Cómo elegir empresa de logística para asambleas en Bogotá: 10 preguntas antes de contratar

Aquí no vas a encontrar un ranking, y es a propósito: cualquier lista armada por una de las empresas del sector —incluida la nuestra— es juez y parte. Lo que sí te sirve son siete datos que un proveedor serio puede mostrarte y que tú puedes comprobar sin depender de su palabra. Con ellos armas la lista corta; después, las diez preguntas de más abajo deciden entre los finalistas.

Para que nos midas con la misma vara, nuestros siete datos están publicados: la trayectoria, el NIT y la sede en la página de la empresa, y los valores por tamaño de copropiedad con sus condiciones en nuestros precios de logística para asambleas. Pídele lo mismo a cada proveedor que estés mirando.

En una asamblea de propiedad horizontal, una empresa especializada se encarga del operativo: registro de asistencia y poderes, quórum por coeficiente en vivo, votación electrónica con controles físicos o en plataforma, sonido y proyección, plataforma para asambleas virtuales e híbridas, personal técnico en sitio y, al cierre, los reportes de cada votación y los insumos o el borrador del acta. Algunas suman lo que rodea la jornada, como carpas o estación de café para asambleas en zonas abiertas.

Vale la pena detenerse en la otra mitad, porque el malentendido más común de todos es creer que contratar la asamblea del conjunto es «delegarla». No es así, y en realidad es una buena noticia: las decisiones y las firmas siguen siendo tuyas y del conjunto. Lo que se contrata es el operativo, que es justo la parte que consume el tiempo y produce el estrés. Esta es la frontera resumida —el reparto completo entre administración, asamblea y consejo lo tenemos tarea por tarea en quién organiza la asamblea de copropietarios—:

Ese último renglón es el que más conviene tener claro antes de firmar nada. El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 deja el acta de la asamblea presencial en manos del presidente y el secretario de la reunión, con un plazo de veinte días hábiles para que quede a disposición de los propietarios. Ningún proveedor reemplaza esa firma. Lo que sí puede —y es enorme— es entregarte el borrador con los resultados de cada punto ya consolidados.

El proveedor monta el escenario y mide los votos; tú diriges la función. El alcance completo de un operativo de este tipo está desglosado en nuestra página de logística de asambleas.

Con la lista corta hecha, estas diez preguntas separan una cotización comparable de una adivinanza. Están en orden de cuánto suelen doler cuando se pasan por alto. Cada una viene formulada tal como conviene hacerla y con lo que es buena señal escuchar.

1. Modalidad y, si es virtual o híbrida, con qué plataforma exactamente

Pregúntale: «¿Operan presencial, virtual e híbrida? Si es virtual o híbrida, ¿en qué plataforma, y el quórum y los votos se cuentan dentro de esa misma pantalla o en un formulario aparte?».

Buena señal: que te nombren la plataforma y te digan sin rodeos si el conteo vive adentro. La diferencia es práctica: una videollamada a secas transmite la reunión, pero no suma coeficientes ni te dice el quórum a las 8:14 p.m. Cuando la votación va por un formulario externo, alguien tiene que cruzar a mano dos listas mientras la asamblea espera.

Un dato que conviene tener claro: la palabra híbrida (o mixta) no aparece en la Ley 675. La base de la reunión no presencial es el artículo 42, que habilita deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva «de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso»; la figura mixta se apoya en el Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.1.16.1 y en conceptos del Ministerio de Vivienda que son orientadores, no vinculantes. Si alguien te habla de «la ley de asambleas híbridas», ahí ya aprendiste algo. El tema completo está en asambleas virtuales e híbridas en Bogotá.

2. El conteo es por coeficiente, no por cabeza

Pregúntale: «¿El sistema suma coeficientes o cuenta personas? ¿Cómo carga el coeficiente de cada inmueble?».

Buena señal: que el coeficiente quede asociado a cada bien privado antes de la reunión, y que te muestren cómo se ve un resultado expresado en coeficientes. El artículo 45 mide el quórum y las mayorías en coeficientes, no en asistentes, y el artículo 37 es la base de que lo que vota es el coeficiente del inmueble, no la persona. Un sistema que cuenta manos levantadas no está midiendo lo que la ley pide medir.

Con un matiz que vale preguntar si tu conjunto es de vivienda: en los puntos del orden del día que no son de contenido económico el conteo cambia, así que pregunta si el sistema puede contar un voto por unidad privada en esos puntos. Cada caso está resuelto en cómo se cuentan los votos por coeficiente.

3. Quórum en vivo, y qué pasa cuando alguien entra o se va

Pregúntale: «¿Puedo ver el quórum en cualquier momento de la reunión, y se recalcula cuando alguien llega tarde o se retira?».

Buena señal: un tablero que se proyecta, y registro de entradas y salidas. Esto no es un lujo técnico, y para verlo hay que separar dos cosas que el artículo 45 trata distinto. El quórum deliberatorio —lo que se necesita para que la reunión pueda sesionar— es más de la mitad de los coeficientes del conjunto. El quórum decisorio —con cuánto se aprueba un punto ordinario— es la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión. Por eso lo que importa es cuántos coeficientes están representados en el momento de cada votación, no cuántos firmaron al entrar: si a las nueve de la noche se va un bloque de propietarios, el denominador cambia. Saberlo en vivo te deja decidir con calma en qué orden mover los puntos del orden del día.

Si la asamblea es híbrida, añade una pregunta: «¿los coeficientes del salón y los conectados se suman en un solo tablero?». La respuesta correcta es sí, se suman sin distinguir —es el mismo artículo 45 («coeficientes representados en la respectiva sesión») leído junto con el artículo 42—. El detalle está en cómo se cuenta el quórum en una asamblea híbrida.

4. Poderes y base de propietarios: quién valida y quién digita

Pregúntale: «En la mesa de registro, ¿quién revisa los poderes? ¿Con cuántos días de anticipación necesitan la base de propietarios y quién la digita?».

Buena señal: que ofrezcan verificar cada poder contra la base de propietarios en el registro, y que digan con claridad que la decisión de aceptarlo es de la administración y del reglamento. Aquí hay una precisión que muchos repiten mal: el artículo 37 habilita que un propietario se haga representar, pero no regula el poder. No fija la forma del documento, no exige notaría y no pone un tope de poderes por persona. Ese tope, si existe, está en el reglamento de tu copropiedad. Si alguien te afirma «la ley permite máximo tres poderes», pídele el artículo. El tema completo, con formato, está en el poder para asamblea de copropietarios.

Sobre la base, que te digan un número de días y no «mándala cuando puedas»: una base con coeficientes que no suman 100% o con unidades repetidas es la causa más común de demoras en el registro. El formato que pedimos nosotros está en la plantilla de base de datos de propietarios y coeficientes.

5. Plan B de internet y de energía, por escrito

Pregúntale: «¿Traen conectividad propia o dependen del wifi del salón? Si se cae el internet o la luz a mitad de la votación, ¿qué pasa con los votos ya emitidos?».

Buena señal: conectividad propia como respaldo y una respuesta concreta sobre los votos ya emitidos. Ojo con la diferencia entre «tenemos experiencia» y «tenemos plan»: pide que el plan B quede en el correo, aunque sea en tres líneas. Los controles físicos, por ejemplo, funcionan por radiofrecuencia y no dependen del internet ni del celular de nadie: es exactamente por eso que existen. Cómo se arma ese plan está en el plan de contingencia para fallas técnicas.

6. Equipos: sonido para ese salón y pantalla que se lea desde la última fila

Pregúntale: «¿Qué sonido traen para un salón de estas dimensiones y para cuántas personas? ¿De qué tamaño es la pantalla y desde dónde se alcanza a leer? Si es híbrida, ¿qué cámaras?».

Buena señal: que hagan preguntas de vuelta antes de responder —cuántos metros mide el salón, si es cubierto, si hay eco, cuántos asistentes esperas—. Una asamblea de 300 personas en un salón comunal de techo alto no se resuelve con dos parlantes en trípode, y una proyección que se lee bien en la fila cuatro puede ser ilegible en la doce. Si hay votación, la pantalla importa el doble: los resultados se leen en voz alta y se ven.

Para ponerle números a esa conversación: cuántos micrófonos y parlantes necesita tu salón, el plano de montaje y el catálogo de alquiler de equipos para asambleas.

7. Personal en sitio y hora de montaje

Pregúntale: «¿Cuántas personas vienen, a qué hora empieza el montaje y hasta qué hora se quedan?».

Buena señal: una hora de montaje con holgura real antes de la hora de instalación de la asamblea —no cuarenta minutos antes— y un técnico que se queda toda la reunión, no solo mientras entrega los equipos. La diferencia entre «entrega de equipos» y «operación con personal» es probablemente la que explica la mayor parte de la brecha entre dos cotizaciones que parecen iguales. Pregúntalo literalmente así: «¿esto es alquiler o es alquiler con operador?».

8. Una prueba antes del día, no el día

Pregúntale: «¿Hacen una votación de prueba antes de instalar la asamblea? ¿Y un ensayo con la plataforma si es virtual o híbrida?».

Buena señal: que la prueba esté escrita en la propuesta como parte del alcance. Dos minutos de votación de juguete —«¿le gusta el café?»— antes del primer punto real le quitan a la gente el miedo al aparato y le dejan ver al equipo cualquier control con pila baja. Es el paso más barato del operativo y el que más reclamos evita. Hasta el guion para conducirla está en la votación de prueba, paso a paso.

9. Qué te entregan al terminar y en qué formato

Pregúntale: «Cuando termine la asamblea, ¿qué me llevo? ¿Resultados punto por punto, listado de asistencia con coeficientes, borrador de acta? ¿En qué formato?».

Buena señal: una lista concreta de entregables, y el plazo de cada uno escrito en la cotización —un plazo dicho por teléfono no sirve de nada cuando el consejo pregunta—. Los tres que de verdad usarás son el informe de resultados de cada punto sometido a votación, el listado de asistencia con coeficientes y horas de entrada, y el borrador con esos resultados ya insertados. Recuerda el reparto de la sección 2: el acta la firman el presidente y el secretario de la asamblea (art. 47). El proveedor te ahorra la parte mecánica; la firma y la responsabilidad no cambian de manos. El formato que usamos para la asistencia está en el formato de lista de asistencia.

10. Segunda convocatoria, dos jornadas y horas adicionales

Pregúntale: «Si no se alcanza el quórum y hay que volver, ¿qué se cobra? ¿Y si la reunión se alarga tres horas más de lo previsto?».

Buena señal: que el precio de la segunda vuelta y el valor de la hora adicional aparezcan en la cotización antes, aunque ojalá no se usen. Conviene además saber qué dice la ley: el artículo 41 dispone que, cuando la asamblea ya convocada no pudo sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p.m., sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento, y que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios. La excepción que hay que tener presente: los asuntos del artículo 46 solo pueden decidirse allí si se obtiene esa mayoría del 70%, y en reunión presencial. Lo desarrollamos en qué se puede decidir en segunda convocatoria.

Si tu conjunto ya sabe que hace dos jornadas —una para la asamblea y otra para la elección del consejo, por ejemplo—, dilo desde el primer mensaje. Cambia el número por completo.

Ninguna de estas señales significa que el proveedor sea malo: significa que la propuesta está incompleta y que todavía no puedes comparar. Casi todas se arreglan con una pregunta de vuelta.

• Un precio sin número de asistentes ni modalidad. Eso es un promedio, no un precio.
• «Todo incluido», sin la lista de lo incluido. Pide el desglose: es lo que después vas a pegar en el presupuesto.
• Nada sobre la prueba previa ni sobre quién opera en sitio. «Entregamos los equipos» y «operamos la reunión» son dos servicios con dos precios.
• Afirmaciones legales sin artículo: «la ley exige plataforma certificada», «máximo tres poderes por persona», «hay una ley de asambleas virtuales». Ninguna de las tres se sostiene, y pedir el artículo es la forma más amable de verificar.
• Sin fecha ni días de vigencia. Así no se puede sustentar un rubro del presupuesto.

Y una que te toca a ti: si pides tres cotizaciones con tres briefs distintos, recibirás tres números incomparables. De ahí el siguiente punto.

Con siete datos, cualquier proveedor serio puede cotizarte de una sola pasada: número de unidades privadas, coeficientes cargados, asistentes esperados, modalidad, fecha y hora, salón y dirección, y si quieres cotizar también la segunda convocatoria.

Llena los campos y el mensaje se arma solo. Cópialo y mándalo por correo a los tres proveedores que estés mirando, o ábrelo directamente en WhatsApp:

Un detalle que ahorra un correo de ida y vuelta: si todavía no tienes la tabla de coeficientes, dilo en el mensaje. No es un problema —se puede armar— pero sí cambia los días de anticipación que necesita el proveedor, y es mejor saberlo hoy que la semana de la asamblea.

Esta guía te dice cómo elegir a quién contratar. Si lo que necesitas ahora es la versión larga del otro lado —los renglones que debe traer la propuesta, línea por línea, y un comparador para poner dos cotizaciones en la misma tabla—, está en cómo cotizar la logística de la asamblea.

Nos llega casi con esas palabras, y la respuesta honesta no es un nombre: es lo que conviene pedirle a cada proveedor para un conjunto de ese tamaño, de modo que las tres cotizaciones hablen de lo mismo.

• Registro: con 240 unidades, pide dos o tres puntos de registro, para que la fila de la entrada no se coma la primera media hora ni retrase la verificación del quórum.
• Votación: pregunta si se cobra por unidad privada del conjunto o por asistente. Son dos bases distintas y, si no lo aclaras, las cotizaciones no se pueden comparar.
• Sonido: micrófonos inalámbricos para la mesa directiva y para el público, pensados para el salón real (cubierto o al aire libre, con o sin eco).
• Base de propietarios: 240 filas con coeficientes que sumen 100 %. Pregunta con cuántos días de antelación la necesitan y quién la revisa.
• Precio por escrito: pide a cada uno el valor para el rango de 200 a 299 unidades. Como referencia pública, en nuestra tabla ese rango arranca desde COP 2.600.000, valor total con IVA incluido donde aplica; la mayoría de asambleas de ese tamaño queda por encima del «desde» porque suma sonido, acta o pantallas. El detalle está en nuestros precios.

Con esas cinco respuestas y los siete datos verificables de la sección 1, la elección deja de ser una recomendación ajena y se vuelve tuya, con argumentos para presentarle al consejo. Si quieres incluirnos en la comparación, la plantilla de arriba ya te arma el mensaje.

Hasta aquí la guía sirve igual para evaluarnos a nosotros o a cualquiera. Ahora nos toca responder nuestras propias preguntas, con datos y no con adjetivos, para que puedas ponernos en la misma tabla que a los demás:

• Desde cuándo: el equipo opera asambleas desde 2019; la sociedad, CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S., existe desde enero de 2025. Las dos fechas, cada una con su nombre.
• NIT y sede: NIT 901904825-8, consultable en el RUES; sede en la Calle 13 Sur #2a-101, Cajicá (Cundinamarca), y cobertura en Bogotá y la Sabana. Todo está en la página de la empresa.
• Volumen y capacidad: más de 1.000 asambleas realizadas y capacidad para hasta 3.600 controles de votación y 24 eventos el mismo día, contando a nuestro aliado (los controles propios son 1.800).
• Precios públicos: desde COP 900.000 para una copropiedad de hasta 99 unidades y desde COP 4.500.000 para una de 500 o más; la votación electrónica se cobra por unidad privada, desde COP 8.000. La tabla completa por tamaño, con horas incluidas y condiciones, está en precios de logística para asambleas.
• Reportes: al cierre, el mismo día, el listado de asistencia, el resultado de cada votación por coeficiente, la votación por unidad privada y el audio. Y si lo pides, el borrador del acta el mismo día con transcripción ejecutiva con IA: lo eligen 7 de cada 10 clientes. La firma sigue siendo del presidente y el secretario de la asamblea.
• Virtuales e híbridas: más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin una sola falla técnica, en plataforma propia —no una videollamada suelta—: el quórum y la votación por coeficiente viven en la misma pantalla en la que está la reunión, y de ahí sale el informe para el acta.
• Conteo: por coeficiente, configurado inmueble por inmueble desde tu base de propietarios, con el tablero de quórum proyectado y recalculado durante la reunión.
• Equipos según el salón: sonido con cabinas activas o line array según el espacio; proyección con video beam de alta potencia, televisores o nuestra pantalla LED propia de hasta 12 m², pitch 2,6 mm, que no se subcontrata; y grabación en video 4K como respaldo de lo que se dijo y se decidió.
• Respaldo técnico: votación con controles físicos que no dependen del internet del salón ni del celular de nadie.
• Personal y tiempos: técnico en sitio durante toda la reunión, montaje con holgura y votación de prueba antes de instalar la asamblea. El servicio cubre hasta cinco horas; cada hora adicional o fracción cuesta COP 300.000 + IVA, y está escrito antes de que la necesites. La base de propietarios con coeficientes la pedimos con cinco días de antelación.
• Rigor legal: el que acabas de leer. Citamos el artículo, y cuando algo no está en la norma —como la palabra «híbrida»— lo decimos en lugar de inventarlo.

Lo que ves aquí es lo que hacemos en logística de asambleas y en votación electrónica para asambleas en Bogotá. Y si quieres seguir usando cosas nuestras sin hablar con nadie, todas nuestras calculadoras y formatos están abiertos en la sección de herramientas.

¿Cuáles son las mejores empresas de logística para asambleas en Bogotá?
Las que puedes verificar. Un ranking hecho por una empresa del sector es juez y parte, así que conviene revisar siete datos comprobables: desde cuándo opera el equipo y desde cuándo existe la sociedad, NIT consultable en el RUES, sede física, capacidad de controles y de eventos el mismo día, precios públicos, reportes por unidad y por coeficiente, y respaldo técnico si falla el internet o la luz. La tabla está en la sección 1.

¿Qué soluciones logísticas ofrecen las compañías especializadas en asambleas en Bogotá?
El operativo: registro de asistencia y poderes, quórum por coeficiente en vivo, votación electrónica con controles físicos o en plataforma, sonido y proyección, plataforma para asambleas virtuales e híbridas, personal técnico en sitio y, al cierre, los reportes de cada votación y los insumos o el borrador del acta. La convocatoria, el orden del día y la firma del acta siguen siendo de la administración y de la asamblea.

Soy administradora de un conjunto de 240 unidades, ¿qué proveedor me recomiendas?
Más que un nombre, pide lo mismo a cada proveedor: dos o tres puntos de registro, si la votación se cobra por unidad privada o por asistente, sonido con micrófonos para la mesa y el público, con cuántos días necesitan la base de coeficientes y un precio por escrito para el rango de 200 a 299 unidades. Como referencia pública, en CLICK ese rango arranca desde COP 2.600.000, valor total con IVA incluido donde aplica. El caso completo está en la sección 6.

¿Contratar una empresa me quita responsabilidad como administradora?
No, y es mejor saberlo: la convocatoria, el orden del día y la firma del acta siguen siendo actos de la administración y de la asamblea. Lo que cambia es que llegas a la reunión con el quórum medido, los votos contados y los resultados listos, en vez de sosteniendo tres cuadernos a la vez.

¿Cuántos días antes hay que contratar?
La cuenta la manda el artículo 39: la convocatoria de la ordinaria sale con no menos de quince días calendario de antelación, así que la decisión es anterior a eso. Y entre enero y marzo las agendas de los proveedores de Bogotá se cierran por fechas: quien define primero escoge día y hora.

¿Y si nadie convoca a tiempo?
La ley tiene su propia red: el artículo 40 prevé la reunión por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, en el lugar y la hora que señale el reglamento y, si el reglamento no dice nada, en las instalaciones del conjunto a las 8:00 p.m. Cuando el período cierra el 31 de diciembre, eso cae en abril. Sirve como salvavidas, no como plan: a esa reunión se llega sin haber podido organizar nada.

¿Sirve una empresa de eventos cualquiera?
Para el sonido y las sillas, claro. Pero no es lo mismo una fiesta que una asamblea: en una fiesta basta con que se escuche; en una asamblea cada voto pesa según el coeficiente de la unidad y cada decisión tiene que poder sostenerse. Durante años, la logística de muchas asambleas la hacía un DJ en sus ratos libres, con el sonido de las fiestas; hoy la administración se profesionalizó, y su asamblea también lo merece. La diferencia aparece en lo que es propio de la propiedad horizontal: coeficientes, quórum medido en coeficientes, poderes, resultados punto por punto y los insumos del acta. Si el proveedor no usa la palabra «coeficiente» en la primera conversación, probablemente va a cotizar un evento y no una asamblea.

¿Esto cambia con la reforma a la Ley 675 que está en el Congreso?
Hoy no cambia nada. Hay proyectos en trámite, pero ninguno es ley: siguen rigiendo el artículo 39 para la convocatoria, el 45 para el quórum y el 46 para el 70%. Cuando se mueva de verdad, te lo contamos.