Aplicación para votaciones en asamblea: qué debe tener

Imprime esta tabla o tenla abierta en la reunión con el proveedor. La última columna es lo más útil: no le preguntes «¿su app hace esto?» (la respuesta siempre será sí); pídele que te lo muestre con datos de prueba.

Ahora, punto por punto, con lo que dice la norma.

Este es el requisito que separa una aplicación para hacer votaciones cualquiera de una que sirve para una asamblea de copropietarios. El artículo 37 de la Ley 675 lo dice así: «El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado».

En la práctica: el apartamento de 120 m² y el de 55 m² no pesan lo mismo. Una app de encuestas que cuenta «47 sí, 31 no» está contando personas, y eso no es lo que la ley pide en las decisiones que se cuentan por coeficiente.

Hay un matiz importante. La Corte Constitucional, en la Sentencia C-522 de 2002, declaró exequible ese aparte del artículo 37 «en el entendido que cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico conforme a lo expresado en la parte motiva de la sentencia». Y en esa parte motiva añade que «las demás se regirán por la regla un voto por cada unidad privada». En un conjunto de vivienda, entonces, un punto económico (por ejemplo, el presupuesto o una cuota) se cuenta por coeficiente y los demás, una unidad, un voto; en los conjuntos mixtos, de vivienda y comercio, la Corte pide hacer esa distinción al momento de votar. Lo explicamos con ejemplos en cómo se cuentan los votos por coeficiente. Para la app, la conclusión es práctica: tiene que poder contar de las dos formas, y la mesa decide antes de cada pregunta cuál aplica.

Y antes de la prueba, revisa algo que no es de la app sino tuyo: que la base de datos de propietarios y coeficientes esté completa y cuadre con el reglamento. La mejor aplicación del mundo cuenta mal si le cargas mal los coeficientes.

El inciso primero del artículo 37 dice que la asamblea la constituyen «los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados». O sea: en tu asamblea van a votar propietarios y también apoderados, y la aplicación tiene que saber quién es quién.

• Una persona, varias unidades. Doña Gloria llega con su poder y el de dos vecinos. La app debe dejarla votar por las tres unidades y el reporte debe mostrar las tres por separado, cada una con su coeficiente.
• Una unidad, un solo voto. Si el enlace de votación se reenvía por WhatsApp, ¿alguien más puede votar por el mismo apartamento? Una buena app ata el voto a la unidad registrada, no al enlace.
• El registro manda. Vota quien se registró en la mesa (o en la sala virtual) con su poder revisado, no quien abrió el enlace.

Ojo con un detalle: la ley habilita la representación, pero cuántos poderes puede llevar una persona y qué forma debe tener el documento lo define el reglamento de tu copropiedad, no la aplicación. La app solo debe ser capaz de aplicar esa regla. Si necesitas el formato, aquí tienes el poder para asamblea de copropietarios explicado, y para reuniones a distancia, cómo verificar la identidad del propietario.

Mucha gente busca «aplicación quórum» porque es la pregunta que más estrés da el día de la asamblea: ¿ya podemos empezar? El artículo 45 la responde: la asamblea sesiona con propietarios que representen «por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad». Fíjate que habla de coeficientes, no de número de asistentes. (En vivienda, para los puntos que no son económicos, la Corte Constitucional, en la Sentencia C-738 de 2002, leyó ese quórum como «más de la mitad de las unidades»: otra razón para que la app sepa contar de las dos formas.)

Lo que debe hacer la app:

• Sumar los coeficientes de las unidades registradas, incluidas las representadas por poder.
• Actualizar el número cuando alguien se va o se conecta tarde, sin que tengas que pedir una nueva lista.
• Mostrarlo en pantalla, para que la mesa y los asistentes vean lo mismo al mismo tiempo.

La prueba: registra cinco unidades, retira una y mira si el porcentaje baja solo. Si el proveedor tiene que «recalcular» a mano, en una asamblea de 300 unidades eso es media hora perdida.

Y si el quórum no llega, la ley tiene su propio camino: la reunión de segunda convocatoria del artículo 41, que sesiona y decide con «un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados». La app debería poder registrar esa reunión igual que la primera.

Aquí es donde más aplicaciones de votaciones se quedan cortas, porque la Ley 675 usa dos denominadores distintos:

Traducido: si en tu conjunto se registró el 80 % de los coeficientes y el 75 % de los presentes vota «sí» a una expensa extraordinaria por encima del tope del art. 46, eso es un 60 % del total del conjunto. No alcanza. Una app que solo muestra el porcentaje sobre los presentes te va a dar un resultado engañoso justo en las decisiones más delicadas. Pide que te muestre los dos números en la misma votación.

Y hay una regla que define la modalidad, no solo el conteo. El parágrafo del artículo 46 dice: «Las decisiones previstas en este artículo no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley». Por eso, si tu orden del día trae un tema del 70 %, ninguna aplicación lo resuelve votando cada uno desde su casa.

El artículo 47 dice qué debe contener el acta de la asamblea: si es ordinaria o extraordinaria, la forma de la convocatoria, el orden del día, «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso».

Esa frase es, casi palabra por palabra, la especificación del reporte que debe entregar la aplicación:

Con ese reporte, redactar el acta deja de ser una pelea con la memoria. Aquí contamos cómo pasar de los resultados de la votación electrónica al acta el mismo día, y si quieres que te ayudemos con el borrador, mira cómo funciona nuestro servicio de acta de asamblea a partir del audio.

Un dato de plazos que conviene tener presente: el acta de la asamblea presencial la firman el presidente y el secretario, y se pone a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes (art. 47). Si la reunión fue no presencial, el artículo 44 pide que el acta la suscriba el representante legal y se comunique «dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo».

Si la idea es usar un programa para hacer votaciones virtuales, el artículo 42 de la Ley 675 habilita las reuniones no presenciales «siempre que ello se pueda probar». Y su parágrafo dice qué prueba: que quede claro «el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace, así como la correspondiente copia de la convocatoria».

Para la app eso significa: cada ingreso y cada voto con nombre, unidad y hora exacta, guardados de forma que se puedan exportar. Si la aplicación solo muestra el resultado final, falta la mitad.

Ahora, una aplicación de votaciones no es una asamblea virtual completa: también hace falta que la gente se vea, se escuche, pida la palabra y delibere. Para elegir la herramienta de la reunión entera, te sirve la guía de la plataforma para asambleas virtuales de PH, y si quieres ver cómo se hace en la práctica, así trabajamos las asambleas virtuales e híbridas en Bogotá: Zoom integrado con la votación por coeficiente y el quórum en una sola pantalla.

Para funcionar, la app recibe nombres, unidades, coeficientes, celulares y correos. Todo eso son datos personales, y su manejo se rige por la Ley 1581 de 2012.

La ley distingue dos papeles (art. 3): el Responsable del tratamiento, que «decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos», y el Encargado, que trata los datos «por cuenta del Responsable». Por lo general, la copropiedad es la responsable de su base de propietarios y el proveedor de la aplicación actúa como encargado. Y el artículo 17 le pone una tarea al responsable: «Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular».

Tres preguntas para el proveedor, sin tecnicismos:

• ¿Cuál es su política de tratamiento de datos? (Que te la envíe por escrito.)
• ¿Dónde quedan guardados los datos de mis propietarios y quién puede verlos?
• ¿Qué pasa con esos datos cuando termina la asamblea? ¿Me los entregan, los borran, se quedan en su sistema?

Si las respuestas son claras, vas bien. Si son evasivas, es una buena señal para seguir buscando.

Es la pregunta que todas nos hacemos y la que menos se le hace al proveedor. Depende de la modalidad:

• Asamblea presencial con app en el celular. Cuando 200 personas se conectan a la vez en un salón comunal, la señal sufre. Pregunta qué pasa con el propietario que se queda sin datos o sin batería, y si hay un plan para quien no tiene celular o no se siente cómodo con aplicaciones (en casi todos los conjuntos hay vecinos así, y su voto vale igual).
• Asamblea virtual. La app debe permitir reconectarse sin perder el registro, guardar las votaciones ya cerradas y volver a verificar el quórum cuando la conexión regresa. Como buena práctica, que el acta deje constancia de la hora del corte y de la reanudación.

Por eso en las asambleas presenciales trabajamos con controles de votación físicos que funcionan con antena propia: no dependen del wifi del salón ni del plan de datos de nadie. Y para lo virtual, aquí está el plan completo de qué pasa si se cae el internet en una asamblea virtual.

Esta pregunta casi nunca está en las comparaciones, y es la que más pesa el día D. Alguien tiene que cargar los coeficientes, revisar y registrar los poderes, abrir y cerrar cada votación, proyectar los resultados y resolver al vecino al que «no le carga». Si esa persona eres tú, también tendrás que estar respondiendo preguntas y presentando el informe de gestión al mismo tiempo.

Lo recomendable es que la administradora dirija y que la parte técnica la lleve otra persona: un operador que conozca la herramienta y que esté sentado en la mesa durante toda la reunión.

La mesa técnica de CLICK en una asamblea real: sonido, cámaras y sistema manejados desde un solo puesto.

Así lo hacemos en CLICK. Nuestro equipo lleva más de 1.000 asambleas desde 2019, tenemos 1.800 controles de votación propios y más de 150 asambleas virtuales e híbridas en plataforma propia sin fallas técnicas. Con nuestro sistema de votación electrónica para asambleas, el operador va con el equipo, carga tu base de coeficientes antes del día, registra los poderes en la mesa y te entrega el reporte de cada votación al cierre. La votación electrónica con controles se cotiza por unidad privada, desde COP 8.000 por unidad.

¿Qué aplicación de votaciones sirve para una asamblea de propiedad horizontal?
La que pesa cada voto por el coeficiente de la unidad (art. 37 de la Ley 675), permite contar por unidad cuando la decisión lo pide, reconoce a los apoderados, calcula el quórum en tiempo real (art. 45), muestra el 70 % sobre el total del conjunto (art. 46) y entrega un reporte con asistentes, unidad, coeficiente y votos para el acta (art. 47).

¿Un programa para hacer votaciones virtuales sirve para aprobar una reforma del reglamento?
No en una reunión no presencial. La reforma del reglamento exige el 70 % de los coeficientes del conjunto, y el parágrafo del artículo 46 de la Ley 675 dice que esas decisiones no podrán tomarse en reuniones no presenciales. Se hace en asamblea presencial o, según conceptos orientadores de Minvivienda, en mixta con ese 70 % presente en el salón.

¿La aplicación tiene que calcular el quórum?
Conviene mucho. El artículo 45 exige que la asamblea sesione con más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y ese número cambia cuando alguien llega tarde o se retira. Una aplicación que suma los coeficientes registrados y lo actualiza sola te evita pasar lista varias veces.

¿Puedo usar una encuesta de WhatsApp o un formulario como aplicación para votaciones?
Para preguntas de opinión, sí. Para decisiones de la asamblea, no es buena idea: cuentan personas y no coeficientes, no distinguen al propietario del apoderado y no dejan el detalle de votos por unidad que pide el artículo 47 para el acta.

¿Qué pasa con el propietario que no tiene celular o no sabe usar aplicaciones?
Su voto vale lo mismo que el de cualquiera, así que la solución debe incluirlo: un dispositivo prestado en la mesa, un control de votación físico o un apoderado. Pregúntale al proveedor cómo lo resuelve antes de contratar.

¿La aplicación de votaciones tiene que cumplir la Ley 1581 de datos personales?
Sí. Nombres, unidades, celulares y correos son datos personales. La copropiedad, como responsable, debe exigir al proveedor (encargado) el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información, según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Pide su política de tratamiento por escrito.

¿Cuánto cuesta una aplicación para realizar votaciones en la asamblea?
Depende de si es solo la herramienta o el servicio operado. En CLICK, la votación electrónica con controles se cotiza por unidad privada desde COP 8.000, e incluye los controles, la antena y el reporte de cada votación por coeficiente. El valor final depende del número de unidades y de la modalidad.