Un acta de asamblea inválida casi nunca lo es por el papel: lo que se discute son las decisiones que no se ajustan a la Ley 675 o al reglamento (art. 49). Para que queden firmes hay seis claves: convocatoria a tiempo, quórum verificado, mayoría correcta, poderes revisados, acta firmada y el plazo claro.
Si llegaste aquí buscando «acta de asamblea inválida», «errores comunes en asambleas de copropiedad» o «problemas del conteo de votos manual», vas a encontrar las tres cosas en el mismo lugar, ordenadas como se viven: antes, durante y después de la reunión. Cada punto trae el artículo de la Ley 675 de 2001 copiado del texto oficial de la Secretaría del Senado, para que lo puedas citar sin depender de nadie.
Y una aclaración de entrada, porque cambia todo el enfoque: impugnar es un derecho que la ley le da al administrador, al revisor fiscal y a los propietarios. Nadie puede quitarlo, y está bien que exista. Lo que sí está en tus manos es que cada decisión llegue con su soporte completo. Cuando eso pasa, la conversación ya no es sobre recuerdos sino sobre cifras, y ahí tu trabajo luce.
Si vienes con afán
Lo que la ley permite impugnar son las decisiones que no se ajustan a la ley o al reglamento (art. 49). El acta es la prueba de esas decisiones (art. 47). El plazo para impugnar es de dos meses desde el día de la reunión, no desde que sale el acta (art. 382 del Código General del Proceso). La lista de chequeo completa está en el punto 8.
1. ¿Cuándo se dice que un acta de asamblea es inválida?
En el día a día decimos «el acta quedó inválida», pero la ley habla de otra cosa, y entender la diferencia te quita un peso de encima. El art. 49 de la Ley 675 no habla de anular actas: habla de impugnar decisiones.
«El administrador, el Revisor Fiscal y los propietarios de bienes privados, podrán impugnar las decisiones de la asamblea general de propietarios, cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal.»
Ley 675 de 2001, art. 49, primer inciso.
Es decir, el criterio es uno solo y muy claro: ¿la decisión se tomó como dicen la ley y el reglamento? Si la respuesta es sí y está documentada, la decisión se sostiene. El acta, por su parte, es la herramienta con la que lo demuestras. El art. 47 lo dice así: «La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas».
Hay además un caso más fuerte que la impugnación, y conviene tenerlo ubicado: el art. 45, el del quórum y las mayorías, termina diciendo que «las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en este artículo, serán absolutamente nulas». Por eso el quórum y las mayorías son las dos claves a las que más cariño hay que ponerles. Las vemos una por una.
2. Clave 1: la convocatoria, a tiempo y con su orden del día
La convocatoria es el primer documento que se revisa cuando alguien duda de una decisión, y es el más fácil de dejar impecable. El art. 39 fija cuatro reglas.
«La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.»
Ley 675 de 2001, art. 39, primer inciso (asamblea ordinaria).
- Plazo de la ordinaria: no menos de quince días calendario, no hábiles. Es un piso: si tu reglamento exige más, manda el reglamento. Si quieres contarlo sin errores, la herramienta de convocatoria cuenta los días por ti.
- A quién se envía: el parágrafo 1.º dice que «toda convocatoria se hará mediante comunicación enviada a cada uno de los propietarios de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos». Guarda la constancia de envío: es la mitad de tu prueba.
- Orden del día: el mismo parágrafo agrega que, «tratándose de asamblea extraordinaria, reuniones no presenciales y de decisiones por comunicación escrita, en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este». En esos tres casos, lo que no está en el aviso no se vota.
- Lista de deudores: el parágrafo 2.º pide que la convocatoria contenga «una relación de los propietarios que adeuden contribuciones a las expensas comunes». Es el requisito que más se olvida.
Dos detalles que cierran el círculo. Primero, el art. 41 pide que en la convocatoria quede constancia de la regla de segunda convocatoria, por si no hay quórum; lo explicamos con calma en qué se puede decidir en segunda convocatoria. Segundo, para la extraordinaria la ley no fija un número de días: manda tu reglamento y, si calla, lo prudente es una antelación razonable que permita enterarse y asistir. El detalle, con el concepto de Minvivienda que recomienda aplicar por analogía los quince días, está en cuánto tiempo antes se convoca una extraordinaria.
3. Clave 2: el quórum, verificado y escrito
El quórum tiene dos números distintos y conviene no mezclarlos. Así los fija el art. 45: la asamblea «sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad», y toma decisiones «con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad» «representados en la respectiva sesión». (El texto oficial del Senado repite una frase en ese punto y la marca como «texto repetido»; la regla no cambia.)
| Para qué | Qué se necesita | Sobre qué base |
|---|---|---|
| Instalar y sesionar | Más de la mitad de los coeficientes | Coeficientes de propiedad del conjunto |
| Decidir (mayoría ordinaria) | La mitad más uno | Coeficientes representados en la sesión |
| Decidir los casos del art. 46 | 70 % | Coeficientes que integran el edificio o conjunto |
Ley 675 de 2001, arts. 45 y 46. Texto oficial de la Secretaría del Senado.
Lo que deja el quórum firme no es solo tenerlo, sino poder mostrarlo. Tres hábitos que ayudan mucho:
- Escribe el porcentaje y la hora. «Siendo las 8:12 a. m., están presentes y representados propietarios que suman el 58,40 % de los coeficientes» es una frase que se sostiene sola. «Hay quórum» no.
- Vuelve a mirar el quórum antes de cada votación importante. Las asambleas largas se van vaciando, y lo que cuenta para decidir es lo que está representado en el momento de votar.
- Si la reunión es virtual o híbrida, deja constancia de que el quórum se mantuvo. Cómo hacerlo, junto con la verificación de identidad de quien entra a distancia, está en cómo verificar la identidad del propietario en la asamblea virtual.
4. Clave 3: la mayoría correcta para cada decisión (y el conteo bien hecho)
Aquí está el error más común en asambleas de copropiedad, y casi siempre es de buena fe: aplicar la mayoría equivocada o contar bien la mayoría correcta, pero sobre la base equivocada.
Cuándo se necesita el 70 %
El art. 46 exige mayoría calificada del «setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto» para una lista cerrada de diez decisiones. Entre las más frecuentes: la «imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales», la «aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias», la asignación de un bien común al uso exclusivo de un bien privado y la «reforma a los estatutos y reglamento».
El presupuesto anual no necesita el 70 %
Un rubro de gasto corriente que va dentro del presupuesto anual se aprueba con la mayoría ordinaria del art. 45, aunque sea un rubro grande. El 70 % aparece cuando la decisión cae en una de las diez del art. 46, por ejemplo una cuota extraordinaria que, sumada en el año, pase de cuatro veces la expensa necesaria mensual, o una mejora que no es una expensa necesaria (un gimnasio nuevo, una remodelación del salón): meterla en el presupuesto no la vuelve necesaria. Si quieres respaldar un rubro con una mayoría más alta por prudencia, puedes buscarla: es blindaje voluntario. Y por arriba hay un techo: el art. 45 dice que las mayorías superiores al 70 % que traigan los reglamentos «se entenderán por no escritas», salvo para la extinción de la propiedad horizontal.
El ejemplo que evita la confusión más cara
Imagina un conjunto en Soacha donde, a la hora de votar la reforma del reglamento, están representados propietarios que suman el 62 % de los coeficientes. Hay quórum de sobra para sesionar. Pero aunque los 62 puntos voten que sí, no se llega al 70 %, porque ese 70 % se mide sobre todos los coeficientes del conjunto y no sobre los asistentes. La salida no es contar distinto: es reprogramar ese punto y organizar la asistencia para alcanzarlo.
Si la reunión es virtual, mira el parágrafo del art. 46
Dice que esas diez decisiones «no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley». En una reunión no presencial la prohibición es total; en segunda convocatoria presencial sí se pueden tomar si se reúne el 70 %. Para reuniones mixtas, que la Ley 675 no nombra, Minvivienda ha admitido estas decisiones cuando en el salón están presencialmente propietarios con al menos el 70 % de los coeficientes (conceptos orientadores, no vinculantes). Lo ampliamos en asambleas virtuales e híbridas.
Los problemas del conteo de votos manual
La mano alzada es cómoda, pero tiene tres trampas que conviene conocer:
- Cuenta personas, no coeficientes. El art. 37 dice que «el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado». Veinte manos arriba no dicen nada hasta que se convierten en porcentaje.
- Mezcla bases. Se suma sobre los asistentes cuando la decisión pedía el total del conjunto, o al revés.
- No deja rastro. El art. 47 pide que el acta indique «los votos emitidos en cada caso». Si nadie anotó a favor, en contra y abstenciones de cada punto, el acta se queda sin su dato más importante.
Un matiz para conjuntos de vivienda: la Corte Constitucional, en la Sentencia C-522 de 2002, declaró exequible el inciso 2.º del art. 37 «en el entendido que cuando se trate de inmuebles destinados a vivienda, el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico». Antes de contar, revisa cómo lo aplica tu reglamento en los puntos que no son económicos.
Por esto existe la votación electrónica por coeficiente: no para reemplazar a la asamblea, sino para que cada punto salga con su porcentaje calculado y su reporte. Cómo pasa ese reporte al acta lo mostramos en del reporte de votación al acta el mismo día.
5. Clave 4: los poderes, revisados antes de instalar
La base legal de los poderes está en el primer inciso del art. 37: la asamblea la constituyen «los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados». Ese artículo habilita la representación, pero no regula el documento. La forma del poder, si hay un tope de poderes por persona o quién puede ser apoderado salen de las reglas del mandato del Código Civil (arts. 2142 y siguientes) y, sobre todo, de lo que diga tu reglamento. Si alguien te asegura un número fijo «por ley», pídele el artículo.
Lo que sí hace la diferencia en la práctica:
- Pon fecha y hora límite para recibir poderes, y anúncialas en la convocatoria. Recibirlos en la puerta es la forma más común de instalar tarde y con dudas.
- Revisa tres datos de cada poder: que quien lo otorga figure como propietario de esa unidad, que la unidad no esté representada dos veces y que el coeficiente sea el correcto.
- Aplica lo que diga tu reglamento sobre límites y requisitos, igual para todos.
- Anexa la relación de poderes al acta, junto con la lista de asistencia: el art. 47 pide el «nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente».
Si necesitas el documento, el modelo de poder para la asamblea se llena en línea, y las dudas frecuentes están en el poder para asamblea de copropietarios.
6. Clave 5: el acta, completa, firmada y a tiempo
El art. 47 es el manual del acta, y vale la pena leerlo completo una vez:
«Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.»
Ley 675 de 2001, art. 47, primer inciso.
- Firmas: presidente y secretario de la reunión. Por eso se eligen al comienzo; lo explicamos en la elección de presidente y secretario.
- Contenido: tipo de reunión, forma de la convocatoria, orden del día, asistentes con unidad y coeficiente, y los votos de cada decisión. Con eso, el acta prueba cada una de las claves anteriores.
- Plazo: «dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión», el administrador debe poner a disposición de los propietarios copia completa del acta en la sede de la administración e informar a cada uno. Si la asamblea nombra una comisión para verificar la redacción, esa comisión tiene el plazo del reglamento y, en su defecto, los mismos veinte días hábiles.
- Reuniones no presenciales: ahí el plazo es otro. El art. 44 pide que el acta la firme el representante legal y se comunique dentro de los diez días siguientes.
Una precisión honesta: la ley no dice que un acta entregada tarde anule las decisiones. Lo que pasa con un acta incompleta, sin firmas o tardía es más sencillo y más práctico: tu mejor prueba llega débil o no llega. Por eso conviene que el acta salga pronto, mientras la reunión está fresca. Si te pesa redactarla, en actas de asamblea a partir del audio nos mandas la grabación y te devolvemos el borrador editable el mismo día, listo para que presidente y secretario lo revisen y lo firmen.
7. Clave 6: el plazo de dos meses, bien contado
Este es el dato que más circula mal, así que va con cuidado. El art. 49 de la Ley 675 tenía un segundo inciso con el plazo para impugnar, y ese inciso fue derogado por el literal c) del art. 626 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), con vigencia desde el 1.º de enero de 2014, según la nota oficial de la Secretaría del Senado. Desde entonces, el plazo lo fija el art. 382 de ese código:
«La demanda de impugnación de actos o decisiones de asambleas, juntas directivas, juntas de socios o de cualquier otro órgano directivo de personas jurídicas de derecho privado, solo podrá proponerse, so pena de caducidad, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto respectivo y deberá dirigirse contra la entidad. Si se tratare de acuerdos o actos sujetos a registro, el término se contará desde la fecha de la inscripción.»
Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), art. 382, primer inciso.
Traducido: los dos meses corren desde el día de la reunión, no desde que se publica el acta. Si el acuerdo está sujeto a registro, desde la inscripción. Para ti esto es una buena noticia de organización: cuanto antes circule el acta, antes tiene todo el mundo la información completa dentro de ese plazo, y menos espacio queda para malentendidos.
El art. 49 tiene además un parágrafo que conviene conocer: deja por fuera de esa regla las decisiones de la asamblea que impongan sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, que se rigen por el capítulo segundo del título II de la misma ley. Y si quieres ver cómo se ve una asamblea documentada voto a voto cuando alguien sí decide ejercer ese derecho, lo contamos en votación electrónica y el plazo para impugnar.
8. Lista de chequeo: antes, durante y después de la asamblea
| Momento | Qué dejar listo | Norma |
|---|---|---|
| Antes | Convocatoria con al menos 15 días calendario (ordinaria), enviada a cada propietario a la última dirección registrada, con constancia de envío. | Art. 39 |
| Antes | Orden del día en el aviso (obligatorio en extraordinaria, no presencial y comunicación escrita), lista de deudores y regla de segunda convocatoria. | Arts. 39 y 41 |
| Antes | Base de propietarios y coeficientes al día; fecha límite de poderes anunciada; reglamento leído en lo de poderes y mayorías. | Art. 37 y reglamento |
| Durante | Quórum con porcentaje y hora; verificado otra vez antes de las votaciones importantes. | Art. 45 |
| Durante | Mayoría correcta para cada punto, con la base correcta: representados (ordinaria) o total del conjunto (70 %). | Arts. 45 y 46 |
| Durante | Votos de cada decisión registrados: a favor, en contra y abstenciones, por coeficiente. | Arts. 37 y 47 |
| Después | Acta firmada por presidente y secretario, con todos los datos del art. 47, a disposición e informada dentro de 20 días hábiles. | Art. 47 |
| Después | Tener presente que el plazo para impugnar corre desde el día de la reunión. | Art. 49 Ley 675 y art. 382 CGP |
Textos verificados en la compilación oficial de la Secretaría del Senado (secretariasenado.gov.co), 5-oct-2026.
Si quieres ver cómo encaja esta lista en la operación completa del día, desde el registro hasta el cierre, la guía de la asamblea de propiedad horizontal lo recorre de principio a fin.
9. Cómo lo hacemos nosotros
Todo lo anterior lo puedes hacer sola, con tu reglamento a la mano, una hoja de cálculo y esta lista. Lo que cambia cuando lo opera un equipo es que no tienes que presidir, registrar, contar coeficientes y tomar nota para el acta al mismo tiempo.
En la logística de asambleas que operamos, el registro se hace por coeficiente desde la entrada, el quórum se ve en pantalla en tiempo real y cada votación se cuenta por coeficiente con controles físicos —tenemos 1.800 controles de votación propios—. Al final te entregamos el reporte de cada decisión, con su porcentaje frente a la mayoría exigida, listo para el acta. Para las reuniones a distancia usamos plataforma propia con Zoom integrado, y llevamos más de 150 asambleas virtuales e híbridas sin falla técnica registrada. Tú te llevas los aplausos; nosotros hacemos el trabajo pesado.
10. Preguntas frecuentes
¿Un acta de asamblea sin firmas es inválida?
El artículo 47 de la Ley 675 dice que las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la reunión, y que la copia del acta debidamente suscrita es prueba suficiente de los hechos que consten en ella. La ley no dice que la falta de firmas anule por sí sola las decisiones; lo que se impugna son las decisiones que no se ajustan a la ley o al reglamento, según el artículo 49. Pero un acta sin firmas pierde su fuerza como prueba, así que lo práctico es que presidente y secretario la firmen apenas esté revisada.
¿Desde cuándo se cuentan los dos meses para impugnar una decisión de la asamblea?
Desde la fecha de la reunión, no desde que se publica el acta. El inciso del artículo 49 de la Ley 675 que fijaba el plazo fue derogado por el literal c) del artículo 626 del Código General del Proceso, con vigencia desde el 1 de enero de 2014. Hoy rige el artículo 382 de ese código: la demanda solo puede proponerse, so pena de caducidad, dentro de los dos meses siguientes a la fecha del acto respectivo. Si el acuerdo está sujeto a registro, el término se cuenta desde la fecha de la inscripción.
¿Quién puede impugnar las decisiones de la asamblea de copropietarios?
Según el artículo 49 de la Ley 675, el administrador, el revisor fiscal y los propietarios de bienes privados pueden impugnar las decisiones de la asamblea general cuando no se ajusten a las prescripciones legales o al reglamento de la propiedad horizontal. Es un derecho de la copropiedad, y la mejor forma de acompañarlo es que cada decisión quede documentada: convocatoria, quórum, votos por coeficiente y acta firmada.
¿Qué pasa si se aprueba con mayoría ordinaria algo que necesitaba el 70 %?
El artículo 45 de la Ley 675 dice que las decisiones que se adopten en contravención a lo prescrito en ese artículo serán absolutamente nulas, y el artículo 46 enumera diez decisiones que requieren el setenta por ciento de los coeficientes que integran el edificio o conjunto, entre ellas la reforma del reglamento y la imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro veces el valor de las expensas necesarias mensuales. Ese setenta por ciento se mide sobre todo el conjunto, no sobre los asistentes. Si no se alcanza, lo sano es no dar el punto por aprobado y reprogramarlo. Ojo: un rubro de gasto corriente dentro del presupuesto anual se aprueba por mayoría ordinaria.
¿Cuántos días hay para entregar el acta de la asamblea?
En la asamblea presencial, el artículo 47 de la Ley 675 dice que dentro de un lapso no superior a veinte días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios copia completa del acta en la sede de la administración e informar a cada uno. En las reuniones no presenciales el artículo 44 fija otro plazo: el acta la firma el representante legal y se comunica dentro de los diez días siguientes.
¿La ley fija cuántos poderes puede tener una persona en la asamblea?
No. El artículo 37 de la Ley 675 habilita que los propietarios se hagan representar en la asamblea por sus representantes o delegados, pero no regula la forma del poder ni fija un tope de poderes por persona. Eso sale de las reglas del mandato del Código Civil y, sobre todo, de lo que diga el reglamento de cada copropiedad. Lo práctico es fijar una fecha límite para recibir poderes, revisar que quien firma sea el propietario de la unidad y anexar la relación de poderes al acta.
¿Quieres que tu próxima asamblea quede firme desde la convocatoria hasta el acta?
Cuéntanos cuántas unidades privadas tiene tu copropiedad, si la asamblea será presencial, virtual o híbrida y la fecha que tienes en mente, y te decimos cómo la operamos: registro por coeficiente, quórum en vivo, votación punto por punto y el reporte de cada decisión listo para el acta.
Conclusión
Un acta de asamblea no se vuelve inválida por arte de magia: lo que se revisa es si cada decisión se tomó como dicen la ley y el reglamento, y el acta es la prueba de que así fue. Seis claves lo resuelven: convocatoria a tiempo y bien enviada (art. 39), quórum con porcentaje y hora (art. 45), la mayoría correcta sobre la base correcta (arts. 45 y 46), poderes revisados según tu reglamento (art. 37), acta completa y firmada en 20 días hábiles (art. 47) y el plazo de dos meses contado desde la reunión (art. 382 del CGP).
Guarda la lista de chequeo y úsala en tu próxima extraordinaria o en la ordinaria de 2027. Y si prefieres dedicarte a presidir mientras alguien registra, cuenta coeficientes y te entrega el reporte de cada votación, escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click.
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De las seis claves a la asamblea operada de principio a fin.
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