acta. Más de 500 asambleas nos respaldan. Tú diriges la reunión y te llevas los aplausos; nosotros operamos la puerta y los números.
Conclusión
Una buena lista de asistencia no es un trámite de puerta: es el documento del que salen el quórum, la base de cada votación y la mitad del acta. Con estas nueve columnas —sobre todo unidad, coeficiente, calidad, número del poder y las dos horas— el presidente lee un número en vez de sumar a mano, la secretaria copia en vez de reconstruir, y tú puedes responder quién estaba a qué hora sin abrir una carpeta con miedo.
Imprímela para la extraordinaria que tengas este semestre y guárdala para la ordinaria de 2027. Y si tu conjunto ya pasó de las 150 unidades, el siguiente paso natural es que la lista se llene sola: escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click con las unidades y la fecha tentativa, o mira cómo organizamos el resto del día en la logística de asambleas de propiedad horizontal en Bogotá.
Sigue por aquí
De la lista de asistencia a los otros dos papeles que llegan a la mesa, y al operativo completo.
¿Lo hablamos? WhatsApp 315 995 3357 · comercial@asambleas.click