Base de datos de propietarios y coeficientes para la asamblea: la plantilla que necesita la votación electrónica (y el registro)

Antes de los controles, antes de la pantalla y antes del quórum en tiempo real hay un archivo de Excel. La base de datos de propietarios y coeficientes para la asamblea es el insumo del que sale todo lo demás: a quién se le manda la convocatoria, cuánto pesa cada voto, contra qué 100 % se compara el quórum y qué nombres, unidades y coeficientes van en el acta.

Lo escribimos para la administradora que en septiembre está armando el presupuesto de 2027 y ya sabe que en marzo viene la ordinaria: si depuras la base ahora, en febrero solo la actualizas. Trae tres formatos para copiar: la plantilla del padrón (columna por columna, con una versión para pegar en Excel), los doce controles de calidad que le hacemos a toda base antes de cargarla al sistema de votación electrónica para asambleas, y la tabla de casos especiales: qué se anota en el padrón y qué pasa el día de la asamblea con el control.

1. Qué es el padrón y por qué se arma antes que todo lo demás

Llamamos padrón, o base de propietarios, a la relación de todas las unidades privadas del edificio o conjunto con su coeficiente de copropiedad, el nombre de su propietario o propietarios y sus datos de contacto, cerrada a una fecha. No es la lista de asistencia de la asamblea: esa es el registro de quién llegó, a qué hora y con qué poder, y se llena el día de la reunión. El padrón es el insumo; la lista es el resultado. Se parecen porque la lista se arma contra el padrón, fila por fila.

Cuatro artículos de la Ley 675 de 2001 explican por qué el padrón manda. El artículo 37 dice que el voto de cada propietario equivale al porcentaje del coeficiente de su bien privado, y que la asamblea la constituyen los propietarios o sus representantes o delegados: sin el coeficiente de cada unidad no hay nada que contar, y sin el nombre del propietario no se sabe a quién representa un poder. El artículo 45 dice que la asamblea sesiona con más de la mitad de los coeficientes de propiedad: ese 100 % contra el que se compara el quórum es la suma del padrón. El artículo 47 pide que en el acta consten el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente: esas tres columnas salen del padrón. Y el artículo 39 ordena comunicar la convocatoria a cada propietario a la última dirección que haya registrado, y que la convocatoria traiga la relación de quienes adeudan expensas: la columna de contacto y la de cartera también viven aquí.

De ahí la fecha de corte: el padrón se cierra el día de la convocatoria, porque ese día se decide a quién se le envía y quién aparece en la relación de mora. En la ordinaria eso es, como mínimo, quince días calendario antes de la asamblea (artículo 39); la fecha exacta te la da la calculadora de plazos de convocatoria. Después del corte la base solo cambia con un documento en la mano: una escritura registrada, un certificado de tradición, un certificado de existencia y representación. Todo lo que llegue de palabra se anota en Observaciones y se resuelve en la mesa de registro, no en el archivo.

Con votación electrónica el padrón deja de ser una planilla y pasa a ser la configuración del sistema: cada control queda ligado a una unidad y a su coeficiente, y el quórum que se ve en pantalla es la suma de los coeficientes registrados sobre la suma del padrón. Por eso es lo primero que pedimos cuando confirmamos una fecha, y por eso conviene tenerlo limpio desde ahora y no la semana de la asamblea.

2. La plantilla del padrón, columna por columna (y para pegar en Excel)

Diez columnas. Ninguna sobra y ninguna es decorativa: cada una responde a algo que pasa el día de la asamblea o a algo que pide la ley. Debajo va un ejemplo con nombres ficticios (nueve unidades, con los casos que más se repiten) y la misma tabla en texto separado por tabuladores, para pegarla en Excel o en Google Sheets tal cual: cada tabulador cae en una columna.

Torre / Interior	Unidad	Coeficiente %	Tipo de unidad	Propietario(s)	Natural / Jurídica	Correo	Celular	Estado de cartera	Observaciones

Torre 1	Apto 101	13,1420	Apartamento	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0001	Al día	También es propietario del parqueadero P-15 (fila aparte)

Torre 1	Apto 102	13,1420	Apartamento	Nombre Apellido y Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0002	Al día	Dos propietarios: UN voto por unidad

Torre 1	Apto 201	13,6155	Apartamento	Inversiones Ejemplo S.A.S.	Jurídica	correo@ejemplo.com	300 000 0003	Al día	Representante legal: Nombre Apellido (certificado de existencia y representación de [mes])

Torre 1	Apto 202	13,6155	Apartamento	Sucesión de Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0004	Al día	Sucesión en trámite; vota quien acredite la representación

Interior 2	Casa 1	16,2060	Casa	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0005	Al día	

Interior 2	Casa 2	16,2060	Casa	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0006	En mora (informativo)	Va en la relación de la convocatoria; recibe control

Zona comercial	Local 1	12,0730	Local	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0007	Al día	Arrendado: el arrendatario no vota sin poder

Sótano 1	Parqueadero P-15	1,2000	Parqueadero (unidad independiente)	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0001	Al día	Mismo propietario del Apto 101: por defecto un solo control que suma los dos coeficientes

Sótano 1	Depósito D-3	0,8000	Depósito (unidad independiente)	Nombre Apellido	Natural	correo@ejemplo.com	300 000 0008	Al día	Escritura del [dd/mm/aaaa] recibida después de la convocatoria; se actualizó el nombre, no el coeficiente



Fecha de corte:	[dd/mm/aaaa, la misma de la convocatoria]

Unidades privadas:	9 (ejemplo)

Suma de coeficientes:	100,0000 %

Elaborado por:	[nombre de la administradora]	Firma:	__________

3. De dónde salen los coeficientes y por qué deben sumar 100,0000 %

Los coeficientes los fija el reglamento de propiedad horizontal (artículo 25) a partir del área privada de cada unidad (artículo 26; con ponderación por destinación en uso mixto y comercial, artículo 27), y por eso la columna entera suma 100 %: qué es el coeficiente y de dónde sale ya está en la sección 1 de cómo se cuentan los votos por coeficiente. Lo que importa para la base es lo que pasa cuando la suma no da, y quiénes son los sospechosos habituales: los parqueaderos y depósitos, cuyo coeficiente puede ponderar área y destinación (parágrafo del artículo 26), suelen quedar por debajo de un punto y son los que más se olvidan.

Cuando la suma no da, lo habitual es una de cuatro cosas, y se revisan en este orden. Primero, una unidad que falta: casi siempre un parqueadero o un depósito que en el reglamento es unidad privada independiente, con matrícula y coeficiente propio, y que en la base de la administración vive como «accesorio» del apartamento. Segundo, una unidad repetida, típica cuando la base se armó desde la cartera y un apartamento con dos deudas quedó en dos filas. Tercero, los decimales: el reglamento tiene 4 y Excel muestra 2; la suma de los redondeos no da cien. Y cuarto, una reforma de coeficientes (por englobe, desenglobe o cambio de destinación) que se aprobó y se elevó a escritura, pero nadie llevó a la planilla.

Lo que la base no arregla es un error del reglamento mismo. Si el cuadro de coeficientes de la escritura no suma cien, o dejó por fuera una unidad, corregirlo es una reforma del reglamento que aprueba la asamblea con el voto favorable de propietarios que representen al menos el 70 % de los coeficientes, en los casos que enumera el artículo 28 (entre ellos, errores aritméticos en el cálculo). Mientras eso ocurre, la base carga el reglamento tal cual está y deja la nota en Observaciones; el operador te dirá cuánto falta y la asamblea sabrá contra qué total está votando. Cómo se hace después la cuenta punto por punto, con un ejemplo resuelto, está en cómo se cuentan los votos por coeficiente en la asamblea.

Un detalle que justifica la columna «Tipo de unidad»: en los conjuntos de vivienda no todos los puntos se cuentan por coeficiente; algunos se cuentan por unidad, un voto cada una. El padrón sirve para los dos conteos porque tiene las dos cosas, la unidad y su coeficiente; cuál aplica a cada punto del orden del día está explicado en el reporte de resultados de la votación electrónica para el acta.

4. Los 12 controles de calidad antes de entregarla

Esta es la revisión que le hacemos a toda base cuando la recibimos, y que tú puedes hacer antes para que la devolución sea «perfecta, gracias» y no una lista de observaciones. Cada punto tiene una casilla y una línea para anotar qué se encontró; la administradora la firma al final y esa firma acompaña la base.

5. Casos especiales: cómo se registran y cómo votan

Estos diez casos son los que llegan a la mesa de registro en cualquier asamblea de más de cien unidades, y todos se resuelven mejor en el padrón que en la fila. La tabla dice qué se anota antes y qué pasa el día de la asamblea con el control, tal como lo operamos nosotros. Donde la ley calla, lo dice tu reglamento, y lo que diga tu reglamento se escribe en Observaciones para que la mesa lo aplique sin llamarte.

El caso que más fila hace es el primero, y se descongestiona solo si los poderes llegan completos y con los nombres tal como están en el padrón; por eso el generador de poderes para asamblea es gratis y se manda con la convocatoria. Cuántos controles llevar cuando hay muchos poderes y propietarios de varias unidades está en cuántos controles de votación necesito para mi asamblea, y qué decirle a cada propietario para que sepa cómo votar antes de sentarse, en el instructivo de cómo votar en la asamblea de copropietarios.

6. El estado de cartera va en la base, y no decide quién vota

La columna de cartera existe por dos artículos, y ninguno de los dos habla de votar. El parágrafo 2 del artículo 39 ordena que la convocatoria contenga una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes, y el artículo 30 dice que el acta de la asamblea incluirá a los propietarios que se encuentren en mora. Para producir esas dos relaciones necesitas el estado de cartera con el mismo corte de la base. Hasta ahí llega la columna.

Lo que la columna no hace es decidir quién recibe control. El artículo 37 reconoce el derecho a participar y votar a todos los propietarios de bienes privados, sin distinguir; el artículo 30 prevé para la mora intereses hasta el tope legal y la publicación de la situación; y las sanciones del artículo 59, que son para obligaciones no pecuniarias, van de la publicación de la lista de infractores a las multas y a la restricción de bienes comunes no esenciales: ninguna toca el voto. Dicho en una frase para la mesa de registro: la Ley 675 no condiciona el voto al estado de cartera. Si tu reglamento prevé alguna restricción, revísala con tu abogado antes de la asamblea y déjala escrita en el padrón; la mesa aplica lo que dice el padrón, no interpreta. El detalle, con lo que ha dicho Minvivienda al respecto, está en la sección 5 del conteo de votos por coeficiente.

7. Cómo la usamos en CLICK

La base que nos entregas no se queda en un correo: se carga al sistema y se convierte en la lista contra la que trabaja la mesa de registro. Cada control físico queda ligado a una unidad y a su coeficiente; cuando una persona se registra, su fila pasa del padrón a la lista de asistencia con la hora, y el quórum de la pantalla se recalcula con la suma de coeficientes registrados sobre los 100,0000 % del padrón. Quien preside instala mirando un número, no una hoja.

Al cerrar cada votación, el reporte sale por coeficiente y por unidad, con la hora y con el quórum que había en ese momento, que es justo lo que el artículo 47 pide que conste en el acta: nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso. Cómo se pasa de ese reporte al acta el mismo día está en el post de los resultados de la votación electrónica para el acta. Lo hemos hecho en más de 1.000 asambleas, con 1.800 controles propios, y la primera conversación siempre es la misma: «mándame la base». Cuando llega limpia, el día de la asamblea el registro va a la velocidad de la fila y no de las dudas; cuánto tarda y cómo se reparte por torre está en el cronograma del día de la asamblea.

Sobre los datos: la base tiene nombres, correos, celulares y estados de cartera, y la copropiedad es responsable de ellos ante la Ley 1581 de 2012. Pídele a tu operador que la reciba por un canal privado, que la use solo para esa asamblea y que deje por escrito qué hace con ella al terminar (devolverla o borrarla). Nosotros la cargamos al sistema para esa asamblea y de ahí sale el reporte. Lo que la administración debe tener resuelto de su lado (autorizaciones, aviso de grabación, quién accede al archivo) está en habeas data en las asambleas de propiedad horizontal.

Si tu asamblea es presencial, la votación electrónica para asambleas en Bogotá se monta con esta base, los controles y el registro digital en la puerta; si además necesitas salón, sonido, pantalla y personal, está la logística integral de asambleas. En los dos casos el archivo con el que empezamos es el mismo que acabas de copiar.

8. Preguntas frecuentes