La convocatoria a la asamblea es el primer paso —y el más delicado— de toda reunión de propiedad horizontal. Una convocatoria mal hecha puede invalidar todas las decisiones que se tomen, por importantes que sean. Según la Ley 675 de 2001, hay requisitos de plazo, contenido y medio de envío que no son opcionales. Esta es la guía práctica, con checklist y modelo, para que tu convocatoria a asamblea 2026 sea impecable.
Quién convoca la asamblea
La convocatoria a la asamblea ordinaria corresponde al administrador de la copropiedad. Es su obligación legal citar a los propietarios dentro de los plazos que fija la Ley 675 y el reglamento de propiedad horizontal.
Si el administrador no convoca dentro del término, el Consejo de Administración, el Revisor Fiscal o un grupo de propietarios que represente al menos el 20% de los coeficientes pueden hacerlo, según lo previsto en la ley y el reglamento. Una convocatoria hecha por quien no está facultado es causal de nulidad.
ℹ️ Ordinaria vs. extraordinaria
La ordinaria se realiza una vez al año (normalmente entre febrero y marzo) para aprobar cuentas, presupuesto e informe de gestión. La extraordinaria se convoca en cualquier momento para temas puntuales y urgentes; su orden del día es cerrado: solo pueden tratarse los temas convocados.
El plazo: 15 días calendario de antelación
La convocatoria a la asamblea ordinaria debe hacerse con una antelación mínima de 15 días calendario. Es el error más común: convocar tarde. Y ojo con el conteo:
- No se cuenta el día en que se envía la convocatoria.
- No se cuenta el día de la reunión.
- Se cuentan días calendario (incluye fines de semana y festivos), no hábiles.
⚠️ Cuidado con la fecha de la ordinaria
La asamblea ordinaria suele realizarse dentro de los tres meses siguientes al cierre del período presupuestal (art. 39). Si tu copropiedad cierra el 31 de diciembre, el plazo va hasta el 31 de marzo… salvo que el reglamento fije otra fecha. Cuenta hacia atrás los 15 días para no quedar fuera de término.
Qué debe incluir la convocatoria
Una convocatoria completa evita confusiones y reduce el riesgo de impugnación. Debe indicar con claridad:
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Fecha y hora | Día exacto, hora de apertura del registro y hora proyectada de inicio |
| Lugar | Dirección precisa (o enlace, si es virtual/mixta) |
| Orden del día | Puntos a tratar, en orden |
| Modalidad | Presencial, virtual o mixta |
| Anexos | Formato de poder y lista de propietarios en mora |
✅ Diferencia registro de inicio
Indicar por separado la hora de registro y la hora de inicio agiliza la acreditación y evita que el conteo de quórum retrase la asamblea. Un buen sistema de registro digital hace la diferencia.
Cómo enviarla para que sea válida
El medio importa tanto como el contenido. La convocatoria debe remitirse a la última dirección registrada de cada propietario ante la administración.
- No basta con publicar carteleras en zonas comunes: por sí sola no es una convocatoria válida.
- Los medios electrónicos (correo, WhatsApp) son un excelente complemento y dejan constancia de envío.
- Conserva la prueba de la convocatoria (guías, correos, acuses): es tu respaldo ante cualquier impugnación.
Cuando la asamblea sea virtual o mixta, además debes garantizar identificación de los asistentes, quórum verificable por coeficientes en tiempo real y trazabilidad —requisitos del Decreto 176 de 2021—. Si vas a usar votación electrónica, indícalo en la convocatoria.
La segunda convocatoria
¿Y si no se reúne el quórum? La Ley 675 lo prevé: si a la hora fijada no hay quórum (más del 50% de los coeficientes en primera convocatoria), se cita a una segunda reunión.
📌 Regla de la segunda convocatoria
La nueva reunión se realiza el tercer día hábil siguiente, a las 8:00 p.m., y sesiona y decide válidamente con cualquier número plural de propietarios, sin importar el porcentaje de coeficientes representado. Conviene anunciar esta posibilidad desde la primera convocatoria.
Errores que invalidan la convocatoria
Cualquiera de estos errores puede dar pie a la impugnación de las decisiones de la asamblea:
- Convocar con menos de 15 días de antelación.
- Convocar solo por cartelera, sin envío a la dirección registrada.
- Omitir el orden del día o tratar temas no convocados (en extraordinarias).
- Convocatoria firmada por quien no está facultado.
- No conservar prueba del envío.
La convocatoria no es un formalismo: es la garantía del derecho de todos los propietarios a enterarse y participar. Hacerla bien es proteger la validez de cada decisión de la asamblea.
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Conclusión
La convocatoria a la asamblea es el cimiento de una reunión válida. Cumple el plazo de 15 días calendario, incluye fecha, hora, lugar y orden del día, envíala a la dirección registrada de cada propietario y guarda la prueba de envío. Con eso, blindas las decisiones de tu asamblea 2026 contra impugnaciones.
Y recuerda: una buena convocatoria es el primer eslabón de una asamblea impecable. El siguiente es la logística y un sistema de votación electrónica que garantice transparencia y agilidad. Prepara con tiempo y tu asamblea será un trámite ágil, no un dolor de cabeza.
