¿Con cuánto tiempo se convoca la asamblea extraordinaria?

Vas a convocar una asamblea extraordinaria y alguien —un miembro del consejo, un colega, hasta un abogado apurado— te suelta con toda seguridad: "tranquila, con 5 días basta". Ese dato tan repetido es falso para propiedad horizontal, y tener claro el correcto te ahorra la discusión el día de la reunión. En esta guía te explicamos de dónde salió el mito, cuál es el plazo que de verdad manda, y cómo dejar tu convocatoria en regla de principio a fin.

1. Por qué "5 días" es falso

El plazo de los "5 días" existe, pero no en la ley que rige tu conjunto. Viene del derecho societario —el Código de Comercio, que regula las asambleas de accionistas de las sociedades—. Ese es otro mundo: sociedades anónimas, S.A.S., empresas.

Tu propiedad horizontal no es una sociedad comercial. Se rige por la Ley 675 de 2001, que es un régimen especial con sus propias reglas de convocatoria, quórum y mayorías: las que rigen cualquier asamblea de propiedad horizontal. Y una regla básica del derecho: cuando existe una norma especial para tu caso, no puedes "prestarte" plazos de otra ley por analogía porque suenan razonables. El famoso "con 5 días" es justamente eso: una regla ajena, aplicada a un caso que no le corresponde.

2. La respuesta correcta: qué dice la Ley 675 (y tu reglamento)

Aquí viene lo que casi nadie explica bien. La Ley 675 no fija un plazo de antelación para la asamblea extraordinaria. Los famosos 15 días calendario del artículo 39 son solo para la asamblea ordinaria —la de una vez al año—. Para la extraordinaria, el artículo no pone un número.

¿Entonces con cuánto se convoca? Manda tu reglamento de propiedad horizontal. Ese es el primer lugar donde debes mirar: muchos reglamentos fijan expresamente la antelación de las extraordinarias. Si el tuyo lo dice, ese es el plazo obligatorio para ti.

Traducido a lo práctico, tu orden de prioridad es:

• Primero: ¿qué dice tu reglamento sobre la antelación de la extraordinaria? Si trae un plazo, ese manda.
• Si el reglamento no dice nada: no hay un número fijo. Convoca con la mayor antelación que la urgencia permita y deja constancia escrita del motivo urgente. Los 15 días son la recomendación prudente de Minvivienda para blindarte, no una obligación.
• Cuidado con el extremo: una convocatoria de último minuto (el mismo día, unas horas) que impida a la gente informarse y participar te expone a que impugnen y anulen lo decidido.
• Nunca: asumir "5 días" porque alguien lo dijo. Ese número no vive en la Ley 675.

3. Quién puede convocar a la extraordinaria

El plazo es la mitad de la historia; la otra mitad es quién firma la convocatoria. Si convoca alguien que no está facultado, la asamblea nace viciada. Según el artículo 39 de la Ley 675, pueden convocar a extraordinaria:

Esta lista es la de la propiedad horizontal. Si también te toca la asamblea de un fondo de empleados, una cooperativa o una sociedad, quién convoca y quién puede pedir la extraordinaria cambian: lo explicamos en asamblea ordinaria y extraordinaria en fondos, cooperativas y sociedades.

4. Qué se revisa de una convocatoria (y cómo la dejas en regla)

Este es el punto que le da sentido a todo lo anterior. La convocatoria es lo primero que se mira cuando alguien pide revisar una decisión: es una de las causales más frecuentes de impugnación (art. 49), y por eso dejarla impecable es lo que le da firmeza a todo lo que se apruebe ese día.

Según el artículo 49 de la Ley 675, pueden impugnar las decisiones de la asamblea el administrador, el revisor fiscal o los propietarios. Estos son los dos datos que conviene tener claros:

• Ante quién: ante un juez civil (no ante Minvivienda).
• Cuánto tiempo tienen: 2 meses desde la fecha del acto —y desde la inscripción, si el acuerdo está sujeto a registro—. Es un plazo de caducidad (artículo 382 del Código General del Proceso): cumplido ese término se cierra la vía de impugnación del artículo 49.

Estas cuatro son las que más se revisan en una extraordinaria. Repásalas antes de enviar la convocatoria y las dejas cerradas de entrada:

5. El temario también cuenta (no es solo el plazo)

Ya que hablamos de blindar la asamblea, hay un detalle de la extraordinaria que muchos administradores no tienen presente: la extraordinaria solo puede decidir los temas del orden del día de la convocatoria (artículo 39, parágrafo 1º). Nada más.

Eso significa que en una extraordinaria no existe el punto de "proposiciones y varios" — ese es propio de la asamblea ordinaria. Si en plena reunión alguien propone decidir un tema que no estaba convocado y la asamblea lo vota, esa decisión nace con nulidad por vicio de procedimiento. Por eso el orden del día se cierra desde la convocatoria: lo que no está anunciado se lleva a la siguiente asamblea.

6. Checklist de convocatoria extraordinaria correcta

Antes de enviar la convocatoria, repasa esta lista. Si marcas las seis, tu convocatoria queda en regla — y si prefieres no hacer las cuentas de fechas a mano, están resueltas en nuestras herramientas gratuitas para administradoras:

Un séptimo detalle que no es de la ley pero te salva la reunión: la extraordinaria suele convocarse con menos aviso que la ordinaria, y ahí es donde falta gente. Manda en el mismo correo el modelo de poder para asamblea de copropietarios: quien no alcance a organizarse delega, y su coeficiente sigue contando para el quórum. Es la diferencia entre abrir la sesión y tener que citar de nuevo.

Si te queda la duda de quién puede recibir ese poder o cuántos puede llevar una misma persona —tu reglamento suele fijar el tope—, lo desglosamos en la guía del poder para asamblea de copropietarios.

Y hay una segunda vía para llenar el salón, que además suele traer más gente que el poder: montar la extraordinaria en modalidad híbrida, con el salón abierto y una conexión en paralelo para quien no alcance a llegar. Eso sí, la híbrida es para la asistencia: la antelación del aviso la sigue mandando tu reglamento. Así se arma una asamblea extraordinaria híbrida en Bogotá, con los coeficientes del salón y los remotos sumando al mismo quórum.

Y si la tuya va a ser virtual, la antelación es apenas el primer tramo: aquí está qué va después de la convocatoria, tramo por tramo, hasta el acta comunicada.

Un apunte técnico que se agradece a mitad de reunión: el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 pide dejar constancia en el acta de que el quórum se mantuvo durante toda la sesión —no solo al pasar lista— y verificar la identidad de quienes participan a distancia. Antes de escoger dónde la haces, mira qué debe tener la plataforma donde se hace la asamblea virtual.

7. Preguntas frecuentes