Política de Tratamiento de Datos Personales

CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S. · NIT 901904825-8 · Vigente desde el 24 de septiembre de 2026

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen o reglamenten. Describe cómo CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S. recolecta, usa, almacena, transmite y suprime datos personales, y cómo puede usted ejercer sus derechos como titular.

1. Quién es el responsable

CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S. presta servicios de votación electrónica y logística integral para asambleas de propiedad horizontal y otras organizaciones en Bogotá, Cundinamarca y Medellín.

2. A quién aplica

Esta política aplica a los datos personales de:

• Personas interesadas: quien solicita una cotización, usa nuestras herramientas gratuitas, escribe por WhatsApp o se suscribe a nuestros correos.
• Clientes: administradores, consejos de administración y representantes legales de las copropiedades y organizaciones que nos contratan.
• Asistentes a las asambleas que operamos, en los términos del numeral 5.
• Proveedores y colaboradores con quienes mantenemos relación contractual.

3. Qué datos tratamos

No recolectamos datos financieros, de tarjetas de crédito ni claves bancarias a través del sitio web.

4. Para qué los usamos

• Responder solicitudes de cotización y preparar propuestas comerciales.
• Contactarlo por teléfono, WhatsApp o correo para atender su solicitud.
• Prestar, coordinar y facturar los servicios contratados.
• Verificar la identidad y la representación de los asistentes a la asamblea, calcular el quórum y registrar las votaciones.
• Entregar a la copropiedad los soportes de asistencia, quórum y resultados que sirven de respaldo al acta.
• Enviar información sobre novedades normativas de propiedad horizontal y contenidos de utilidad, únicamente a quien lo haya autorizado, con opción de darse de baja en cada envío.
• Medir el desempeño de nuestro sitio web y de nuestra publicidad de forma agregada.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

No vendemos ni alquilamos datos personales, y no los usamos para finalidades distintas de las aquí descritas sin obtener una nueva autorización.

5. Los datos de la asamblea

Si usted asistió a una asamblea operada por CLICK y quiere ejercer sus derechos sobre esos datos, puede dirigirse a la administración de su copropiedad o escribirnos: trasladaremos su solicitud al responsable y le informaremos.

6. Grabación y fotografía

La grabación de audio de la asamblea se realiza por instrucción de la copropiedad, como soporte del acta. Cuando además se registre video o se tomen fotografías con fines de divulgación por parte de CLICK, se advertirá de manera visible en el lugar y se recogerá la autorización de las personas identificables antes de publicar cualquier imagen. No publicamos imágenes de asistentes ni documentos de una copropiedad sin autorización escrita.

7. Datos sensibles y de menores

No solicitamos datos sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, de vida sexual o biométricos. Si en el marco de una asamblea llegara a tratarse alguno, será únicamente por instrucción de la copropiedad, con autorización expresa del titular y advirtiéndole que no está obligado a responder.

Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad y no recolectamos deliberadamente sus datos. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin autorización de sus representantes, procederemos a suprimirlos.

8. Autorización

Recogemos su autorización previa, expresa e informada por medios que permiten conservar prueba de ella: la casilla de aceptación de nuestros formularios web, el mensaje con el que usted inicia la conversación de WhatsApp, la suscripción a nuestros correos o la firma del contrato de servicios. Conservamos el registro de fecha, hora, canal y contenido de la autorización.

Usted puede negarse a autorizar el tratamiento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo haga obligatorio, y puede revocar la autorización en cualquier momento con los efectos previstos en el numeral 10.

9. Sus derechos

Como titular de datos personales usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

10. Cómo ejercerlos

A quién se dirige

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos es la Dirección Comercial de CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S., en comercial@asambleas.click o en el teléfono +57 315 995 3357.

Qué debe incluir la solicitud

• Su nombre completo y documento de identidad.
• Un correo o teléfono donde podamos responderle.
• La descripción de los hechos y lo que solicita.
• Los documentos que quiera hacer valer, si los hay.

Plazos

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Reclamos: se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo corrija. Pasados dos (2) meses sin respuesta suya, entenderemos que desistió.

Revocación y supresión

Atenderemos su solicitud de revocación o supresión salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, caso en el cual se lo explicaremos indicando la norma o la cláusula que lo impone.

11. Terceros que intervienen

Para operar nuestro sitio, nuestras comunicaciones y nuestra publicidad usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento y que pueden estar ubicados fuera de Colombia. Al autorizar esta política, usted autoriza la transmisión internacional de sus datos a estos proveedores, que están obligados contractualmente a proteger la información:

Fuera de estos casos, solo compartimos datos personales con autoridades cuando una norma o una orden judicial nos obligue, y con la copropiedad contratante respecto de los datos de su propia asamblea.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y físicas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación: transmisión cifrada mediante HTTPS, control de acceso por credenciales a los sistemas que almacenan datos, copias de respaldo y acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores. Ningún sistema es completamente infalible; en caso de un incidente que comprometa datos personales, actuaremos conforme a la ley e informaremos a los titulares y a la autoridad cuando corresponda.

13. Cuánto conservamos los datos

• Contacto comercial sin contratación: hasta dos (2) años desde el último contacto, o antes si usted solicita la supresión.
• Clientes: mientras dure la relación contractual y por el término de prescripción de las acciones derivadas del contrato y de las obligaciones contables y tributarias.
• Datos de la asamblea: el tiempo necesario para entregar los soportes y atender reclamaciones sobre esa asamblea; después se devuelven a la copropiedad o se suprimen, según lo que ella instruya.
• Suscriptores de correo: hasta que se den de baja.

14. Cookies

Nuestro sitio usa cookies propias y de terceros para recordar sus preferencias, medir el uso de las páginas y atribuir el origen de las visitas. Puede configurar su navegador para bloquearlas o eliminarlas; si lo hace, algunas funciones del sitio pueden dejar de operar correctamente. Las herramientas gratuitas del sitio funcionan en su navegador y no envían a nuestros servidores el contenido que usted digita en ellas, salvo que decida solicitarnos una cotización.

15. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 24 de septiembre de 2026. Las bases de datos de CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S. tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales de conservación señalados en el numeral 13.

Podemos actualizar esta política para ajustarla a cambios normativos o a nuevos servicios. Publicaremos la versión vigente en esta misma dirección con su fecha, y cuando el cambio afecte de forma sustancial las finalidades autorizadas, lo informaremos antes de aplicarlo y solicitaremos una nueva autorización si la ley lo exige.