La identidad del propietario en una asamblea virtual se verifica en tres momentos: antes, al ingresar y al votar. Antes cruzas la lista de propietarios con los datos que ya tienes; al ingresar confirmas unidad, nombre y documento contra esa lista; al votar la plataforma registra nombre, unidad y hora. Ese rastro es el que va al acta.
Es la pregunta que más nos hacen las administradoras cuando pasan a modalidad virtual o híbrida, y la que casi nadie responde por escrito: ¿cómo sé que quien está del otro lado de la pantalla es de verdad el propietario de la 302 y no su sobrino? La buena noticia es que no hace falta biometría, ni notaría, ni una plataforma «certificada». Hace falta orden: una lista al día, tres preguntas cortas y una planilla donde quede escrito quién entró, en qué calidad y a qué hora.
Este artículo trae ese procedimiento completo, con la norma al lado de cada paso, y tres bloques que puedes copiar hoy mismo: el protocolo para tu equipo, el mensaje que les envías a los propietarios y la planilla de registro para llevar en pantalla o pegar en Excel. Sirve igual para una asamblea 100 % virtual y para una híbrida con gente en el salón; abajo decimos qué cambia en cada caso.
Si vienes con afán
El protocolo completo está en el punto 3 y la planilla en el punto 5. Tres ideas para llevarse: se verifica identidad, calidad y coeficiente, no solo el nombre; se pide lo mínimo (unidad, nombre completo y los últimos cuatro dígitos del documento) contra una lista que ya tenías; y lo que de verdad protege la decisión es que quede escrito con la hora.
1. ¿Qué significa verificar la identidad en una asamblea de propiedad horizontal?
No es solo confirmar un nombre. En una asamblea hay que confirmar tres cosas, y las tres terminan escritas en el acta:
- Quién es la persona. Que quien pide entrar es la misma que figura en tu lista de propietarios, o la persona a la que él o ella autorizó.
- En qué calidad viene. El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 dice que la asamblea la constituyen los propietarios de bienes privados «o sus representantes o delegados». Propietaria, apoderada o delegada no es lo mismo, y el acta pide precisamente eso: la calidad del asistente.
- Qué coeficiente representa. El mismo artículo 37 dice que «el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado». Verificar sin asignar el coeficiente correcto deja el conteo cojo.
Por eso conviene leer el artículo 47, que es donde la ley describe el acta: debe indicar «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso». Esa frase es, en la práctica, la lista de campos de tu planilla. Si al terminar la reunión puedes llenar esa frase sin inventar nada, verificaste bien.
Un detalle de vivienda que conviene tener presente
La Corte Constitucional declaró condicionalmente exequible el inciso segundo del artículo 37 en la Sentencia C-522 de 2002: en inmuebles destinados a vivienda el voto equivale al coeficiente solo para las decisiones de contenido económico; las demás, dice la parte motiva, «se regirán por la regla un voto por cada unidad privada». Por eso la planilla lleva unidad y coeficiente en columnas separadas: te deja contar de las dos formas sin rehacer el registro a mitad de reunión. Y en inmuebles de tipo mixto, de vivienda y comercio, la propia sentencia dice que las decisiones de la asamblea «deberán hacer la respectiva distinción al momento de votar».
2. ¿Qué norma pide verificar la identidad (y qué no pide)?
Aquí está el mapa completo, sin adornos. Lo interesante es que la regla más explícita no está en la Ley 675, y por eso casi nadie la nombra.
| Norma | Qué dice | Qué significa en tu asamblea |
|---|---|---|
| Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.1.16.1 | Pide verificar la identidad de quienes participan de forma virtual y dejar constancia de la continuidad del quórum durante toda la reunión. | No basta pasar lista al inicio: se registran horas de ingreso y de salida. Es norma de sociedades; Minvivienda la aplica a la propiedad horizontal en conceptos orientadores, no vinculantes. |
| Ley 675 de 2001, artículo 37 | La asamblea la constituyen los propietarios «o sus representantes o delegados», y «el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente». | Verificas persona, calidad y coeficiente. Ojo: este artículo habilita la representación, no regula el poder. |
| Ley 675 de 2001, artículo 42 y su parágrafo | Habilita deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, y exige prueba inequívoca «donde sea claro el nombre del propietario que emite la comunicación, el contenido de la misma y la hora en que lo hace». | Cada voto debe quedar amarrado a un nombre y a una hora. Eso lo produce la plataforma, no la memoria de nadie. |
| Ley 675 de 2001, artículo 45 | La asamblea sesiona con más de la mitad de los coeficientes y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión. | El quórum se calcula sobre personas verificadas. Un ingreso sin verificar infla el denominador y desordena el conteo. |
| Ley 675 de 2001, artículo 47 | El acta indica «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso». | Es el formato de tu planilla, dictado por la ley. Si la planilla trae esos campos, el acta se escribe sola. |
Textos verificados en el Sistema Jurídico de la Alcaldía Mayor de Bogotá (SISJUR), norma 4162, y en el Decreto 1074 de 2015.
Si te dijeron que necesitas biometría o firma certificada, vale la pena revisarlo
No encontramos ninguna norma vigente que exija, para asambleas de propiedad horizontal, firma electrónica certificada, huella o reconocimiento facial, notario, plataforma «certificada» ni grabar la reunión en video. Son herramientas de prueba que puedes usar si las tienes, no requisitos legales. Lo que sí está escrito es lo de la tabla: verificar la identidad, dejar constancia de la continuidad del quórum y que cada voto tenga nombre, contenido y hora. Con una lista al día y una planilla bien llevada lo cumples.
Un paréntesis sobre el Decreto 1423 de 2026
Por el sismo del 10 de agosto de 2026, el Gobierno expidió un decreto legislativo con un régimen transitorio y territorialmente delimitado de propiedad horizontal. Su artículo sobre asambleas admite la modalidad presencial, virtual o mixta siempre que el medio identifique a los participantes, garantice deliberación sincrónica, verifique coeficientes y deje evidencia del voto: es casi el índice de este artículo. Pero su alcance es muy estrecho — solo decisiones de rehabilitación, reparación, reforzamiento o reconstrucción, solo en municipios del ámbito de la emergencia y solo con afectación acreditada — y está en revisión automática de la Corte Constitucional, que puede declararlo inexequible. Hoy nada en ese decreto incluye a Bogotá. Para tu asamblea corriente, la regla sigue siendo la de la tabla de arriba.
3. El protocolo de los tres momentos, para copiar
Esto es lo que le entregas a quien te ayuda con el registro. Está escrito para leerse de arriba abajo el día de la asamblea: cambia lo que va entre corchetes, borra lo que no aplique y déjalo abierto al lado de la planilla. Los tres momentos son antes, al ingresar y al votar, y cada uno tiene su responsable con nombre.
4. ¿Qué se hace antes de la asamblea? (ahí está la mitad del trabajo)
La verificación del día se hace rápida o lenta según lo que tengas listo la semana anterior. Tres cosas hacen la diferencia.
La lista de propietarios, al día y con los coeficientes cuadrados
Es el documento contra el que vas a cotejar todo. Necesita unidad, nombre completo del propietario inscrito, coeficiente, correo y celular, y la suma de coeficientes debe dar 100 %. Si la tuya viene de un Excel que heredó tres administraciones, vale la pena rehacerla: en cómo armar la base de datos de propietarios con sus coeficientes está la plantilla y las validaciones que evitan que un 0,45 se convierta en 4,5 el día de la votación.
El aviso a los propietarios, con la instrucción de cómo se van a nombrar
Casi todos los líos de identidad en la puerta se evitan con una línea: «escribe tu nombre en la sala como unidad y nombre». Este mensaje va después de la convocatoria formal — que es otra cosa y tiene sus plazos, quince días calendario para la ordinaria según el artículo 39 — y es puramente práctico: enlace, cómo nombrarse, qué se les va a preguntar y a quién llamar si no logran entrar. Si aún no has enviado la convocatoria, el generador de convocatoria la arma con el orden del día.
Los poderes, recibidos y revisados antes, nunca en la puerta
Recibir poderes mientras la asamblea arranca es la receta para instalar tarde. Fija una fecha y hora límite en el mensaje, recibe en un solo correo y revisa cada uno contra la lista. Qué debe decir el documento, qué manda el reglamento y qué no manda la ley está en cómo se hace un poder para la asamblea de copropietarios, y si necesitas entregarles el formato ya diligenciable, el generador de poder para asamblea lo arma con la unidad y el coeficiente.
5. ¿Cómo se verifica al ingresar, sin hacer fila digital?
El miedo razonable es este: que verificar uno por uno retrase la instalación cuarenta minutos y la gente se aburra. No pasa si abres la sala una hora antes y si el cotejo dura veinte segundos. La clave es preguntar poco y contra algo que ya tienes.
- Sala de espera activada. Nadie entra directo a la reunión; se admite de a uno. Es el único ajuste técnico imprescindible.
- Tres preguntas, en este orden: «la unidad», «su nombre completo» y «los últimos cuatro dígitos de su documento». Con eso cotejas contra la lista. No le pidas mostrar la cédula en cámara ni enviarte una copia: es más lento, incomoda al propietario y te obliga a custodiar datos que no necesitabas.
- Se admite y se renombra. «302 · Ana Pérez» en la sala. Así cualquiera ve de qué unidad habla quien pide la palabra, y el conteo se hace sin buscar a nadie.
- Se anota la hora de ingreso. Y la de salida cuando alguien se retira. Esa columna es la que sostiene la constancia de continuidad del quórum.
- Si algo no coincide, no se cierra la puerta. Se pasa a la persona de soporte por teléfono o WhatsApp para resolverlo mientras la asamblea avanza. Nadie se queda por fuera por un correo viejo, y nadie entra al conteo sin estar verificado.
Aquí está la planilla donde cae todo eso. La puedes llevar en pantalla, imprimirla o copiar el bloque de abajo y pegarlo en Excel: las columnas caen solas. En una asamblea híbrida se lleva la misma planilla con dos bloques, el del salón y el de la sala virtual, porque presenciales y virtuales suman al mismo quórum; cómo se suman exactamente y cuál es la única excepción está en el quórum en la asamblea híbrida. Para el bloque presencial, el formato de lista de asistencia trae la versión de firma en papel.
PLANILLA DE VERIFICACIÓN DE IDENTIDAD Y REGISTRO DE PARTICIPANTES
[Nombre del conjunto] · Asamblea [ordinaria / extraordinaria] [virtual / híbrida] · [Fecha]
| # | Unidad | Coef. % | Propietario inscrito | Quién participa | Calidad | Doc. últimos 4 | Cómo se verificó | Hora ingreso | Hora salida | Observación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||||||
| 2 | ||||||||||
| 3 | ||||||||||
| 4 | ||||||||||
| 5 | ||||||||||
| 6 | ||||||||||
| 7 | ||||||||||
| 8 | ||||||||||
| Coeficiente representado al instalar: ______ % · Hora: ______ · Al cerrar: ______ % · Hora: ______ | ||||||||||
Dos columnas suelen sobrar en las planillas que vemos y dos suelen faltar. Sobran el número completo del documento y la dirección; faltan la calidad (propietario, apoderado o delegado) y la hora. Y son justamente las dos que pide el acta.
6. ¿Y si quien entra es un apoderado?
Es el caso que más dudas genera, y conviene ser honestos con lo que dice y lo que no dice la norma. El artículo 37 habilita que un propietario se haga representar — nombra a los «representantes o delegados» —, pero no regula el poder: no fija la forma del documento, ni un tope de poderes por persona, ni exige notaría, ni dice que el apoderado deba ser propietario. Eso sale de las reglas del mandato del Código Civil y, sobre todo, del reglamento de tu copropiedad. Así que antes de anunciar un límite de poderes, ve a leerlo: si el reglamento lo fija, ese es el número; si calla, no hay un número legal que puedas invocar.
Para la verificación, el apoderado se trata así:
- El poder llega antes de la fecha límite, no en la puerta.
- Se coteja que quien otorga el poder sea el propietario inscrito de esa unidad.
- Al ingresar se le hacen las mismas tres preguntas, pero sobre sus datos y la unidad que representa.
- Se le renombra en la sala como «302 · Juan Gómez (apoderado)», para que nadie se confunda al votar.
- En la planilla, la columna de calidad dice apoderado y el coeficiente es el de la unidad representada.
- Si una misma persona representa varias unidades, se registra una fila por unidad. El coeficiente se suma, la persona no.
7. ¿Qué se guarda después, y dónde?
Al cerrar la asamblea, cinco archivos y se acabó: la planilla de registro, el reporte de votación punto por punto con nombre, unidad y hora de cada voto, la bitácora de los casos que pasaron a soporte, los poderes recibidos y la convocatoria tal como se envió. Con eso, si alguien pregunta seis meses después cómo se contó el punto tres, la respuesta está en un archivo y no en la memoria de nadie.
Y una recomendación que no es legal sino de sentido común: guarda poco y guárdalo bien. Los datos de los propietarios se recogieron para el registro de la asamblea y para el acta, no para el grupo de WhatsApp del consejo. Una carpeta con acceso restringido y una nota de para qué se usan bastan; el detalle de qué sí y qué no con los datos personales está en el manejo de datos personales en asambleas de propiedad horizontal.
El acta de la híbrida: un hueco que preferimos declarar
La Ley 675 tiene dos reglas de acta y ninguna habla de la asamblea híbrida, que es una figura que la ley no nombra. El artículo 47, para la presencial, pide acta firmada por el presidente y el secretario dentro de los veinte días hábiles. El artículo 44, para las reuniones no presenciales, pide acta suscrita por el representante legal y comunicada a los propietarios dentro de los diez días siguientes. Ninguna fuente primaria resuelve cuál rige en una híbrida. Nuestra recomendación operativa — y la presentamos así, como recomendación y no como exigencia — es cumplir las dos: firmas de la mesa y comunicación dentro del plazo más corto.
8. Cómo lo hacemos nosotros
Todo lo anterior se puede hacer con una hoja de cálculo, una sala de espera y dos personas concentradas. Lo hemos visto funcionar. Lo que cambia cuando lo opera un equipo es que tú no tienes que hacer cuatro cosas a la vez: presentar el orden del día, admitir uno por uno, atender a quien no logra entrar y contar coeficientes.
En el servicio de asambleas virtuales e híbridas que operamos en Bogotá la verificación va dentro de la plataforma: es una plataforma propia con Zoom integrado, así que el propietario entra por la herramienta que ya conoce y desde cualquier dispositivo, pero el registro, el coeficiente, el quórum en vivo y la votación están en la misma pantalla. Nuestro operador admite uno a uno contra la base de propietarios, deja la hora de cada ingreso y de cada salida, y al final entrega el reporte por punto que la administradora pega en el acta. Llevamos más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin falla técnica registrada, más de 1.000 asambleas realizadas y 1.800 controles de votación propios para las presenciales.
Si quieres ver el resto del operativo antes de decidir: los requisitos y el quórum de las asambleas virtuales en propiedad horizontal están explicados artículo por artículo, y lo que se dice en voz alta el día de la reunión está en el guion del moderador, que empalma justo donde termina este protocolo.
Y como estamos en septiembre, la nota de temporada: este es el renglón que se está escribiendo ahora en los borradores de presupuesto 2027. Si tu asamblea ordinaria de 2027 va a ser virtual o híbrida, el momento de pedir la cotización es este, no enero.
9. Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio verificar la identidad de los propietarios en una asamblea virtual?
En la práctica, sí. El artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 pide verificar la identidad de quienes participan y dejar constancia de la continuidad del quórum durante toda la reunión; es norma de sociedades que Minvivienda aplica a la propiedad horizontal en conceptos orientadores, no vinculantes. Y la Ley 675 de 2001 lo pide por la puerta del acta: el artículo 47 exige que el acta indique el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada, su respectivo coeficiente y los votos emitidos en cada caso. Sin haber verificado, esa acta no se puede escribir.
¿Puedo pedirle al propietario que muestre la cédula en cámara?
Ninguna norma vigente lo exige ni lo prohíbe, así que es decisión de operación. Nuestra recomendación es pedir menos: unidad, nombre completo y los últimos cuatro dígitos del documento, cotejados contra la lista de propietarios que ya tienes. Con eso confirmas lo mismo, la fila avanza en segundos y no terminas guardando copias de documentos que después tienes que custodiar. Si tu reglamento pide algo distinto, manda el reglamento.
¿Qué hago si alguien entra con un nombre de usuario que no reconozco?
No lo dejes fuera de entrada: puede ser el celular de un hijo o un correo viejo. Admítelo a la sala de espera, pásalo al soporte por teléfono o WhatsApp y que allí confirme unidad, nombre y los últimos dígitos del documento mientras la asamblea avanza. Si coincide, entra y se le renombra con su unidad; si no coincide, queda en la sala de espera y se anota el caso con la hora. Lo importante es que nadie quede contado en el quórum sin estar verificado, y que nadie se quede por fuera por un detalle de forma.
¿Cómo verifico a quien participa con poder?
El artículo 37 de la Ley 675 dice que la asamblea la constituyen los propietarios «o sus representantes o delegados»: habilita la representación, pero no regula el poder. La forma del documento, el tope de poderes por persona y si el apoderado debe ser propietario no están en la Ley 675: salen de las reglas del mandato del Código Civil y, sobre todo, del reglamento de tu copropiedad. Revisa ese capítulo antes de fijar un número. En el registro, el apoderado se anota con su nombre y documento, la unidad que representa y su coeficiente, y la calidad queda escrita como apoderado.
¿Necesito biometría, firma electrónica certificada o una plataforma «certificada»?
No encontramos norma vigente que lo exija para asambleas de propiedad horizontal. Si te dijeron que sí, vale la pena revisarlo. Lo que sí piden las normas es verificar la identidad de quienes participan y que quede prueba inequívoca con el nombre, el contenido y la hora, según el parágrafo del artículo 42. La biometría o la firma electrónica son buenas prácticas de prueba si las tienes, no requisitos legales, y tampoco lo es grabar la reunión.
Si a un propietario ya verificado se le cae la conexión, ¿hay que verificarlo otra vez?
No hace falta repetir el cotejo completo: ya está en la planilla. Lo que sí se anota es la hora de salida y la hora de reingreso, porque eso es lo que sostiene la constancia de continuidad del quórum. Que vuelva a entrar por el mismo enlace y con el mismo nombre de unidad; el soporte lo admite directo. Si la caída ocurre en plena votación y regresa antes del cierre, vota; si no alcanza, el reporte mostrará que no votó ese punto y la asamblea sigue.
¿Prefieres que la puerta la cuidemos nosotros?
Cuéntanos cuántas unidades tiene tu conjunto, si la asamblea es ordinaria o extraordinaria y si será virtual o híbrida, y te decimos cómo la operamos: registro uno a uno contra tu base de propietarios, Zoom y votación en la misma pantalla, quórum en vivo con horas de ingreso y salida, y el reporte de cada punto listo para el acta. Más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin fallas técnicas nos respaldan. Tú te llevas los aplausos; nosotros hacemos el trabajo pesado.
Conclusión
Verificar la identidad en una asamblea virtual no es desconfiar de los propietarios: es poder escribir el acta sin inventar nada. Se hace con una lista al día, una sala de espera, tres preguntas de veinte segundos y una planilla que traiga unidad, coeficiente, calidad y hora. El artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 pide verificar y dejar constancia de la continuidad del quórum; el parágrafo del artículo 42 pide que cada voto tenga nombre y hora; y el artículo 47 te dice, palabra por palabra, qué columnas necesitas.
Copia el protocolo, manda el mensaje tres días antes y lleva la planilla en pantalla. Y si prefieres dedicarte a presidir mientras alguien más cuida la puerta y cuenta los coeficientes, escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click con el número de unidades y la fecha tentativa.
Sigue por aquí
De la puerta al resto del operativo de una asamblea virtual o híbrida.
¿Lo hablamos? WhatsApp 315 995 3357 · comercial@asambleas.click