Una asamblea virtual sale bien o sale larga por lo que se dice en los primeros cinco minutos. Si quien preside lee el quórum con el porcentaje, dice cómo se pide la palabra y anuncia cómo se abre y se cierra cada votación, el resto de la reunión se ordena solo. Este guion del moderador para asamblea virtual es eso: las frases exactas, en orden, con espacios entre corchetes para tu conjunto.
Lo escribimos para la administradora o el presidente que va a llevar la reunión, no para el técnico. Cada momento trae al lado el artículo de la Ley 675 de 2001 que lo respalda, para que sepas por qué se dice así y qué queda en el acta. Sirve para una asamblea 100 % virtual y para una híbrida con gente en el salón; abajo decimos qué cambia en cada caso.
Si vienes con afán
El guion completo está en el punto 2 y las reglas para el chat en el punto 3. Tres frases que no pueden faltar: la asamblea se instala con más de la mitad de los coeficientes y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados (artículo 45); cada votación se abre y se cierra con aviso; y el resultado se lee en porcentaje de coeficiente, porque así va al acta (artículo 47).
1. Antes de leer el guion: quién modera y qué tienes a la mano
Primero, quién habla. La Ley 675 nombra al presidente y al secretario de la asamblea en el artículo 47, porque firman el acta, pero no dice cómo se eligen ni quién puede serlo: eso está en tu reglamento. Lo usual es que la administradora instale y lea el quórum y que, si se elige presidente, esa persona lleve el orden del día desde ahí. El guion está en primera persona para que lo lea cualquiera de los dos.
Segundo, quién no habla: quien opera. Una asamblea virtual tiene cuatro trabajos a la vez: moderar, registrar quién entra y sale con su coeficiente, abrir y cerrar cada votación y atender a quien no logra entrar. Si una sola persona intenta los cuatro, la reunión se traba en el primer «no me carga». Por eso el guion nombra a un operador y a un soporte, y por eso en el servicio de asambleas virtuales e híbridas que operamos en Bogotá el operador es nuestro: tú lees, él cuenta.
Y tercero, lo que debes tener abierto al lado del guion:
- La convocatoria, con el orden del día tal como se envió. En una reunión no presencial no se decide nada que no esté ahí (artículo 39, parágrafo 1), así que cada punto se anuncia con el nombre exacto de la citación. Si aún no la has enviado, el generador de convocatoria la arma con el orden del día, y la calculadora de plazos te dice hasta qué día puedes enviarla.
- Tu reglamento, abierto en el capítulo de asambleas: tiempo por intervención, cómo se elige la mesa, si hay tope de poderes. Donde la ley calla, manda él, y el guion lo deja entre corchetes.
- El instructivo que les mandaste a los residentes. Si ya les explicaste cómo entrar y cómo votar, el minuto de reglas es un recordatorio, no una clase. El texto para enviarles está en cómo votar en la asamblea de copropietarios: instructivo para los residentes.
2. El guion completo, para copiar
Está pensado para leerse tal cual: cambia lo que va entre corchetes, borra las líneas que no apliquen (por ejemplo, la elección de mesa si tu reglamento no la pide) y déjalo abierto en una segunda pantalla o impreso. Son siete momentos; el cuarto se repite en cada punto del orden del día.
3. Reglas de participación para pegar en el chat
Las reglas se dicen una vez y se dejan escritas donde todos las vean: el chat de la sala, pegadas por el operador en el minuto en que se instala la asamblea. Quien llegue tarde las lee sin interrumpir, y quien pida la palabra por quinta vez sabe que hay un orden. Ocho líneas, sin más.
4. Momento a momento: por qué se dice así
Cada frase del guion tiene una razón, legal o de operación. Esta es la tabla para cuando alguien te pregunte «¿y eso por qué?» en plena reunión.
| Momento | Qué se dice | Por qué se dice así |
|---|---|---|
| 1. Apertura | Quién preside, qué asamblea es, cuándo se convocó, quién opera y quién da soporte. | El acta debe indicar si la asamblea es ordinaria o extraordinaria y la forma de la convocatoria (art. 47): decirlo al abrir deja esas líneas resueltas. Nombrar el soporte es operación: quien no logra entrar necesita saber a quién llamar. |
| 2. Quórum | El porcentaje de coeficientes representado, cuántas unidades y la hora de instalación. | La asamblea sesiona con «más de la mitad de los coeficientes de propiedad» (art. 45): se lee el porcentaje, no el número de personas. En una híbrida, conectados y salón se suman sobre la misma lista: cómo se cuenta el quórum en una asamblea híbrida. Sin quórum, aplica la segunda convocatoria del artículo 41, que la citación debe anunciar. |
| 3. Mesa y reglas | Elección de presidente y secretario si el reglamento lo pide; las cuatro reglas; el aviso de grabación. | Presidente y secretario firman el acta (art. 47); cómo se eligen es del reglamento. Las reglas de palabra y tiempo no están en la ley: se anuncian al instalar. Grabar no es obligatorio; si se hace, se avisa. |
| 4. Cada punto | Nombre exacto del punto, exposición, palabra en orden, base de votación, apertura con aviso, cierre con aviso, resultado en porcentaje y hora. | Se decide «con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión» (art. 45): por eso se lee el porcentaje representado antes de abrir. El acta lleva «los votos emitidos en cada caso» (art. 47) y en reunión no presencial cada comunicación queda con nombre, contenido y hora (art. 42, parágrafo): por eso el resultado se lee con la hora. «Queda cerrada» evita el voto que llega tarde. |
| 5. Si se cae alguien | Que vuelva por el mismo enlace, que soporte lo llama, y que quede la hora. | Hay reunión mientras los participantes puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea (art. 42). Una persona que se cae no detiene la asamblea; la sala completa sí. Cada caso, con el artículo al lado, en qué pasa si se cae el internet en una asamblea virtual. |
| 6. Receso | Duración concreta, hora de regreso, y lectura del quórum al volver. | La ley no regula el receso: es operación. Un receso sin hora de regreso vacía la sala. Leer el quórum al volver deja constancia de que se mantuvo, que es lo que pide el Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.1.16.1), aplicado a la propiedad horizontal por Minvivienda en conceptos orientadores. |
| 7. Cierre | Resumen de lo decidido con porcentajes, quién firma el acta, hora de cierre. | El acta presencial la firman presidente y secretario (art. 47); la no presencial la suscribe el representante legal y se comunica en los diez días siguientes (art. 44). Para la híbrida ninguna norma dice cuál rige: la práctica segura es que firmen los tres y comunicarla en diez días. |
5. Lo que el guion no arregla: el orden del día
El guion ordena la reunión; no cambia lo que se puede decidir en ella. Dos reglas se fijan antes, al armar la convocatoria, y son las que más preguntas generan en el chat.
La primera: en una reunión no presencial, igual que en una extraordinaria, «en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este» (artículo 39, parágrafo 1). Por eso el guion dice «punto [N]: [nombre exacto del punto en la convocatoria]» y no «¿alguien quiere proponer algo más?». Si en el chat aparece un tema nuevo: «lo anotamos para la próxima convocatoria».
La segunda: las diez decisiones del artículo 46, las del 70 % de los coeficientes del conjunto, «no podrán tomarse en reuniones no presenciales» (parágrafo del mismo artículo). Reformar el reglamento, asignar un bien común al uso exclusivo de un privado o cambiar la destinación de un bien común no entran en una asamblea 100 % virtual. Si tu orden del día trae uno de esos puntos, la salida es la híbrida: los conceptos orientadores de Minvivienda admiten esas decisiones en reunión mixta cuando el 70 % de los coeficientes está presencialmente en el salón. Todo lo demás, incluidos el presupuesto, las cuentas y las cuotas que salen de él, va por la mayoría ordinaria del artículo 45 y cabe en virtual con este guion.
Septiembre: extraordinarias y el presupuesto 2027 en el escritorio
Entre septiembre y diciembre se concentran las extraordinarias por obras, cuotas y ajustes, y casi todas van por mayoría ordinaria: una cuota extraordinaria solo pasa al 70 % si la suma de las del año supera cuatro veces la expensa mensual o si paga algo distinto de lo necesario (artículo 46). Es decir, se pueden hacer virtuales con este guion, sin perseguir a nadie por el quórum. Y si ya estás armando el borrador del presupuesto 2027, que aprueba la asamblea (artículo 38), deja el rubro de la asamblea con cifra real: escríbenos con el número de unidades y te cotizamos la virtual o la híbrida sin compromiso.
6. Cómo suena esto en nuestra plataforma
En nuestra plataforma la videollamada de Zoom va embebida en la misma pantalla que los botones de votación, así que el guion se lee sin decir «cambien de ventana». Cada persona se registra por su nombre y su unidad, vota una vez por unidad con el coeficiente de su inmueble, y cuando dices «queda cerrada» el resultado aparece en pantalla sumado por coeficiente, listo para leerlo con la hora. Si alguien se cae, vuelve a entrar por el enlace y el quórum se recalcula con cada ingreso: justo lo que pide el momento 5 del guion.
El operador es de CLICK: tú lees el guion, él lee el quórum, abre y cierra las votaciones cuando lo anuncias y atiende el soporte. Lo hemos operado en más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin una falla técnica. Qué incluye, cómo se cotiza, cómo es el ensayo previo y el recorrido completo desde que fijas la fecha hasta el acta, día por día, está en asambleas virtuales e híbridas de propiedad horizontal en Bogotá.
7. Preguntas frecuentes
¿Quién modera la asamblea virtual: el administrador o el presidente de la asamblea?
La Ley 675 de 2001 no lo dice. Lo único que nombra es al presidente y al secretario de la asamblea, en el artículo 47, porque son quienes firman el acta; cómo se eligen y quién puede serlo lo define el reglamento de cada copropiedad. En la práctica la administradora instala y lee el quórum, y si se elige presidente, esa persona lleva el orden del día mientras la administradora presenta los puntos que le corresponden. Lo que sí conviene separar siempre es moderar de operar: quien lee el guion no debería ser quien registra ingresos, abre votaciones y atiende a quien no logra entrar.
¿Puede ser virtual una asamblea extraordinaria?
Sí. El parágrafo 1 del artículo 39 nombra en la misma frase la asamblea extraordinaria y las reuniones no presenciales, y el artículo 42 habilita deliberar y decidir por comunicación simultánea con el quórum del caso. Dos condiciones: el orden del día va en el aviso y no se decide nada fuera de él; y si el orden del día trae uno de los diez temas del artículo 46, como reformar el reglamento, ese punto no puede decidirse en reunión no presencial, según el parágrafo del mismo artículo. Para la extraordinaria la ley no fija días de antelación: manda tu reglamento.
¿Cuánto tiempo se da por intervención y quién lo decide?
La Ley 675 no lo regula. Si tu reglamento fija un tiempo, se aplica; si calla, lo anuncia quien preside al instalar. Dos minutos por intervención funciona en la mayoría de los conjuntos: alcanza para plantear una idea, no para un discurso. Lo importante es decirlo antes del primer punto y aplicarlo igual con todos, incluido el consejo.
¿Qué digo si a alguien se le cae la conexión en plena votación?
Que vuelva a entrar por el mismo enlace, que soporte lo está llamando y que queda la hora en el registro. Si regresa antes de cerrar la votación, vota; si no, el reporte muestra que no votó ese punto y la asamblea sigue. El parágrafo del artículo 42 pide prueba inequívoca con el nombre del propietario, el contenido y la hora: eso deja la plataforma por cada voto. Si se cae la sala completa o el audio de la mesa, se anuncia un receso con hora de regreso y al volver se lee el quórum antes de continuar.
¿Tengo que leer el quórum antes de cada votación?
Ningún artículo ordena leerlo en voz alta, pero dos obligaciones se cumplen mejor así. El artículo 47 exige que el acta traiga el nombre y calidad de los asistentes, su unidad, su coeficiente y los votos emitidos en cada caso. Y el Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.1.16.1, que Minvivienda aplica a la propiedad horizontal en conceptos orientadores, pide constancia de la continuidad del quórum durante toda la reunión. Leer el porcentaje representado antes de cada punto es la forma más simple de que ese dato quede en el acta.
¿Es obligatorio grabar la asamblea virtual?
No. El parágrafo del artículo 42 pide prueba inequívoca de la reunión, y menciona como ejemplos el fax, la grabación magnetofónica o similar: la grabación es una forma de prueba, no una obligación. El registro de la plataforma, con el nombre, el contenido y la hora de cada voto, cumple la misma función. Si además grabas, anúncialo al instalar; por eso el guion trae esa frase entre corchetes.
¿Quieres leer el guion y que nosotros contemos?
Cuéntanos cuántas unidades tiene tu conjunto, si la asamblea es ordinaria o extraordinaria y si será virtual o híbrida, y te decimos cómo la operamos: Zoom y votación en la misma pantalla, registro por unidad y coeficiente, quórum en vivo, un operador que abre y cierra cada votación cuando lo anuncias y el reporte de cada punto para el acta. Más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin fallas técnicas nos respaldan. Tú te llevas los aplausos; nosotros hacemos el trabajo pesado.
Conclusión
Moderar una asamblea virtual no es improvisar con buen tono: es leer el quórum en coeficiente, decir cómo se pide la palabra, abrir y cerrar cada votación con aviso y leer el resultado con la hora. Con eso el artículo 45 se cumple en voz alta, el artículo 47 queda resuelto para el acta y la reunión termina a una hora razonable.
Copia el guion, pega las ocho reglas en el chat y léelo mañana tal cual. Y si quieres que la parte de contar la hagamos nosotros, escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click con las unidades y la fecha tentativa.
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Del guion al resto del operativo de una asamblea virtual o híbrida.
¿Lo hablamos? WhatsApp 315 995 3357 · comercial@asambleas.click