Habeas data en propiedad horizontal: cómo cuidar los datos de tu asamblea

Tu asamblea es el día del año en que más datos personales circulan en el conjunto: nombres, unidades, coeficientes, poderes, votos y, muchas veces, la voz y la imagen de quienes intervienen. La buena noticia es que cuidar esos datos no exige nada exótico. Con un aviso claro en el registro, una grabación bien anunciada y un acta que lleva solo lo que la ley pide, tu asamblea queda en orden y tus propietarios sienten que su información está en buenas manos.

Esta guía recorre, en ese orden, lo que pasa con los datos antes, durante y después de la asamblea, con cada norma citada por su número.

¿Qué es el habeas data y por qué le aplica a tu copropiedad?

El habeas data nace del artículo 15 de la Constitución: el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en bancos de datos y archivos. La Ley 1581 de 2012 lo desarrolla, y el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015) lo reglamenta.

Dos definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 ordenan todo lo demás:

• Responsable del Tratamiento: quien «decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos». En un conjunto o edificio es la copropiedad, la persona jurídica que el artículo 33 de la Ley 675 de 2001 define como «de naturaleza civil, sin ánimo de lucro».
• Encargado del Tratamiento: quien trata los datos «por cuenta del Responsable». Es el caso de la empresa de vigilancia, el software contable o el operador que hace el registro y la votación de tu asamblea.

Tu copropiedad trata datos de varios grupos de personas, y cada uno tiene los mismos derechos:

• Propietarios: nombres, cédulas, correos, teléfonos, estados de cuenta y coeficientes.
• Residentes y arrendatarios: datos de contacto y composición del hogar.
• Visitantes: registros de ingreso, documentos de identidad y placas.
• Empleados y proveedores: información laboral, bancaria y de facturación.

Qué datos se recogen en una asamblea, y qué norma los pide

Casi todo lo que se anota el día de la asamblea tiene una razón legal detrás. Tenerlo claro te da tranquilidad cuando un propietario pregunte «¿y para qué necesitan mi cédula?».

Cuando una ley ordena tratar un dato, como la relación de deudores en la convocatoria o el nombre de los asistentes en el acta, el principio de libertad del artículo 4 de la Ley 1581 se cumple por esa vía: los datos no se obtienen ni divulgan sin autorización «en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento». Y un detalle que tranquiliza a muchos propietarios: estar en la relación de deudores no les quita el derecho a votar. El artículo 37 de la Ley 675 dice que todos los propietarios de bienes privados «tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella».

El registro de asistentes: así se recogen los datos con orden

El registro es el momento en que la copropiedad recoge la mayor cantidad de datos en menos tiempo. Por eso conviene diseñarlo con la privacidad incluida, no como un añadido:

1. La base se prepara antes. La copropiedad entrega al operador solo lo necesario: unidad, propietario inscrito y coeficiente. Si la vas a armar desde cero, te sirve la plantilla de base de propietarios y coeficientes. El artículo 17 de la Ley 1581 pide al Responsable suministrar al Encargado «únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado».
2. Un aviso de privacidad visible en la entrada. El artículo 14 del Decreto 1377 de 2013 pide informar «a más tardar al momento de la recolección de los datos personales». El artículo 15 fija lo mínimo: quién es el responsable y cómo contactarlo, qué se hará con los datos y para qué, los derechos del titular y cómo consultar la política. Un cartel en la mesa de registro y una diapositiva al abrir la sesión cumplen esa función.
3. La autorización queda probada. Según el artículo 7 del mismo decreto, vale la autorización dada «(i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular», y aclara: «En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca». Si la planilla o el registro digital incluyen la casilla de autorización, la prueba queda lista.
4. Sin huella ni reconocimiento facial. Para registrar una asamblea basta con validar a la persona contra la base y revisar su poder. Los datos biométricos son sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581, y en 2025 la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) ordenó a un conjunto residencial de Bogotá habilitar mecanismos de ingreso que no impliquen datos biométricos y suprimir los de los residentes que así lo solicitaron.

En una asamblea presencial con votación electrónica con control por unidad, cada asistente se valida contra la base y recibe un control asignado a su inmueble y su coeficiente. Así, el voto de cada unidad queda registrado sin que nadie tenga que levantar la mano ni dictar su nombre en voz alta. En virtual, el operador admite a cada propietario contra la misma base; si te preocupa ese paso, aquí está cómo verificar la identidad del propietario en una asamblea virtual.

Responsable y Encargado: el contrato que lo deja claro

Cuando contratas un operador para el registro de asistencia y poderes, la copropiedad sigue siendo la Responsable y el operador pasa a ser Encargado. El artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 prevé un contrato de transmisión que señale «los alcances del tratamiento» y las actividades que el Encargado hará por cuenta del Responsable. Una cláusula en el contrato de servicios basta, y te deja tranquila frente al consejo.

En la política de tratamiento de datos de CLICK esto está por escrito: en las asambleas que opera, CLICK actúa como Encargado, no usa el padrón de una copropiedad para ofrecerle servicios a otra, no lo incorpora a sus bases comerciales y no lo conserva más allá de lo necesario para entregar los soportes y atender reclamaciones sobre esa asamblea.

La grabación de la asamblea: claves para que todos estén tranquilos

La Ley 675 no obliga a grabar, pero la grabación es un gran respaldo para redactar el acta y resolver cualquier duda sobre lo que se dijo. La voz y la imagen de una persona identificable son datos personales en el sentido del artículo 3 de la Ley 1581 («cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales»), así que aplican las mismas reglas: informar, tener autorización y cuidar el archivo.

• Anúnciala en la convocatoria. Una línea basta: «La sesión se grabará en audio como soporte del acta; la grabación la custodia la administración». Si vas a armar la convocatoria, el generador de convocatoria te ahorra el formato.
• Repítela al instalar la sesión. Quien preside lo dice en voz alta antes de empezar, y queda en el acta.
• Distingue audio de video. Si además habrá video o fotos, avísalo de forma visible en el salón. Una foto para redes o para la cartelera es otra finalidad y necesita su propia autorización.
• Define quién la guarda y por cuánto tiempo. El artículo 11 del Decreto 1377 permite conservar los datos «durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento». Fija ese plazo por escrito en tu política y cúmplelo: así nadie se pregunta dónde quedó el archivo.
• No la circules por WhatsApp. Quien necesite verificar algo la puede consultar a través de la administración.

En las asambleas que opera CLICK, la grabación de audio se hace por instrucción de la copropiedad, como soporte del acta, y llega en el reporte de cierre junto con el listado de asistencia y las votaciones por unidad. Si quieres que ese audio se convierta en el borrador del acta, mira cómo funciona el borrador del acta a partir del audio de tu asamblea.

El acta: qué lleva y dónde se pone a disposición

El artículo 47 de la Ley 675 dice qué contiene el acta: si la asamblea es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, el «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso». Con eso cumples; datos adicionales, como teléfonos o correos, no hacen falta en el acta.

Sobre su publicidad, el mismo artículo fija el camino: dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión, el administrador pone «a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración», informa de ello a cada propietario y entrega copia a quien la solicite. Ese es el canal; fijar el acta en el ascensor o compartirla en grupos abiertos no está entre lo que pide la norma.

Los 8 principios del habeas data, en lenguaje de conjunto

El artículo 4 de la Ley 1581 enumera los principios que guían cada decisión sobre datos. Aplican a la administración, al consejo, a los empleados y a los proveedores:

Checklist de datos personales antes de tu próxima asamblea

Con las ordinarias de 2027 en el horizonte, este es buen momento para revisar estos puntos. ¿Cuántos tiene ya tu copropiedad?

La Ley 1581 no dice quién debe aprobar la política dentro de la copropiedad. Lo práctico es que la administración la adopte, el consejo la revise y la asamblea la conozca como un punto del informe de gestión: así todos saben qué se hace con sus datos.

Preguntas frecuentes sobre habeas data en propiedad horizontal

¿Qué es el habeas data en propiedad horizontal?

Es el derecho de propietarios, residentes, visitantes y empleados a conocer, actualizar y rectificar los datos que la copropiedad guarda sobre ellos, y a pedir su supresión cuando proceda. La copropiedad es la Responsable del Tratamiento según la Ley 1581 de 2012.

¿Se necesita autorización para grabar la asamblea de copropietarios?

Sí. La voz y la imagen de una persona identificable son datos personales, y el artículo 9 de la Ley 1581 pide autorización previa e informada. Lo práctico es anunciar la grabación en la convocatoria, repetirlo al instalar la sesión y dejarlo en el acta. El silencio no cuenta como autorización (art. 7 del Decreto 1377 de 2013).

¿Es legal incluir a los morosos en la convocatoria?

Sí. El parágrafo 2 del artículo 39 de la Ley 675 dice que la convocatoria «contendrá una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes». Es un mandato legal, y estar en esa relación no le quita el voto a nadie: el artículo 37 reconoce a todos los propietarios el derecho «a votar».

¿El conjunto debe inscribir sus bases de datos ante la SIC?

Solo si tiene activos totales superiores a 100.000 UVT. El Decreto 090 de 2018 limitó la inscripción en el Registro Nacional de Bases de Datos a sociedades y entidades sin ánimo de lucro por encima de ese tope y a las personas jurídicas públicas. Las demás obligaciones de la Ley 1581 aplican a todas las copropiedades.

¿Cuánto tiempo hay para responder una consulta o un reclamo de datos?

Las consultas se atienden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 (art. 14 Ley 1581). Los reclamos, en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables 8 (art. 15).

¿Qué pasa si la copropiedad no cumple la Ley 1581?

La SIC puede imponer, entre otras sanciones, multas «hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción» (art. 23 Ley 1581), graduadas según criterios como la dimensión del daño y la reincidencia (art. 24). Con la política, el aviso y la autorización en orden, tu copropiedad trabaja tranquila.

En resumen

Cuidar los datos de tu asamblea es parte de hacerla bien: un registro con aviso de privacidad, una grabación anunciada, un acta con lo que pide el artículo 47 y un contrato claro con quien te ayuda a operarla. Tus propietarios lo notan, y tu consejo también.

Si quieres resolver el registro, la votación y la grabación en un solo paquete, aquí está cómo funciona la logística completa de la asamblea. El equipo de CLICK ha acompañado más de 1.000 asambleas desde 2019.