La frase que ninguna administradora quiere oír a las once de la noche, cuando ya se aprobó el presupuesto, es «es que mi control no sirvió». La votación de prueba al inicio de la asamblea existe para que esa frase se diga, si se va a decir, a las ocho y cuarenta, con la pregunta «¿ve bien la pantalla?» en el aire y el técnico a tres pasos. Tres minutos, una pregunta sin carga, y un reporte guardado que dice a qué hora todos supieron votar.
Este post no explica qué son los controles ni cuántos hacen falta: eso ya está en qué son los controles de votación y cómo funcionan y en cuántos controles de votación necesita tu asamblea. Aquí está lo que pasa entre el quórum verificado y el punto 1 cuando la asamblea vota con un sistema de votación electrónica para asambleas: el guion que lee quien modera, con tiempos; la lista de ocho verificaciones que haces con el operador mientras la prueba corre; y la tabla de qué hacer si algo no responde.
Si vienes con afán
El guion de tres minutos está en el punto 2, las ocho verificaciones en el punto 3 y la tabla de fallas en el punto 4. Tres cosas que no cambian: la prueba se hace después de verificar el quórum y antes de la primera votación real; la pregunta no tiene carga («¿ve bien la pantalla?»); y el reporte de la prueba se guarda, rotulado como prueba, con la hora.
1. Por qué los primeros tres minutos deciden si la votación electrónica «funcionó»
Una asamblea con controles se juzga por la primera votación que la gente entiende, no por la más importante. Si en el punto 1 alguien mira su control sin saber qué tecla presionar, y a su lado otro pregunta «¿y ya marcó?», el resto del día se vota con esa duda encima, por bien que salga el conteo. Si, en cambio, la primera vez que todos presionan un número es en una pregunta que no importa, con permiso para equivocarse y con el técnico caminando entre las filas, el punto 1 llega con doscientas personas que ya saben que su control responde.
Eso es la votación de prueba: no una prueba de los equipos (esa la hace el equipo técnico antes de abrir las puertas, con los controles encendidos y los coeficientes configurados, como aparece a las 7:15 en el cronograma del día de la asamblea), sino una prueba de las personas con los equipos. Y deja algo que la prueba técnica no deja: un reporte con hora en el que consta qué porcentaje del coeficiente registrado marcó, es decir, que todos tuvieron el control en la mano y supieron usarlo antes de la primera decisión.
Dos artículos de la Ley 675 de 2001 explican por qué la prueba va donde va. El artículo 45 dice que la asamblea sesiona con un número plural de propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de propiedad: ese quórum sale del registro de asistencia, no de ninguna votación, y por eso la prueba se hace después de verificarlo en pantalla y no lo toca. El artículo 37 dice que el voto de cada propietario equivale al porcentaje del coeficiente de su bien privado: por eso el resultado de la prueba también se lee en coeficientes, y por eso el apoderado que representa tres unidades ve que su control pesa la suma de las tres. Lo que la ley no dice es cómo se presiona un botón; eso lo enseña la prueba.
En esta temporada pesa más. De septiembre a diciembre buena parte de las extraordinarias se convocan por un solo punto (una obra, una cuota, una reforma) y la única votación que cuenta llega a los diez minutos de instalar. No hay tres puntos de calentamiento: o la gente aprende en la prueba, o aprende en la decisión. Si tu asamblea es virtual o híbrida, el ensayo es otro y se hace días antes; está en el ensayo previo de la asamblea virtual. Lo de aquí es la presencial, con control en la mano.
2. El guion de 3 minutos, palabra por palabra
Lo lee quien esté moderando cuando el quórum ya está verificado en pantalla y todavía no ha empezado la primera votación real: la administradora, si aún no hay presidente, o el presidente si ya lo eligieron a mano alzada. Está escrito para leerse tal cual, con las pausas, y para que el operador sepa en qué línea abre y en qué línea cierra. Lo que dice sobre las teclas y la pantallita del control es exactamente lo que los propietarios ya leyeron en el instructivo de cómo votar en la asamblea que salió con la convocatoria; aquí se repite en voz alta y con el control en la mano. Y lo que sigue al «punto 1 del orden del día», la primera votación que sí cuenta, está en cómo se elige presidente y secretario con los mismos controles, con su guion.
GUION DE LA VOTACIÓN DE PRUEBA · 3 MINUTOS · ASAMBLEA PRESENCIAL CON CONTROLES
Conjunto o edificio: [nombre] · Asamblea [ordinaria / extraordinaria] del [dd/mm/aaaa] · Lo lee: [administradora / presidente] · Operador: [nombre] · Antes de leerlo: quórum verificado en pantalla y pregunta de prueba cargada en el sistema
[0:00] Saludo y control en la mano
«Buenos días. Antes del primer punto del orden del día vamos a hacer una votación de prueba de tres minutos. No cuenta para nada: sirve para que todos veamos que sabemos votar y que cada control responde. Por favor tomen el control que recibieron en el registro.»
«Cada control está ligado a su unidad y a su coeficiente; por eso no se presta ni se cambia de silla. Si usted representa varias unidades con poder, su control ya suma los coeficientes de todas.»
[Pausa de diez segundos hasta ver los controles en las manos. Si alguien lo dejó en la silla o en el bolso, es ahora.]
[0:40] Las teclas y la pantallita
«Cuando abramos la votación, la pantalla del salón mostrará la pregunta y las opciones con un número: 1 es Sí, 2 es No y, cuando la haya, 3 es Abstención. Ustedes presionan ese número en su control, y la pantallita del control les confirma que el voto entró.»
«Se acepta un solo voto por control y por pregunta: si presionan dos veces no pasa nada malo, no se duplica. Si se equivocaron, levanten la mano antes de que cerremos y el técnico va a su puesto. El resultado de todos aparece en la pantalla del salón cuando cerremos la votación, no antes.»
[1:30] La pregunta de prueba
«La pregunta es: ¿ve bien la pantalla desde su puesto? 1 es Sí, 2 es No. Abrimos la votación… ya pueden marcar.»
[Operador: abre la votación. Espera entre treinta y cuarenta segundos y avisa cuando la participación en pantalla deje de subir.]
«Diez segundos más para quien no haya marcado… Cerramos la votación.»
[Operador: cierra. El resultado sale en la pantalla del salón.]
[2:30] Leer el resultado y cerrar
«En pantalla vemos: marcó Sí el [__] % de los coeficientes y No el [__] %. En total marcó el [__] % del coeficiente, y el coeficiente registrado es [__] %. Quien marcó No, o quien no vio la confirmación en su control, levante la mano: el técnico pasa ya mismo a su puesto.»
[Si faltaron más de una o dos unidades por marcar, repite la pregunta una vez. Para eso es la prueba.]
«Esta votación no cuenta y no decide nada; el quórum es el que ya verificamos con el registro. El operador guarda el reporte de la prueba con la hora. Ahora sí: punto 1 del orden del día.»
Pregunta alternativa, si prefieres una más liviana: «¿Prefiere el refrigerio a las 10 o a las 11? 1 = A las 10 · 2 = A las 11». Evita preguntas con carga (obras, cuotas, personas, cualquier punto del orden del día): es una prueba, no un sondeo.
Guion elaborado por CLICK Logística de Asambleas (asambleas.click). Lo que dice sobre las teclas y la pantallita describe cómo funcionan los controles de votación que operamos: opciones numeradas en la pantalla del salón (1 = Sí, 2 = No, 3 = Abstención cuando aplica), confirmación en la pantalla del control, un solo voto por control y por pregunta, resultado por coeficiente al cerrar. Si tu operador es otro, pídele que te confirme esas cuatro cosas antes de leerlo. La Ley 675 no regula la prueba; fija el quórum (art. 45) y el voto por coeficiente (art. 37).
Un detalle del cierre que conviene decir con esas palabras: «esta votación no cuenta y no decide nada». No es una formalidad. Si la pregunta fue la del refrigerio, alguien va a reclamar a las diez; si fue la de la pantalla, alguien va a pensar que se «aprobó» algo. Decirlo cierra la prueba y abre la asamblea. Y cuáles son los números que sí cuentan en cada punto real (quórum, mayoría y sobre qué total se calcula cada una) está en los tres números que no se mezclan en el conteo por coeficiente.
3. Las 8 verificaciones que haces con el operador durante la prueba
Mientras el moderador lee, tú estás al lado del operador mirando su pantalla, no la del salón. Estas ocho cosas se verifican en los mismos tres minutos, y la mayoría se resuelven antes del punto 1 sin que la asamblea se entere. Cada punto tiene una casilla y una línea para anotar qué se encontró; la hoja se guarda con el reporte de la prueba.
VERIFICACIONES DURANTE LA VOTACIÓN DE PRUEBA · LA ADMINISTRADORA CON EL OPERADOR
Conjunto: [nombre] · Asamblea del [dd/mm/aaaa] · Hora de la prueba: [hh:mm] · Coeficiente registrado al abrir la prueba: [__] % · Coeficiente que marcó: [__] % · Revisado por: [nombre]
- Los controles están en las manos, no en las sillas. Barrido visual antes de abrir: cada asistente registrado tiene su control en la mano y ninguno quedó prestado a la silla de al lado. El control va ligado a la unidad, no a la persona.Resultado: ____________________
- La instrucción se oyó en la última fila. Pídele a alguien del fondo que repita la pregunta. Si dudó, el problema es de sonido, no de controles, y se arregla antes del punto 1.Resultado: ____________________
- La pantalla se lee desde el fondo. Lo mide la propia pregunta de prueba: quien marcó «No» dice dónde está sentado. Se ajusta brillo, tamaño o posición antes de seguir; mientras tanto, el moderador lee cada resultado en voz alta.Resultado: ____________________
- La participación de la prueba se acerca al coeficiente registrado. En pantalla: porcentaje de coeficiente que marcó frente a porcentaje de coeficiente registrado (el quórum). Anota los dos. La diferencia son controles que no respondieron o personas que no marcaron.Resultado: ____________________
- La lista de unidades registradas que no marcaron. Pídele al operador que la lea, unidad por unidad y sin nombres en voz alta. Se ubica a cada persona: ¿no entendió, no tenía el control o el control no confirmó? Cada caso tiene su fila en la tabla del punto 4.Resultado: ____________________
- Apoderados y propietarios de varias unidades sumaron. Elige a una o dos personas que representen varias unidades y verifica con el operador que su marca de prueba entró con la suma de coeficientes (o con un control por unidad, si así se configuró el registro). Es el caso que más preguntas genera después.Resultado: ____________________
- Hora de apertura y hora de cierre en el reporte. La prueba deja las mismas dos horas que dejará cada punto real. Si aquí no aparecen, tampoco van a aparecer después.Resultado: ____________________
- El reporte de la prueba queda guardado como evidencia. Exportado o impreso, rotulado «VOTACIÓN DE PRUEBA · no es decisión», con hora, porcentaje que marcó y porcentaje registrado, en la carpeta de la asamblea junto a la lista de asistencia. Es la constancia de que todos supieron votar antes del primer punto.Resultado: ____________________
Lista elaborada por CLICK Logística de Asambleas (asambleas.click). Es criterio operativo, no exigencia legal: la Ley 675 fija que la asamblea sesiona con más de la mitad de los coeficientes (art. 45) y que el voto equivale al coeficiente del bien privado (art. 37); cómo se comprueba que todos saben usar el control lo decide cada administración con su operador.
El punto 4 es el que más vale. Si el quórum en pantalla dice 68,4 % y en la prueba marcó el 61,2 %, hay 7,2 puntos de coeficiente sentados en el salón que no presionaron nada, y eso se resuelve con la lista del punto 5 en un minuto. Si no lo miras ahora, lo vas a descubrir en el punto de las cuotas, cuando ya no es una prueba. Cómo se lee ese quórum que sube y baja durante el día está en el quórum se mueve durante la asamblea y el reporte lo sabe.
4. Si algo falla en la prueba: síntoma, causa, mesa técnica y moderador
Para eso es la prueba: para que falle aquí. Estos nueve casos son los que aparecen en cualquier salón de más de cien unidades, y todos tienen dos respuestas al tiempo: lo que hace la mesa técnica en el puesto de la persona y lo que dice quien modera por el micrófono, para que el resto del salón no se quede en silencio mirando. La tabla está escrita como la operamos nosotros; si tu operador es otro, sirve igual como lista de lo que debes poder pedirle.
SI ALGO FALLA EN LA VOTACIÓN DE PRUEBA · QUÉ HACE LA MESA TÉCNICA Y QUÉ DICE EL MODERADOR
Regla general: la prueba no decide nada y no cuenta como votación; el quórum ya está verificado con el registro (Ley 675, art. 45). Todo lo que falle aquí se arregla antes del punto 1.
| Lo que pasa | Causa probable | Qué hace la mesa técnica | Qué dice el moderador |
|---|---|---|---|
| La pantallita del control no confirmó el voto | Batería agotada, control golpeado, o la persona presionó otra tecla y no el número de la opción. | Cambia el control por uno de reserva y lo deja ligado a la misma unidad y coeficiente. Toma segundos. | «Quien no vio la confirmación en su control, mano arriba: el técnico va a su puesto y repetimos la prueba con usted.» |
| Presionó dos veces, o el número equivocado | Nervios de primera vez. | Nada que reparar: el sistema acepta un solo voto por control y por pregunta, así que no se duplica. Si la votación sigue abierta, el técnico le indica en el puesto si puede corregir y cómo. | «Si se equivocó, levante la mano antes de que cerremos. En la prueba no pasa nada; en los puntos reales, avise también antes del cierre.» |
| Marcó y «la pantalla no cambió» | Espera ver su voto en la pantalla grande, que solo muestra el resultado cuando se cierra la votación. | Confirma que la pantallita de su control sí marcó. | «Su confirmación es la pantallita de su control. La pantalla del salón muestra el total cuando cerramos.» |
| Marcó 2 en «¿ve bien la pantalla?» | Está lejos, hay reflejo o la letra es pequeña. | Ajusta brillo, tamaño de letra o posición de la pantalla. Si no alcanza, el moderador lee cada resultado en voz alta el resto de la asamblea. | «Gracias por decirlo. Además de la pantalla, voy a leer cada resultado en voz alta.» |
| La participación de la prueba quedó muy por debajo del coeficiente registrado | Varias personas no entendieron, no tenían el control en la mano o hubo controles sin respuesta. | Identifica con la administradora a las personas que no marcaron, las ubica y cambia los controles que no respondan. | «Vamos a repetirla una vez, sin pena: para eso es la prueba.» |
| Un apoderado con tres poderes recibió un solo control | Es lo esperado cuando el registro se configuró agrupado: un control que suma los coeficientes de sus unidades. | Le muestra en el reporte que su marca entró con la suma (o, si el registro se configuró uno por unidad, que marcó con cada uno). | «Si usted representa varias unidades, su control ya suma los coeficientes de todas y vota una vez por punto.» |
| Llegó después de la prueba | Se registra con la hora, como cualquier llegada tarde. | La mesa de registro le explica en veinte segundos: el número en el control, la confirmación en la pantallita, un voto por pregunta. Vota desde el punto que sigue. | Nada en el micrófono: la asamblea no se detiene por una llegada. |
| Quiere votar desde el celular | Confunde la presencial con la virtual o la híbrida, donde sí se vota en la plataforma. | Le entrega o le verifica su control. | «Hoy la asamblea es presencial y se vota con el control ligado a su unidad. El celular es para la asamblea virtual.» |
| Alguien pide que la prueba «quede en el acta» | Duda sobre qué vale y qué no. | Guarda el reporte de la prueba rotulado como prueba, con la hora. | «La prueba no decide nada y no cuenta como votación; el quórum ya está verificado. El secretario deja constancia de que se hizo y el reporte queda guardado.» |
Tabla elaborada por CLICK Logística de Asambleas (asambleas.click). Describe cómo operamos los controles y la mesa técnica; no es una norma. La Ley 675 fija el quórum (art. 45), el voto por coeficiente (art. 37) y lo que consta en el acta (art. 47: nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso); no regula la votación de prueba.
La fila que más se repite es la primera, y casi siempre es batería o una tecla equivocada; por eso el operador lleva controles de reserva y por eso el margen está calculado en por qué siempre con margen de reserva. La que más conversación genera es la del apoderado con varias unidades: el control que suma es lo normal cuando el registro se configuró agrupado, y esa decisión viene escrita desde la base de propietarios y coeficientes que se entrega antes, no se improvisa en la fila. Y si alguno de los puntos del día va a ser secreto (elección del consejo, por ejemplo), la prueba es un buen momento para anunciarlo: cómo se hace con control está en votación secreta con papeleta, control o plataforma.
5. Cómo se hace con nosotros (y qué pedirle a cualquier operador)
Si decides abrir la asamblea con la prueba y operamos tu asamblea, el guion lo lees con nuestro operador técnico al lado: él administra cada votación mientras tú diriges la reunión, y abre y cierra la de prueba en la línea que dice el guion. Los controles son inalámbricos, con antena receptora propia: la votación presencial no depende del wifi del salón ni del celular de nadie. El quórum va proyectado en pantalla en tiempo real, así que la comparación del punto 4 (coeficiente que marcó frente a coeficiente registrado) se hace mirando dos números que ya están ahí.
El sonido y la pantalla son parte de la prueba, no decoración: si la instrucción no se oye en la última fila, la prueba te lo dice en el punto 2 de la lista, y por eso el sonido que llevamos es tipo line array, para que el propietario del fondo escuche igual que el de la primera fila, y los resultados se proyectan en pantallas LED de alta resolución. Al cerrar cada votación queda un reporte por coeficiente y por unidad con la hora, y con los de las votaciones reales sale el acta el mismo día; pídele al operador que exporte también la de prueba, rotulada como prueba. Cómo se monta todo eso, del salón al registro, está en la logística integral de asambleas.
Si tu operador es otro, la votación de prueba es igual de tuya. Pídele tres cosas, por escrito, antes del día: que abra la pregunta de prueba cuando el moderador lo indique, que te lea la lista de unidades registradas que no marcaron, y que te entregue el reporte de la prueba con la hora, rotulado como prueba. Con eso, el guion y las dos hojas de este post funcionan con cualquier sistema que vote por coeficiente. Y si lo que quieres es que el operador sea el nuestro, la votación electrónica para asambleas en Bogotá incluye el registro digital, los controles, el quórum en pantalla y el reporte de cada votación: lo hemos hecho en más de 1.000 asambleas, con 1.800 controles propios.
6. Preguntas frecuentes
¿La votación de prueba al inicio de la asamblea es obligatoria por ley?
No. La Ley 675 de 2001 no menciona la votación de prueba ni regula cómo se vota mecánicamente: fija que la asamblea sesiona con más de la mitad de los coeficientes (artículo 45), que el voto de cada propietario equivale al coeficiente de su bien privado (artículo 37) y que en el acta constan los asistentes con su unidad, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso (artículo 47). La prueba es una práctica operativa: tres minutos para que todos aprendan a usar el control antes de la primera votación que sí cuenta. Nadie te la va a exigir; la haces porque después nadie puede decir que no supo votar.
¿La votación de prueba cuenta para el quórum o va en el acta como una decisión?
Ni lo uno ni lo otro. El quórum sale del registro de asistencia: la suma de coeficientes de las unidades registradas frente al total del conjunto, y ya está verificado antes de la prueba. La prueba no lo cambia ni lo reemplaza. Tampoco es una decisión, así que no va en el acta como votación; si el secretario quiere, deja una línea de constancia («se hizo una votación de prueba a las 8:41») y el reporte de la prueba se guarda en la carpeta de la asamblea, rotulado como prueba. Lo que sí va en el acta, punto por punto, son las votaciones reales con sus coeficientes.
¿En qué momento se hace: antes o después de elegir presidente y secretario?
Después de verificar el quórum en pantalla y antes de la primera votación real, que suele ser la elección de presidente y secretario o la aprobación del orden del día. La lee quien esté moderando en ese momento: la administradora, si todavía no hay presidente, o el presidente si ya lo eligieron a mano alzada. En una extraordinaria de un solo punto pesa todavía más, porque la única votación que cuenta llega a los pocos minutos y no hay margen para aprender sobre la marcha.
¿Qué pregunta se hace en la votación de prueba?
Una sin carga y, si se puede, útil. La que recomendamos es «¿Ve bien la pantalla desde su puesto? 1 = Sí, 2 = No», porque además de probar los controles te dice si alguien del fondo no lee los resultados. Otra liviana: «¿Prefiere el refrigerio a las 10 o a las 11?». Evita preguntas sobre obras, cuotas, personas o cualquier punto del orden del día: alguien la tomará como un sondeo y la prueba deja de ser prueba.
¿Qué pasa si a alguien no le funcionó el control en la prueba?
Es justo lo que la prueba busca encontrar. Quien no vio la confirmación en la pantallita levanta la mano, la mesa técnica va a su puesto y cambia el control por uno de reserva, ligado a la misma unidad y al mismo coeficiente; se repite la pregunta para esa persona y listo. Por eso el operador lleva controles de reserva y por eso la prueba se hace antes del primer punto y no en medio de la aprobación del presupuesto.
¿Y si un propietario llega después de la votación de prueba?
Pasa por la mesa de registro como cualquier llegada tarde: se registra con la hora, recibe su control y el quórum sube desde ese minuto. En la mesa le explican en veinte segundos lo que el resto oyó en tres minutos: que presione el número de la opción, que la pantallita le confirma el voto y que se acepta un solo voto por control y por pregunta. Vota los puntos que siguen; los ya votados quedan como quedaron. La asamblea no se detiene ni se repite la prueba por una llegada.
¿Quieres que en tu próxima asamblea nadie tenga que preguntar cómo se vota?
Cuéntanos cuántas unidades tiene tu conjunto, la fecha tentativa y si es presencial, virtual o híbrida, y te decimos cómo la operamos: controles ligados a cada unidad y su coeficiente, quórum en pantalla, operador técnico al lado tuyo y el reporte de cada votación para el acta. Más de 1.000 asambleas y 1.800 controles nos respaldan. Tú lees el guion y te llevas los aplausos; nosotros nos encargamos de que cada control responda.
Conclusión
La votación de prueba son tres minutos entre el quórum verificado y el punto 1: una pregunta sin carga, los controles en la mano, el resultado en coeficientes y la mano arriba de quien no vio la confirmación. No cuenta ni decide nada; deja un reporte con hora que dice que todos supieron votar antes de la primera decisión, y deja resueltas antes de tiempo las fallas que, sin prueba, aparecen en el punto de las cuotas.
Copia el guion, la hoja de verificaciones y la tabla, y pídele a tu operador las tres cosas del punto 5. Y si quieres que ese operador sea el nuestro, con el sistema de votación electrónica completo, escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click con las unidades, la fecha tentativa y la modalidad.
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De la prueba a los controles, al instructivo y al cronograma del día.
¿Lo hablamos? WhatsApp 315 995 3357 · comercial@asambleas.click