Montaje del salón para la asamblea de copropietarios: el plano por tamaño y la lista de requisitos del salón

La convocatoria ya dice fecha y hora. Falta la palabra que más trabajo da: el lugar. El montaje del salón para la asamblea de copropietarios decide, antes del primer punto, si la gente encuentra silla, si la última fila lee las cifras del presupuesto y si el registro termina a tiempo para instalar con quórum.

Lo escribimos para la administradora que tiene que escoger el sitio y llamar al que lo administra, venga la logística para asambleas contratada o la arme ella con lo que hay. Trae tres formatos para copiar: la lista de requisitos que le mandas al salón, el plano de montaje según el tamaño del conjunto y el checklist del día, contado hacia atrás desde la hora de la convocatoria.

1. Dónde hacer la asamblea: salón comunal, colegio, iglesia, auditorio u hotel

Primero lo que dice la ley, que es poco y ayuda. La Ley 675 de 2001 no dice dónde debe hacerse la asamblea. Lo único que fija sobre el lugar es para la reunión por derecho propio (artículo 40), la que ocurre si nadie convocó: en el lugar y hora que indique el reglamento o, si calla, en las instalaciones del edificio o conjunto a las 8 p. m. Para la asamblea convocada, manda tu reglamento si señala un sitio; si no, lo escoges tú con un criterio simple: donde quepa la gente sentada y se oiga. Y va con dirección exacta en la convocatoria, que en la ordinaria sale con no menos de quince días calendario de antelación (artículo 39): el salón se confirma antes de mandar la citación, no después.

En Bogotá y la sabana se usan cinco tipos de sitio, cada uno con su ventaja y su pero:

• Salón comunal del conjunto. Gratis, la gente llega caminando y el registro cabe en el pasillo. El pero: en conjuntos de más de 120 unidades casi nunca cabe todo el mundo sentado, el techo bajo hace rebotar el sonido y las columnas tapan la pantalla. Funciona hasta unas 80 o 100 personas.
• Parqueadero cubierto o zona de BBQ techada. Cabe todo el mundo. El pero: piso duro y eco, luz de día que lava la imagen de un proyector, y hay que cerrarlo a los carros desde la víspera.
• Colegio del barrio (aula múltiple o coliseo). Sillas, tarima y baños ya están, y se presta o alquila un sábado. El pero: el coliseo tiene eco largo (sonido por zonas) y la energía suele estar lejos de la tarima.
• Salón parroquial. Buen aforo y, muchas veces, buena acústica. El pero: el domingo en la mañana está ocupado y hay reglas de ruido y hora de cierre.
• Auditorio de universidad, caja de compensación u hotel. Sillas fijas, pantalla y sonido propios, acceso de carga, internet. El pero: cuesta, tiene hora de salida estricta y el sonido «incluido» a veces es un proyector viejo y un micrófono de atril.

Si el sitio cuesta, es un rubro: en cuánto presupuestar para la asamblea de 2027 está el alquiler del salón entre las partidas que se olvidan, y septiembre es el mes para dejarlo escrito antes de que el consejo cierre el borrador. Escoger el sitio es una de las tareas que la ley no le asigna a nadie por su nombre, como explicamos en quién organiza la asamblea de copropietarios; en la práctica la propone la administradora y la respalda el consejo. La fecha límite para convocar la saca la calculadora de plazos de convocatoria.

2. Cuántas sillas y cuánto salón: la cuenta del aforo

El error más común es contar sillas por unidades: 200 apartamentos, 200 sillas. Sobran sillas, falta salón y la mesa de registro termina encima de las últimas filas. Se calcula al revés, desde la gente que de verdad viene.

Dos ejemplos con los mismos números del cronograma del día de la asamblea: 80 unidades que esperan unos 60 asistentes necesitan unas 70 sillas y 70 a 80 m² más el frente; el salón comunal típico da. 320 unidades que esperan 220 asistentes necesitan unas 250 sillas y cerca de 250 m² solo en sillas: eso ya es parqueadero cubierto, coliseo o auditorio, y se decide en septiembre, no la semana de la convocatoria.

Sobre el lugar de cada silla: filas de 10 a 12 entre pasillo y pasillo (más largas, la gente no sale a pedir el micrófono), pasillos por los que pasen dos personas y que lleguen hasta la mesa directiva, y la primera fila a 3 m de la pantalla, no pegada. Diez sillas plegadas en reserva junto al registro cuestan menos que veinte personas de pie durante el informe.

Los poderes cambian el registro más que el aforo: su mesa es el trámite más lento del día y se descongestiona sola si llegan bien hechos; por eso el generador de poderes para asamblea es gratis y se manda con la convocatoria. Que un propietario pueda hacerse representar sale del artículo 37: la asamblea la constituyen los propietarios o sus representantes o delegados.

3. Lista de requisitos del salón, para copiar y enviar

Esto es lo que le mandas por correo o WhatsApp al administrador del salón comunal, al colegio o al proveedor externo, con tus datos en los corchetes, para que responda punto por punto y quede por escrito. Si contratas la logística, el proveedor verifica estos puntos en la visita previa; si la armas tú, esta lista es la visita.

4. El plano de montaje: qué va dónde y por qué

Antes de los planos, la lógica que los sostiene, elemento por elemento, para que puedas adaptar cualquiera al salón raro que te tocó.

La mesa de registro: en la puerta y, si se puede, afuera

Va donde la fila no moleste: vestíbulo, pasillo o carpa de la entrada, de modo que quien ya se registró entre y quien no, espere afuera. Con una sola mesa, alfabético por apellido; con dos o más, por torre si tu base está así y la gente sabe su torre, o por rangos de apellido (A–G, H–O, P–Z) si es una sola torre. Siempre una mesa aparte de poderes, el trámite más lento. Cuántas mesas necesitas lo da la cuenta del cronograma del día, y lo que se firma ahí es la lista de asistencia con nombre, unidad y coeficiente, que es lo que después pide el acta (artículo 47).

La pantalla: que la última fila lea cifras

Va centrada al frente (o a un lado de la mesa directiva si el frente es angosto) y se calcula por la distancia a la última fila. La regla práctica de la industria audiovisual: el alto de la imagen es, como mínimo, esa distancia dividida entre 6 cuando hay que leer cifras, y entre 4 si se proyectan tablas con letra pequeña (entre 8 solo sirve para ver video). En números: un televisor de 75 pulgadas mide unos 93 cm de alto y sirve para leer un presupuesto hasta unos 5,5 m; la última fila a 12 m pide 2 m de alto; a 15 m, 2,5 m, y eso ya es pantalla LED, que se ve con las luces prendidas, o un proyector potente en un salón que se pueda oscurecer. La base de la pantalla va por encima de las cabezas de la primera fila, o la fila 8 ve nucas.

El sonido: al frente, delante de los micrófonos

Las cabinas o el line array van a los lados de la pantalla y adelante del plano de los micrófonos de la mesa directiva: un parlante al lado o detrás de un micrófono es el chillido. En salones largos o con piso duro se suma un par de apoyo a mitad de sala. Cuántos puntos y cuántos micrófonos según tu salón, y cómo se evita el acople, ya está en sonido para asambleas: cuántos micrófonos y parlantes según tu salón; aquí solo importa dónde van. Los micrófonos de mano tienen un costado asignado y una persona que los lleva; nunca viajan de mano en mano por la fila.

La mesa directiva: de frente al salón y con la pantalla a la vista

Presidencia y secretaría se sientan juntas, al frente, mirando al público, con la pantalla a un costado para verla sin girarse, o con un monitor de retorno sobre la mesa. Dos micrófonos de solapa o de mesa, agua, la convocatoria impresa, el reglamento y el listado de mora. La administradora no preside; su silla queda cerca de la mesa técnica y de la puerta, desde donde resuelve.

El punto del operador: junto al frente, con vista al salón

Es la mesa técnica: consola, computador de la presentación, receptores de los micrófonos y, si hay votación electrónica, la base de los controles y el operador que abre y cierra cada votación. Va a un costado del frente, con vista al salón y a la mesa directiva, cerca de la energía y lejos de la fila. Con votación electrónica para asambleas ese punto proyecta el quórum por coeficiente en tiempo real con los datos que le manda el registro desde la entrada; por eso las dos mesas hablan por radio o celular toda la mañana. Cuántos controles se reparten cuando hay poderes está en cuántos controles de votación necesito para mi asamblea.

5. Plano por tamaño: 80, 150 a 250 y 300 o más unidades

Tres esquemas para tres tamaños. El dibujo es un esquema en texto (se copia y se pega en el correo al proveedor); la tabla dice qué va dónde y cuántos. Las cantidades salen de las reglas de los puntos 2 y 4 y de la tabla del post de sonido; ajústalas a tu asistencia real.

PUERTA ─ [REG alfabético] [POD]     (en el pasillo, afuera)

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│ [ADM]                                           │

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│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   pasillo              │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   central              │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪                        │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ← fila 1 (a 3 m)     │

│                                                 │

│ [SON]   [DIR ● ●]   [PANT TV 75"]   [SON] [TEC] │

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VESTÍBULO ─ [REG torre 1-2] [REG torre 3-4] [REG torre 5+] [POD]

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│ [ADM]                                                         │

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│ [SON apoyo]                              [SON apoyo]          │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪                     │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   MIC ↕             │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪                     │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ← fila 1          │

│                                                               │

│ [SON]  [DIR ● ● + retorno]  [PANT LED]  [SON]  [TEC]          │

└───────────────────────────────────────────────────────────────┘

ACCESO ─ [REG t.1-3] [REG t.4-6] [REG t.7-9] [REG t.10+] [POD] [registro digital]

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│ [ADM]                                              [CAM 2]     │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ← fila 8 (última)  │

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│ [SON apoyo]                                   [SON apoyo]      │

│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   MIC ↕              │

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│  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪  ▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪▪   ← fila 1           │

│                                                                │

│ [LINE ARRAY]  [DIR ● ● ● + retorno]  [PANT LED]  [LINE ARRAY]  │

│ [CAM 1 ptz]            [TEC votación]  [TEC transmisión + red] │

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6. Si la asamblea es híbrida: cámara, internet y el segundo público

La híbrida no es «la presencial más un Zoom»: son dos públicos que ven y oyen lo mismo al mismo tiempo y votan en el mismo conteo. En el salón eso son tres cosas que el montaje presencial no tiene. Internet por cable hasta la mesa técnica, porque el wifi del salón se comparte con doscientos celulares en cuanto la gente se sienta; se pide la velocidad de subida, no la de bajada, y se lleva internet propio de respaldo. Una cámara con vista limpia a la mesa directiva y otra al público, sin una ventana detrás que deje a la presidencia en sombra, y el sonido de la transmisión tomado de la consola, no del micrófono de la cámara. Y un moderador del frente virtual en la mesa directiva, que lee las preguntas de quien está en casa cuando le toca el turno.

Un dato del orden del día que cambia el plano: las decisiones que exigen el 70 % de los coeficientes no pueden tomarse en reuniones no presenciales (parágrafo del artículo 46). En una híbrida, Minvivienda entiende (conceptos 2022EE0017795 y 2024EE0008335, orientadores y no vinculantes) que se votan con propietarios que sumen ese 70 % presentes en el salón; así que el aforo de una asamblea con reforma de reglamento se calcula para que quepan sentados los que suman ese 70 %, no «los que vengan». Lo que la plataforma hace por ti (registro por inmueble con identidad verificada, quórum de los dos frentes en la misma pantalla, votación por coeficiente que suma presenciales y conectados) y los requisitos legales de la modalidad están en asambleas virtuales e híbridas en Bogotá, con las más de 150 que hemos operado en nuestra plataforma sin una falla técnica.

7. Checklist del día del montaje, hora por hora

Se cuenta hacia atrás desde la hora de la convocatoria (H), que es la de instalación, no la de apertura del registro; el registro abre antes, y cuánto antes lo dice la cuenta del cronograma (aquí, H − 1:00 para un conjunto mediano). La llegada del equipo cambia por tamaño: H − 2:00 en el plano A, H − 3:00 en el B, H − 4:00 en el C. La última columna es la que importa: «listo» es algo que se puede ver o tocar, no algo que alguien dijo.

Si esta lista te suena a un sábado entero antes del trabajo de verdad, es porque lo es; por eso existe la logística integral de asambleas: alguien más monta, prueba y opera, y tú llegas a revisar los diez puntos, no a hacer las catorce filas.

8. Cómo lo montamos nosotros

Preferimos mostrarlo que contarlo. La foto es la mesa técnica de una asamblea real en un salón comunal, antes de abrir: el monitor con las cámaras y la presentación, la consola, los receptores de los micrófonos inalámbricos, dos de mano listos y las sillas tipo auditorio contadas detrás. Es el punto del operador del punto 4, en su sitio: a un costado del frente, con vista a todo el salón.

Lo que va en cada plano es lo que llevamos: pantalla LED a la medida del salón, que se ve con las luces prendidas; sonido tipo line array o cabinas con apoyo por zonas, calculado para la última fila; micrófonos inalámbricos de solapa y de mano, con una persona por costado; cámaras 4K con movimiento remoto y switcher cuando es híbrida; registro con quórum por coeficiente en pantalla en tiempo real y controles configurados con el coeficiente de cada inmueble. Revisamos el salón antes del día (en la precoordinación, con tus fotos y medidas, o en sitio cuando el montaje lo pide), llegamos con la ventana del checklist, probamos con el salón vacío y desmontamos al cierre. Más de 1.000 asambleas montadas así, en salones comunales de tercer piso sin ascensor y en auditorios con acceso a nivel: el plano cambia, el criterio no.

Si solo necesitas la pantalla, el sonido o la cámara porque el registro y la operación los tienes resueltos, existe el alquiler de equipos para asambleas a la carta, con transporte, montaje, pruebas y técnico en sitio. Y si vas a pedir cotización a varios, en cotizar la logística de la asamblea 2027 están los doce datos que debe llevar tu solicitud; el sitio y su acceso de carga son dos de ellos, y ya los tienes en la lista del punto 3.

9. Preguntas frecuentes