Poder para asamblea de copropietarios: cómo se hace bien

Faltan tres días para la asamblea, entras a la portería y ya hay cuatro propietarios que te preguntan lo mismo: "¿me puede representar mi mamá?", "¿el poder tiene que ir a notaría?", "¿mi vecino puede llevar los tres apartamentos?". El poder para asamblea de copropietarios es una de esas piezas pequeñas que, bien manejadas, te resuelven media asamblea: suben el quórum, hacen que la gente que viaja o trabaja igual participe, y hacen que el registro de la mesa fluya sin discusiones. Aquí te dejamos, en cristiano, cómo se hace un poder que nadie discuta el día de la reunión.

1. Qué es el poder y por qué te conviene

Un poder para asamblea de copropietarios es un documento en el que el propietario de una unidad privada autoriza a otra persona para que asista, delibere y vote por él en la asamblea. Nada más, y nada menos: quien llega con el poder no actúa por sí mismo, actúa en nombre del propietario y con el coeficiente de esa unidad.

Para ti, que estás organizando la asamblea, el poder es una herramienta a favor, no un problema. La razón es aritmética: el quórum se cuenta por coeficientes (artículo 45 de la Ley 675 de 2001), y un propietario que está de viaje o en turno de trabajo suma exactamente igual si mandó a alguien con un poder en regla. En vez de perseguir gente por WhatsApp la noche anterior, muchas administradoras hacen lo contrario: envían el modelo de poder junto con la convocatoria y llegan al día de la asamblea con el quórum prácticamente resuelto.

2. La base legal real: el artículo 37 (y no el que te dijeron)

Aquí hay que ser precisos, porque circula mucha desinformación. La Ley 675 de 2001 no tiene un artículo dedicado a los poderes. Si alguien te cita "el artículo de los poderes", pídele el número y verifícalo: el artículo 43 se llama "Decisiones por comunicación escrita" y el 46 es "Decisiones que exigen mayoría calificada". Ninguno regula la representación.

La base legal del poder está en el artículo 37, y son literalmente cinco palabras:

Esa fórmula —"o sus representantes o delegados"— reaparece en el artículo 42 (reuniones no presenciales) y en el 43 (decisiones por comunicación escrita, donde además se exige que estén "debidamente acreditados"); y, en versión corta —"o sus delegados"—, en el 53 (consejo de administración). Es todo lo que la ley de propiedad horizontal dice sobre el tema.

¿Y el resto? Lo resuelven dos fuentes: el Código Civil, que regula el mandato (artículos 2142 y siguientes), y el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad. Esta es la idea que vale la pena que te lleves de todo el artículo: en materia de poderes, tu reglamento manda. El único techo es el parágrafo 1 del artículo 5: el reglamento no puede vulnerar normas imperativas de la ley.

3. Quién lo otorga y quién lo puede recibir

Quién otorga el poder

Lo otorga el propietario de la unidad privada, porque es él quien tiene el derecho a votar (artículo 37, inciso 2: el voto de cada propietario equivale al porcentaje de su coeficiente de copropiedad). El arrendatario no otorga poder, porque no tiene voto que delegar.

¿Y si el apartamento está a nombre de dos o más personas? El Ministerio de Vivienda (concepto 2024EE0038703) señaló que "no necesariamente se requiere la firma de todos los titulares del dominio, por lo que bastará con que solo uno otorgue poder a un tercero para que lo represente en la asamblea general de propietarios, siempre que este poder se refiera a su cuota de participación y derechos de voto". Aun así, revisa tu reglamento: es de esos puntos que algunas copropiedades regulan de forma más estricta.

Quién puede recibirlo

Aquí la respuesta sorprende a mucha gente: el apoderado no tiene que ser propietario. El Ministerio de Vivienda parte de que "los propietarios de las unidades privadas pueden delegar un tercero para que los representen en la asamblea general de copropietarios", y en el mismo concepto (2024EE0038703) resolvió el caso de un leasing habitacional concluyendo que "no hay una prohibición para que el locatario pueda asumir como apoderado dentro de la asamblea general de propietarios" —es decir, alguien que no es el dueño registrado. Puede ser un hijo, un hermano, un vecino, un abogado.

4. ¿Cuántos poderes puede llevar una persona?

Es la pregunta. Y merece una respuesta honesta, porque en internet vas a encontrar cifras escritas con mucha seguridad —"máximo dos", "máximo tres", "no más del 10% de coeficientes"— atribuidas a la Ley 675.

Esas cifras no están en la Ley 675 de 2001. La ley no fija un número máximo de poderes por persona ni un tope de coeficientes representados. El Ministerio de Vivienda, en su concepto 2024EE0038703, lo dice sin rodeos: "el tema de delegación puede ser objeto de regulación en el reglamento de propiedad horizontal, siempre y cuando con sus disposiciones no se contraríe lo dispuesto en la Ley 675 de 2001". Es decir: el tope existe si tu reglamento lo creó, no porque lo diga la ley.

Entonces, ¿cuál es la respuesta práctica para ti?

• Si tu reglamento fija un tope (por ejemplo, "una persona podrá representar máximo cuatro unidades"), ese tope manda y se aplica sin discusión. Es una cláusula perfectamente válida.
• Si tu reglamento no dice nada, no hay un límite legal que puedas invocar. Y este es el punto delicado: ese límite no se puede improvisar el día de la asamblea. Si en la mesa se decide de repente que "solo se aceptan dos poderes por persona", se estaría desconociendo el derecho de propietarios que ya otorgaron el suyo de buena fe.
• Si te parece que hace falta un tope, el camino correcto es incorporarlo al reglamento. Ojo: reformar el reglamento de propiedad horizontal exige mayoría calificada del 70% de los coeficientes (artículo 46) y no puede decidirse en reunión no presencial.

Dicho de otra forma: la pregunta "¿cuántos poderes se pueden llevar?" casi nunca se responde con la ley en la mano. Se responde abriendo el reglamento de tu copropiedad, idealmente varias semanas antes, no en la mesa de registro.

5. Qué debe decir un poder bien hecho

Empecemos por lo que la ley no exige, porque ahorra plata y trámites: la Ley 675 no exige notaría, autenticación ni escritura pública para el poder de asamblea. La entonces cartera de Vivienda —el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, porque Minvivienda solo existe como ministerio independiente desde 2011— lo dijo con todas las letras desde 2009 (concepto 1200-E2-110278): la ley "no establece los formalismos que se deben cumplir para ostentar la condición de delegado de los propietarios de unidades privadas […]" y "dicha autorización puede realizarse mediante documento simple suscrito por el respectivo propietario, en el cual exprese claramente para qué se encuentra facultado su delegado". Quince años después el Ministerio de Vivienda mantuvo la línea: en el concepto 2024EE0038703 señaló que, como la Ley 675 "no establece ningún requisito especial para el poder", basta con "la identificación y firma del poderdante y del apoderado y las facultades de representación de voz y voto en la respectiva asamblea". El Código Civil va en la misma línea (artículo 2149: el mandato puede hacerse por escritura pública o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo inteligible).

Lo que sí conviene incluir siempre

Aunque la ley no lo exija como formalidad, hay una razón muy práctica para que el poder conste por escrito y bien identificado: el artículo 47 obliga a que el acta indique el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente. Sin un soporte escrito, la secretaría de la asamblea no tiene con qué acreditar la calidad de quien votó. Un poder completo incluye:

• Nombre y cédula del propietario (poderdante) y del apoderado.
• Identificación de la unidad privada —torre, apartamento, casa o local— y su coeficiente de copropiedad, que es lo que realmente vota.
• Nombre de la copropiedad y, si lo tienes a mano, su NIT.
• Facultades expresas: asistir, deliberar y votar. Esto es clave, porque el mandatario debe ceñirse rigurosamente a los términos del mandato (artículo 2157 del Código Civil) y solo puede actuar sobre lo que el poder diga expresamente. Si además va a poder ser elegido al consejo, escríbelo.
• Fecha y firma del propietario.

Sobre la fecha y el tipo de asamblea: el Código Civil admite tanto el mandato general como el especial (artículo 2156), y la Ley 675 no exige que el poder mencione una asamblea concreta. Aun así, nuestra recomendación —y la práctica de la mayoría de copropiedades bien organizadas— es que el poder diga para cuál asamblea es: tipo (ordinaria o extraordinaria), fecha, y si sirve también para la reunión de segunda convocatoria. No es un requisito legal; es lo que evita discusiones en la mesa de registro. Muchos reglamentos, eso sí, sí lo exigen.

6. ¿El administrador puede recibir poderes?

Pregunta incómoda y muy frecuente. La respuesta legal es que la Ley 675 no lo prohíbe: revisa la ley completa y no vas a encontrar una sola norma que diga quién puede o no puede recibir poderes, ni una lista de inhabilidades del administrador. Y donde la ley calla en esta materia, ya sabes quién habla: el reglamento de propiedad horizontal, que sí puede fijar ese criterio (artículo 5, parágrafo 1, con el único límite de no vulnerar normas imperativas).

Dicho eso, aquí va nuestra opinión como equipo que ha operado más de 500 asambleas, y la marcamos como lo que es —criterio de buena práctica, no norma—: a la administración le conviene no acumular poderes. La asamblea aprueba o imprueba los estados financieros y nombra y remueve libremente al administrador (artículo 38, numerales 1 y 2). Que quien va a ser evaluado llegue con votos en el bolsillo se presta a lecturas incómodas, aunque sea perfectamente legal. Lo mismo aplica, con menos intensidad, para empleados de la copropiedad y miembros del consejo: la ley calla, manda el reglamento, y la transparencia se agradece.

El propietario en mora: ¿puede votar? ¿puede dar poder?

Otro punto donde conviene tener el dato exacto. La Ley 675 no le quita el voto al propietario en mora. El artículo 37 da derecho a participar y votar a todos los propietarios; el artículo 30 prevé como consecuencias de la mora los intereses (tope de 1,5 veces el interés bancario corriente), la posibilidad de publicar la situación y la mención en el acta; y el artículo 59, que lista las sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, tampoco contempla suspender el voto.

La restricción de voz o voto por mora solo procede si el reglamento la contempla expresamente: la ley no la establece por sí sola, y es el artículo 5 —que encomienda al reglamento las reglas de organización y funcionamiento de la copropiedad— el que deja el asunto en sus manos, con el límite de su parágrafo 1: no vulnerar normas imperativas. La Corte Constitucional, en la sentencia T-633 de 2003, sostuvo que esa restricción cuando está prevista en el reglamento no vulnera derechos fundamentales y que la vía para discutirla es el juez civil, no la tutela. Y si el reglamento sí la contempla, el apoderado no puede tener más derechos que su poderdante —el mandatario se ciñe a los términos del mandato (artículo 2157 del Código Civil)—, así que el poder de un moroso con voto suspendido no revive ese voto. Este último punto lo planteamos como criterio razonable, no como norma expresa.

7. El poder en asamblea virtual o híbrida

Sí, el poder sirve en asambleas no presenciales, y está en el propio texto de la ley. El artículo 42 (reuniones no presenciales) admite que deliberen y decidan los propietarios o sus representantes o delegados, por comunicación simultánea o sucesiva. La misma lógica aparece en el artículo 43, que regula una figura distinta —las decisiones por comunicación escrita— y exige que los representantes o delegados estén debidamente acreditados. Ojo con esa diferencia: son dos mecanismos separados, y la expresión "debidamente acreditados" está en el 43, no en el 42.

Dos precisiones importantes para que tu asamblea virtual quede impecable:

• Prueba inequívoca. El parágrafo del artículo 42 exige que quede prueba inequívoca de la reunión no presencial, donde sea claro el nombre de quien emite la comunicación, su contenido y la hora. En la práctica: acreditación previa de cada apoderado y registro de voto trazable.
• Las decisiones del 70% no van en virtual. El parágrafo del artículo 46 es tajante: las decisiones de mayoría calificada —reforma del reglamento, desafectación de bienes comunes, cuotas extraordinarias que superen cuatro veces las expensas necesarias mensuales, entre otras— no pueden tomarse en reuniones no presenciales. Con poder o sin poder.

Si tu asamblea es virtual o híbrida, el registro de apoderados deja de ser una hoja en una mesa y pasa a ser un tema de plataforma. En CLICK lo resolvemos con nuestra plataforma propia para asambleas virtuales e híbridas: el apoderado queda acreditado con el coeficiente de su unidad y su voto se cuenta y se registra solo.

8. Cómo se registra el poder el día de la asamblea

Esta es la parte operativa, y es donde una asamblea se atrasa una hora o arranca puntual. El flujo que recomendamos, probado en cientos de asambleas: