Asamblea virtual o híbrida en 2027: qué debe quedar en el presupuesto de tu conjunto

Empecemos por una honestidad que el resto del sector se salta: ninguna norma dice en qué mes se redacta el borrador del presupuesto. Lo que sí está en la ley es la cuenta hacia atrás.

El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 pone entre las funciones del administrador preparar y someter a aprobación el presupuesto detallado de gastos e ingresos del nuevo ejercicio; el artículo 38 le da a la asamblea la función de aprobarlo o improbarlo y de fijar, con fundamento en él, las cuotas. Es decir: el borrador es tuyo y la decisión es de ellos. Lo que no quede escrito en tu borrador no llega a la votación.

Y el artículo 39 fija la fecha en dos escalones: manda primero la fecha que señale tu reglamento de propiedad horizontal y, solo en silencio de este, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal. Revisa tu reglamento antes de dar por hecho el 31 de marzo: si dice «la primera quincena de marzo», esa es la que manda. La convocatoria, en todo caso, sale con no menos de quince días calendario de antelación. Calendario, no hábiles: ese es el error de conteo más común del sector. Si tu reglamento calla y tu período cierra el 31 de diciembre, la reunión cae entre enero y marzo, el citatorio sale a mediados de febrero y la decisión de con quién hacerla es anterior. Contratar en febrero una plataforma que nadie ha probado es una carrera evitable. Para no contar días a mano está nuestra calculadora de plazos de convocatoria.

Cuando se pide «una cotización de asamblea virtual» sin más datos, vuelve un número que no significa nada: el proveedor tuvo que suponerlo todo. Estas son las cinco cosas que mueven la aguja.

1. Cuántas unidades privadas hay y cómo está la base de propietarios

No es solo el número de apartamentos: es cuántos coeficientes hay que cargar y en qué estado están. Cambios de propietario sin reportar, coeficientes que no suman 100, poderes que llegan la noche anterior. Una base sucia se arregla con horas de alguien, y esas horas se pagan igual. Para llegar limpia a esa parte tenemos el formato de base de datos de propietarios y coeficientes.

2. La modalidad: virtual pura o híbrida

Aquí está el salto más grande, y conviene decirlo sin rodeos: la híbrida no es «la virtual con un par de cosas más». Son dos reuniones que ocurren al mismo tiempo y que tienen que verse, oírse y contarse como una sola.

3. Cuántos puntos se someten a votación

Un orden del día con seis votaciones no se parece a uno con dieciocho, y hay puntos que pesan más: la elección del consejo por planchas o por cuociente, una votación secreta. Cada punto es tiempo, y el tiempo es la variable que más se subestima.

4. Duración estimada y franja horaria

Las asambleas de conjunto en Bogotá arrancan un sábado en la mañana o entre semana a las 7 u 8 de la noche, y rara vez terminan a la hora prevista. Pregunta por las horas incluidas y por el valor de la hora adicional: ahí aparecen las sorpresas, sobre todo en franja nocturna o dominical.

5. Qué va en la sala y qué entregables quedan después

En una virtual pura el salón no entra al rubro. En una híbrida entra completo: sonido, pantalla o LED, cámaras que capten a quien habla, puntos de registro en la portería. Y al final, lo que queda: informe de resultados punto por punto, listado de asistencia con hora y el borrador del acta. Eso último cuesta, y es de lo primero que desaparece de una cotización barata.

Esta tabla no dice cuál modalidad es «mejor» —eso lo trabajamos en la comparación de las tres modalidades—, sino qué línea de gasto aparece, desaparece o se duplica.

Hay tres cosas que en la presencial se resuelven casi solas y que en virtual o híbrida hay que producir a propósito. Si no las pides, no te las cotizan; y si no te las cotizan, las haces tú a mano el lunes siguiente.

• La prueba de quién participó y cuándo. El parágrafo del artículo 42 exige prueba inequívoca del nombre de quien emite la comunicación, del contenido y de la hora, más copia de la convocatoria. Traducción: un reporte con marca de tiempo, no una captura de pantalla.
• La identidad de los remotos y la continuidad del quórum. El artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015 —norma de sociedades que el Ministerio de Vivienda viene aplicando a la propiedad horizontal en conceptos orientadores, no vinculantes— pide dejar constancia en el acta de que el quórum se mantuvo durante toda la reunión y verificar la identidad de quienes participan a distancia. No basta pasar lista al comienzo: el puente no es vinculante, pero es la prueba que más sirve si alguien pregunta después.
• El acta y su plazo. En la no presencial, el artículo 44 pide que la suscriba el representante legal y se comunique en diez días; en la presencial, el artículo 47 habla de presidente y secretario y de veinte días hábiles. Para la híbrida ninguna fuente resuelve cuál manda: nuestra recomendación —buena práctica, no exigencia legal— es cumplir los dos.

Añade un plan B escrito: qué pasa si se cae el internet, si alguien no logra entrar o si se va la luz a mitad de la votación. No es obligación legal, es sentido común, y lo desarrollamos en qué hacer si falla la tecnología en plena asamblea. Pídelo por escrito: el que lo tiene, lo manda sin pensarlo.

Esta es la razón por la que la modalidad se decide en octubre y no en febrero: hay decisiones que, por regla general, no se pueden tomar en una reunión no presencial. Decimos «por regla general» a propósito: existe un régimen transitorio de excepción —el Decreto 1423 de 2026, por el sismo de agosto— que para decisiones de rehabilitación, reparación, reforzamiento o reconstrucción inaplica ese parágrafo, pero solo en municipios del ámbito de la emergencia y solo con la afectación del inmueble acreditada. Son dos filtros que se suman, así que para la inmensa mayoría de copropiedades la regla que sigue abajo es la que aplica.

El parágrafo del artículo 46 dice que las decisiones previstas en ese artículo «no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley». Esa lista son diez asuntos taxativos: reforma del reglamento, desafectación de bienes comunes, cambio de destinación, adquisición de inmuebles y disolución, entre otros.

Y hay dos de esos diez que en un presupuesto conviene mirar con lupa, porque se activan por cuantía y no por tema: las expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro veces las expensas necesarias mensuales, y las expensas no necesarias. Ojo: es el acumulado del año, no una cuota suelta. Si el plan de 2027 incluye una obra que empuje las extraordinarias por encima de ese umbral, ese punto pide el 70% —y, por el parágrafo, presencialidad—, así que entra en la misma decisión de modalidad. El umbral y cómo calcularlo están en el artículo del rubro que enlazamos enseguida.

La pregunta de planeación es sencilla: ¿hay algo de esa lista en tu horizonte de 2027? Si tienes pendiente actualizar el reglamento o asignar el uso exclusivo de un bien común, una asamblea 100% virtual no te sirve. El Ministerio de Vivienda ha sostenido en conceptos —orientadores, no vinculantes— que en reunión mixta sí se pueden tomar, siempre que en el salón estén propietarios que representen al menos el 70% de los coeficientes. La híbrida abre la puerta, pero obliga a garantizar aforo físico, y eso se presupuesta.

Y un dato que cambia la conversación con el consejo: en una híbrida, presenciales y virtuales se suman para el quórum, sin distinguir. No son dos conteos separados. La explicación completa está en cómo se cuenta el quórum en una asamblea híbrida.

Marca abajo cómo es tu conjunto y qué necesitas: la herramienta arma el texto de la solicitud con los datos que un proveedor necesita y con las líneas que la propuesta debe traer de vuelta. Mándaselo igual a todos los que consultes y las respuestas se comparan sin traducir nada.

Solicitud de cotización para la asamblea de 2027.





DATOS DE MI COPROPIEDAD


· Unidades privadas: ____


· Modalidad: virtual / híbrida


· Puntos que se van a votar (aprox.): ____


· Duración estimada: ____


· Fecha tentativa: ____


· Necesito además: ____





LO QUE PIDO QUE TRAIGA LA PROPUESTA (una línea por punto)


1. Plataforma: cuál es, si el propietario necesita instalar algo y desde qué dispositivos se puede entrar.


2. Registro de asistencia y verificación de identidad de los participantes remotos.


3. Cómo se calcula el voto por coeficiente y cómo se muestra el quórum en cada votación.


4. Cómo se deja constancia de que el quórum se mantuvo durante toda la reunión.


5. Prueba de participación con nombre, contenido y hora, en un reporte descargable.


6. Personal incluido: quién opera la plataforma y quién está en sitio, y durante cuánto tiempo.


7. Prueba de conexión y de votación con el consejo antes del día de la asamblea.


8. Plan B por escrito: qué pasa si se cae el internet, la energía o la plataforma.


9. Entregables posteriores y en cuántos días: informe de resultados punto por punto, listado de asistencia con hora y borrador del acta.


10. Qué NO está incluido, y el valor de la hora adicional si la reunión se extiende.


11. Vigencia de la cotización y qué se necesita para separar la fecha.





Por favor envíenmela con alcance desglosado y fecha, para dejarla como rubro en el presupuesto 2027.

Para poner dos propuestas en la misma tabla está el comparador de cotizaciones de logística de asamblea; y la foto completa de la partida, en la lista de rubros del presupuesto 2027.

Cuatro movimientos para que en febrero no estés resolviendo esto:

• Septiembre y octubre. Define la modalidad: revisa si hay algo de la lista del artículo 46 en el horizonte de 2027, porque eso decide si puedes ir 100% virtual. Manda la solicitud a dos o tres proveedores con el mismo texto.
• Octubre y noviembre. Pon el renglón en el borrador con alcance escrito y la fecha de la cotización que lo sustenta. Un rubro con alcance se defiende solo; uno que dice «logística de asamblea» y nada más es el primero que se recorta.
• Noviembre. Preséntalo al consejo con la propuesta anexa: es la revisión que decide si el número sobrevive.
• Diciembre. Separa fecha: las primeras semanas de marzo se llenan, y el que reserva en diciembre escoge día y hora.

¿Cuánto debo presupuestar para la asamblea virtual de 2027?
No hay una cifra única, y desconfía de quien te dé una sin preguntarte nada. Depende de cinco variables: unidades y estado de la base de propietarios, modalidad, puntos a votar, duración y equipos en sala. Lo correcto es pedir dos o tres cotizaciones con el mismo alcance y presupuestar la que vas a contratar, con su fecha de vigencia.

¿Es más barata una asamblea virtual que una presencial?
Casi siempre el rubro es más liviano, porque desaparecen salón, sonido y montaje. Pero entran plataforma, operación remota, verificación de identidad y los entregables de prueba. Y cuidado con la híbrida: no es un punto intermedio en costo, porque suma lo de las dos.

¿La asamblea híbrida está permitida por la Ley 675?
La palabra «híbrida» no aparece en la Ley 675. Existen el artículo 42, que habilita deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, y el artículo 44, que fija condiciones de eficacia y de acta. La práctica se apoya en esos artículos y en el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, que es una norma de sociedades: el puente hacia la propiedad horizontal lo hacen conceptos del Ministerio de Vivienda que son orientadores, no vinculantes.

¿Puedo reformar el reglamento en una asamblea virtual?
No: el parágrafo del artículo 46 excluye esas decisiones de las reuniones no presenciales. En reunión mixta, el Ministerio de Vivienda ha sostenido en conceptos orientadores que sí, si en el salón hay propietarios que representen al menos el 70% de los coeficientes.

¿El rubro de la asamblea virtual necesita el 70% para ser aprobado?
No. Un rubro que va dentro del presupuesto anual se aprueba con el presupuesto, por la mayoría ordinaria del artículo 45, que se cuenta sobre los coeficientes representados en la sesión. El 70% del artículo 46 está reservado a una lista cerrada que no incluye aprobar el presupuesto.

¿Y si la reforma a la Ley 675 que está en el Congreso cambia esto?
Hoy no cambia nada. Hay proyectos en trámite que reconocerían expresamente la modalidad mixta, pero ninguno es ley: siguen rigiendo el artículo 39 para la convocatoria, el 42 y el 44 para las no presenciales, el 45 para el quórum y el 46 para el 70%. Cuando se mueva, te lo contamos.