Cómo hacer una asamblea virtual paso a paso: la ruta completa, de la convocatoria al acta

Estamos en plena temporada de asambleas extraordinarias: las ordinarias de 2026 ya pasaron, y de abril a noviembre lo que se mueve son las reuniones para aprobar una obra, un presupuesto adicional o un cambio que no da espera. Muchas se están haciendo virtuales, y ahí aparece la pregunta que motivó este artículo: no si se puede —eso está resuelto—, sino cómo se hace, en qué orden y quién hace cada cosa. Abajo está la ruta completa, con los tramos marcados en días, desde la primera decisión hasta el acta comunicada. Si lo que buscas es el marco legal —los requisitos de validez y el quórum de la asamblea virtual— está en su propio artículo; si estás todavía un paso antes, decidiendo modalidad, te sirve más la comparación entre virtual, presencial e híbrida; y si lo que necesitas es el panorama de la asamblea en general —órganos, funciones, tipos—, ese es el terreno de la guía completa de la asamblea de propiedad horizontal.

La ruta en 60 segundos

Antes de las explicaciones, la lista. Esta es la asamblea completa en once movimientos: para imprimir, pegar en el tablero o copiar al calendario. Los días son referencia —ajústalos a tu fecha y al plazo que fije tu reglamento— y cada tramo enlaza al detalle, por si quieres ir directo a uno.

¿Prefieres las dudas sueltas? Están al final, en las preguntas frecuentes.

1. Día −35 · Las tres decisiones que definen todo lo demás

Antes de escribir una sola línea de la convocatoria hay tres preguntas por resolver, porque cada una condiciona el resto del cronograma.

Decisión 1 · ¿Virtual pura, mixta o presencial?

En una línea: la virtual pura es la que mejor quórum consigue, la mixta cuesta más montaje pero destraba algo que la virtual no puede hacer y la presencial sigue siendo razonable en conjuntos pequeños. El artículo dedicado a elegir modalidad según el tipo de conjunto lo desarrolla con casos. Aquí seguimos, porque quien manda sobre esta decisión es la siguiente.

Decisión 2 · ¿Qué puntos van al orden del día? (el filtro que casi nadie aplica primero)

Este es el paso que ordena todo el proyecto. Revisa punto por punto y pregúntate: ¿alguno exige la mayoría calificada del 70%? El artículo 46 de la Ley 675 de 2001 enumera diez casos taxativos —reforma del reglamento o de los estatutos, expensas comunes distintas de las necesarias, desafectación de un bien común no esencial, asignar un bien común al uso exclusivo de un privado…—, y su parágrafo dispone que esas decisiones "no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley".

Y aquí va el detalle que más veces se pasa por alto, porque poca gente lee ese parágrafo completo. El parágrafo 1º del artículo 39 no habla solo de la extraordinaria: dice, literalmente, que "tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este". Es decir: tu asamblea virtual queda amarrada al orden del día aunque sea la ordinaria. Nada de "proposiciones y varios" para meter temas de última hora. Escribe el temario con la precisión con que lo escribirías si supieras que alguien lo va a leer con lupa —porque probablemente alguien lo hará— y evita fórmulas vagas del tipo "situación de la copropiedad".

Decisión 3 · ¿Quién opera la reunión?

La más subestimada. Una asamblea virtual tiene cuatro trabajos simultáneos: moderar, registrar quién entra y sale asociándolo a su inmueble, abrir, cerrar y contar cada votación en coeficientes y atender por otro canal a quien no logra conectarse. Quien intenta hacer los cuatro termina haciendo mal los cuatro, y encima no puede concentrarse en lo único que de verdad le corresponde: conducir la reunión. Reparte esos roles con nombre propio desde ahora y déjalo por escrito.

2. Día −30 · El orden del día, el reglamento y el criterio de votación

Con el temario cerrado, quedan dos tareas de escritorio que valen su peso en oro y que casi nadie hace en este momento sino a las carreras, tres días antes.

La primera: abre el reglamento de propiedad horizontal de tu copropiedad y busca tres cosas concretas. Uno, qué dice sobre la antelación de la convocatoria a extraordinaria. Dos, qué dice sobre poderes: si exige alguna forma, si pone un tope de poderes por persona, si el apoderado debe ser propietario. Tres, si dice algo sobre voz y voto del propietario en mora. Las tres son preguntas cuya respuesta está en tu reglamento, no en la ley, y las tres se convierten en discusión el día de la asamblea si nadie las miró antes.

La segunda: fija, punto por punto, cómo se va a votar. Y aquí hay un matiz que en conjuntos de vivienda cambia resultados y que conviene tener resuelto por escrito. La Corte Constitucional, en la sentencia C-522 de 2002, declaró condicionalmente exequible el párrafo 2º del artículo 37 —el que hace equivaler el voto al coeficiente; y es "párrafo", no "parágrafo", precisión que la propia Corte hizo en el Auto 180 de 2003—: ese criterio aplica, en inmuebles destinados a vivienda, solo a las decisiones de contenido económico. Las que no comprometen el patrimonio —mascotas, uso de ascensores y parques, horarios de trasteos, uso del salón comunal— se deciden con un voto por cada unidad privada. El quórum, en cambio, se sigue midiendo siempre en coeficientes. Está explicado con un ejemplo resuelto en cómo se cuentan los votos por coeficiente.

3. Día −20 · La convocatoria (que en virtual también enseña a conectarse)

Aquí hay dos temas distintos: cuándo se envía y qué dice. El primero depende de la clase de asamblea.

El caso de la extraordinaria tiene su propia letra pequeña —de dónde sale la "antelación razonable", por qué el famoso plazo de cinco días no aplica aquí— y lo desmenuzamos en con cuánto tiempo se convoca una asamblea extraordinaria. Si prefieres no hacer la cuenta a mano, nuestra calculadora de plazos de convocatoria te devuelve la fecha límite de envío.

Qué debe decir una convocatoria virtual que no dice una presencial

Lo de siempre sigue igual —quién convoca, fecha, hora, orden del día, y en la ordinaria la relación de propietarios que adeudan expensas—, desglosado en qué debe incluir la convocatoria a asamblea. Lo que la virtual añade es un bloque de instrucciones que no existe en la presencial, y que es la diferencia entre una sesión que arranca a las 7:00 y una que arranca a las 7:40:

• El enlace o número de sala, completo y también como texto para copiar: no todo el mundo abre bien un vínculo desde el correo.
• La hora de apertura de la sala, distinta de la de instalación. Si la asamblea instala a las 7:00 p. m., la sala abre a las 6:15.
• Qué se necesita: un celular, un computador o una tableta con internet, dicho sin tecnicismos.
• Cómo se acredita un poder antes de la reunión, con fecha límite y correo de destino.
• Cómo se va a votar, con el criterio por punto que fijaste en el paso anterior.
• A quién escribir si no logra entrar: un WhatsApp atendido, con nombre de la persona.

4. Día −15 · La base de inmuebles: el trabajo invisible que decide el día

Si hubiera que quedarse con un solo paso de todo este artículo, sería este. Una asamblea virtual se sostiene sobre una tabla, y esa tabla tiene que estar impecable antes, porque el día de la reunión no hay tiempo de arreglarla.

Ármala por inmueble, no por persona —quien tiene tres apartamentos suma tres filas y tres coeficientes—, con estas columnas: identificación del inmueble, nombre del propietario, coeficiente con todos los decimales que trae el reglamento, correo, celular y una casilla para el apoderado. Y después haz la comprobación que ahorra la mitad de los problemas:

La otra mitad del trabajo es depurar los datos de contacto, y es más lento de lo que parece: correos que rebotan, celulares viejos, apartamentos arrendados donde el propietario ni siquiera vive en la ciudad. Manda un mensaje de prueba a toda la lista —basta con "confírmame que te llegó"— y dedica los días siguientes a perseguir a los que no contestaron. En una presencial un correo rebotado es un asiento vacío; en una virtual, es un propietario que no supo cómo entrar.

5. Día −10 · Los poderes, que en virtual se recogen antes

En la presencial los poderes llegan a la mesa de registro el mismo día y se revisan a la carrera. En la virtual eso no funciona: no hay mesa donde recibirlos. Hay que recogerlos y acreditarlos antes, con fecha de corte, y cargarlos al registro para que el coeficiente de ese inmueble quede asociado a quien lo va a representar.

La representación está habilitada por el artículo 37, que dice que la asamblea la constituyen los propietarios "o sus representantes o delegados". Pero ese artículo no regula el poder: la forma del documento y el tope de poderes por persona salen del reglamento de tu copropiedad —que ya revisaste en el paso 2— y de las reglas del mandato del Código Civil. Quién otorga, quién recibe y qué debe decir el documento está en la guía del poder para asamblea de copropietarios.

6. Día −7 · La prueba técnica (el ensayo que nadie hace y todos necesitan)

Una semana antes, con la lista lista y los poderes empezando a llegar, toca el ensayo general. No es un lujo: es el paso que convierte una asamblea virtual en una asamblea tranquila. Y no consiste en que tú abras la plataforma y compruebes que funciona en tu computador. Consiste en esto:

7. Día −3 y día −1 · El recordatorio y el kit de conexión

La convocatoria ya se envió y ya cumplió su función legal. Lo que va ahora es otra cosa: un mensaje corto, operativo, pensado para que la gente entre. Va por el canal que la gente de verdad lee —normalmente WhatsApp y cartelera, con el correo de respaldo—, y cabe en pantalla sin hacer scroll:

El del día −1 es el mismo, más corto, a media mañana. Y una recomendación que suena menor y no lo es: pide que confirmen asistencia. No es un requisito legal, es inteligencia anticipada. Con las confirmaciones en la mano sumas el coeficiente probable y sabes, con 48 horas de margen, si vas a tener quórum o si te tocan diez llamadas.

8. Día D · La hora antes, la apertura y el quórum

T−60 minutos: la sala abierta y la mesa de registro

Abre la sala entre 45 y 60 minutos antes de la hora de instalación. Ese rato no es relleno: es la mesa de registro. A medida que entra cada persona, alguien —no quien va a moderar— confirma el inmueble que representa, verifica que sea quien dice ser —basta con cotejar nombre y unidad contra la base, o pedir la cédula por el canal de soporte en los casos dudosos—, lo marca y suma su coeficiente. Los apoderados ya deben venir cargados desde el paso 5, así que aquí solo se confirman. Mientras tanto, deja una diapositiva en pantalla con el orden del día y una línea de bienvenida; ayuda a que quien entra entienda de una vez que está en el lugar correcto.

La instalación: se lee un número, no un ambiente

A la hora fijada se verifica el quórum, y aquí está el punto donde más se equivoca la gente en virtual: el quórum no se mide en número de conectados, se mide en coeficientes. El artículo 45 dice que la asamblea sesionará con "un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad". Cuarenta ventanitas en pantalla pueden ser el 38% de la copropiedad, y veinticinco pueden ser el 61%. Lo único que responde la pregunta es la suma.

Anúncialo con la cifra exacta —"se instala la asamblea con 47 inmuebles que representan el 58,20% de los coeficientes"—: esa frase es la primera línea del acta, y decirla transmite justo lo que quieres transmitir. Después:

• Elección de presidente y secretario de la asamblea —conducen y llevan la constancia de la sesión— y, si la asamblea decide encargarla, de las personas que verificarán la redacción del acta. Ojo: en una reunión no presencial el acta no la firman ellos sino el representante legal (art. 44); la diferencia está en el paso 10.
• Lectura y aprobación del orden del día, recordando que en una reunión no presencial no se agregan puntos (art. 39, par. 1º).
• Las reglas de la reunión, en un minuto: micrófonos apagados salvo al intervenir, cómo se pide la palabra, tiempo por intervención, cómo se vota y qué se hace si alguien se cae de la sesión.

9. Día D · El guion de las votaciones, punto por punto

Cada punto de fondo se recorre igual, siempre en el mismo orden. La repetición no aburre: tranquiliza, porque al tercer punto todo el mundo ya sabe qué va a pasar.

Dos precisiones que valen la pena. Una: lee la base antes de cada votación, no solo al instalar, porque en virtual la gente entra y sale con una facilidad que no existe en el salón y la mayoría ordinaria se calcula sobre los coeficientes representados en la respectiva sesión. Dos: las abstenciones no son neutras —no se suman al "a favor" ni al "en contra", pero sí están en la base, así que suben el listón—. Decirlo antes de un punto apretado es de las cosas más útiles que puede hacer quien preside.

Y un apunte por si alguien te lo discute: el artículo 42 admite la comunicación simultánea —la asamblea virtual tal como la conocemos— o sucesiva, y es solo para esta última ("en este último caso") que exige que la sucesión sea inmediata y que dé fe el revisor fiscal. Nadie debería decirte que toda asamblea virtual necesita revisor fiscal.

10. Día +1 a +10 · El acta, que en la virtual tiene reglas propias

Un detalle que se pasa por alto y se nota: el acta de una reunión no presencial no sigue el mismo régimen que la de una presencial.

Dos precisiones sobre ese plazo, porque circulan las dos versiones: la norma dice "diez (10) días" a secas —no dice hábiles ni calendario—, y el conteo arranca desde el día "en que se concluyó el acuerdo", no desde que terminaste de redactar.

La frase del artículo 44 que asusta, y cómo se lee de verdad

El artículo 44 abre advirtiendo que "las decisiones adoptadas serán ineficaces cuando alguno de los propietarios no participe en la comunicación simultánea o sucesiva". Leída al pie de la letra parecería exigir que participe el 100% de los propietarios, cosa que en un conjunto de 200 unidades no pasa nunca, y por esa lectura hay copropiedades que descartaron la virtual sin necesidad. No es la lectura de la autoridad del sector: el Ministerio de Vivienda ha sostenido —radicados 2024EE0040900, 2024EE0008335 y 2022EE0017795— que no se requiere la participación del 100% de los copropietarios, sino atenerse al quórum, de modo que ese "alguno" son quienes están participando. La ineficacia castiga que a un propietario conectado lo dejen por fuera de la deliberación o del voto, no que otro haya decidido no asistir.

¿Y la mixta? El régimen que hay que cumplir es el más exigente

La palabra mixta no aparece en la Ley 675. La única norma colombiana que la define es el Decreto 398 de 2020, y conviene ver exactamente qué dice y qué no, porque aquí se exagera mucho en las dos direcciones. Son dos piezas. La primera es el parágrafo del artículo 2.2.1.16.1 que ese decreto añadió al Decreto Único 1074 de 2015: "Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas, entendiéndose por ellas las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva". La segunda es el artículo 3º, titulado "Aplicación extensiva": "Todas las personas jurídicas, sin excepción, estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del Presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados".

El puente entre ambas —que una copropiedad es persona jurídica, que por el artículo 3º puede aplicar esas reglas y que el parágrafo las extiende a las mixtas— es una lectura razonable, no una frase del decreto. Y hay un argumento serio en contra que preferimos ponerte sobre la mesa a que te lo pongan en la asamblea: ese capítulo se titula "Reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas generales de accionistas o juntas directivas", opera sobre el artículo 19 de la Ley 222 de 1995 y habla de socios y junta directiva, no de copropietarios; además es norma reglamentaria general frente a una ley especial. Punto discutido, sin jurisprudencia que lo cierre.

De ahí la recomendación práctica, que no depende de quién gane esa discusión: cuando hay salón y pantalla a la vez, lo prudente no es escoger el régimen más cómodo sino cumplir el más exigente —el plazo corto y las firmas de presidente y secretario además de la del representante legal—, y hacer de todos modos las dos cosas que ese artículo 2.2.1.16.1 le pide al representante legal, porque son sensatas venga de donde venga: dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión y verificar la identidad de los participantes virtuales. No hace imposible una discusión —nada la hace imposible—, pero la deja mucho más difícil de sostener.

11. Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una asamblea virtual