Convocatorias a asambleas ordinarias de accionistas, fondos de empleados y cooperativas: requisitos y modelo

Las cuatro entidades tienen reglas propias. Esta tabla resume la regla de la ley para la asamblea ordinaria; en todas, lo que digan los estatutos sobre el medio y la forma es lo primero que se revisa. Si el estatuto de tu fondo no lo deja claro, aquí está lo que deben regular los estatutos del fondo de empleados antes de la ordinaria 2027.

Dos detalles que conviene tener presentes:

• En la S.A. el plazo de 15 días es de días hábiles, no calendario, y aplica a la reunión que aprueba balances, que es justo la ordinaria. La S.A.S. también cuenta en hábiles, pero son 5. Si tu empresa es una S.A.S., aquí está la convocatoria a la asamblea ordinaria de una S.A.S. paso a paso, con su quórum y la segunda convocatoria.
• En el fondo y la cooperativa la ley no trae un número de días. Lo fijan los estatutos, que también deben decir qué pasa si la junta directiva o el consejo no convoca la ordinaria a tiempo (art. 30 del DL 1481 y art. 30 de la Ley 79). No hay una «reunión por derecho propio» como la del art. 422 del Código de Comercio: el remedio está en los estatutos.

La ley pide pocas cosas, y casi todas caben en una página. Por entidad:

Además del contenido mínimo, hay cuatro bloques que ahorran preguntas el día de la asamblea:

• Segunda convocatoria. En la S.A.S., la primera convocatoria puede incluir la fecha de la segunda reunión, que no puede ser antes de 10 días hábiles ni después de 30 días hábiles desde la primera (parágrafo del art. 20 de la Ley 1258). En la S.A., si no hay quórum, se cita a una nueva reunión que debe hacerse no antes de 10 días ni después de 30, contados desde la fecha fijada para la primera (art. 429 C.Co.).
• Derecho de inspección. En la S.A., los libros, los balances y los demás documentos quedan a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración durante los 15 días hábiles anteriores a la reunión (art. 447). En la S.A.S., cuando se aprueban balances, durante los 5 días hábiles anteriores, salvo término mayor en los estatutos (art. 20). Decirlo en la convocatoria, con el lugar y el horario, evita reclamos.
• Poderes. En las sociedades, el poder se otorga por escrito e indica el nombre del apoderado, quién puede sustituirlo y la fecha o época de la reunión (art. 184 C.Co.). En el fondo de empleados la participación es directa por regla general; los estatutos pueden permitir la representación con topes, y no pueden recibir poderes los miembros de la junta directiva y del comité de control social, el representante legal ni los trabajadores del fondo; los delegados y los miembros de los órganos de dirección y vigilancia no pueden hacerse representar (art. 31 DL 1481). En la cooperativa no hay poderes: los asociados o delegados convocados no pueden delegar su representación en ningún caso (art. 33 de la Ley 79 de 1988). Lo explicamos, con el quórum y las mayorías, en la guía de la asamblea cooperativa.
• Modalidad. Para el fondo, la Ley 2496 de 2025 dejó escrito en el art. 29 que la asamblea puede ser presencial, virtual o mixta según los estatutos, y que en el acto de convocatoria se informan los mecanismos que garantizan el acceso a la información y la participación de todos los asociados o delegados convocados.

Si la sociedad está sometida a inspección y vigilancia, también debe comunicar a la Superintendencia la fecha, la hora y el lugar de la reunión, para que designe un delegado si lo estima pertinente (art. 183 C.Co.).

En el fondo de empleados la convocatoria fija también quién vota. Son asociados hábiles los inscritos en el registro social que en la fecha de la convocatoria no tienen suspendidos sus derechos y están al corriente en sus obligaciones con el fondo (parágrafo del art. 27 del DL 1481). En la cooperativa la definición es la misma, sin la referencia a la fecha de la convocatoria (parágrafo del art. 27 de la Ley 79).

• Quién verifica la lista: en el fondo, el comité de control social y, si no lo hay, el revisor fiscal (art. 30 DL 1481). En la cooperativa, la junta de vigilancia (art. 30 Ley 79).
• Qué se publica: la relación de inhábiles, para conocimiento de los afectados. En el fondo, en la forma y con la antelación que dispongan los estatutos.
• Si la asamblea es de delegados: la convocatoria va a los delegados elegidos (art. 30 Ley 79); el fondo sigue también las reglas de los estatutos para la asamblea de delegados.

En la práctica, conviene cerrar con contabilidad el corte de cartera unos días antes de firmar la convocatoria, para que la lista que verifica el comité sea la de esa fecha. Lo que hace el comité en esa revisión lo contamos en comité de control social: funciones y elección en el fondo.

Con el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2026, el último día para la ordinaria es el miércoles 31 de marzo de 2027 en el fondo y la cooperativa (tres primeros meses del año) y en la sociedad cuyos estatutos no fijan otra fecha (art. 422). Contando hacia atrás, sin el día de la convocatoria ni el de la reunión, y descontando fines de semana, el lunes 22 de marzo (San José) y el jueves 25 y viernes 26 de marzo (Semana Santa):

Son fechas límite, no recomendadas: cada día que se adelanta la asamblea se adelanta también la convocatoria. Para la S.A., recuerda además que la inspección de libros arranca 15 días hábiles antes: los estados financieros tienen que estar listos el día que sale el aviso.

Dos modelos para copiar y adaptar: uno para sociedades (S.A. o S.A.S.) y otro para fondos de empleados y cooperativas. Lo que va entre corchetes se reemplaza; revisa siempre que el texto final coincida con lo que piden tus estatutos.

Modelo A · Sociedad (S.A. o S.A.S.)

Copiar modelo A

Modelo B · Fondo de empleados o cooperativa

Copiar modelo B

El orden del día de los modelos es una base: los puntos fijos de la ley son los estados financieros, las cuentas de los administradores y las elecciones que tocan ese año. Ajusta el resto a tus estatutos y a lo que la junta quiera llevar.

Lo que diga la convocatoria vuelve a aparecer en el acta: la de la S.A. debe expresar la forma y antelación de la convocación (art. 431 C.Co.) y la del fondo, además, el órgano o la persona que convocó (art. 38 DL 1481). Por eso conviene guardar desde ya la constancia del envío. Cómo se redacta el acta, quién la aprueba y un modelo para copiar están en acta de asamblea de accionistas: qué debe contener y modelo.

• Firma quien tiene la facultad. En la S.A.S. es el representante legal; en el fondo, la junta directiva; en la cooperativa, el consejo de administración. Si la junta la aprueba en sesión, que quede en su acta.
• Usa el medio de los estatutos, y guarda la prueba. El acta de la asamblea debe indicar la forma en que se convocó a los socios (art. 189 C.Co.); en el fondo y la cooperativa sirve igual tener la constancia del correo, la cartelera o la publicación.
• Cuenta los días con calendario en mano. Hábiles excluyen sábados, domingos y festivos; en marzo de 2027 hay un festivo y dos días de Semana Santa.
• Escribe los temas con su nombre. «Elección de la junta directiva para el período 2027-2029» se entiende mejor que «elecciones».
• Di desde la convocatoria cómo se accede y se participa. En el fondo es obligatorio en toda convocatoria, sea la asamblea presencial, virtual o mixta: dónde están los documentos y cómo intervienen y votan los convocados (art. 29 DL 1481). En las demás entidades, decirlo desde el principio (y aclarar si será virtual o mixta) ahorra preguntas el día de la reunión.

¿Con cuántos días se convoca la asamblea ordinaria de accionistas?
En la sociedad anónima, cuando se aprueban balances de fin de ejercicio, con al menos 15 días hábiles de anticipación (art. 424 del Código de Comercio). En la S.A.S., salvo pacto en los estatutos, con al menos 5 días hábiles, por comunicación escrita a cada accionista (art. 20 de la Ley 1258 de 2008).

¿Quién convoca la asamblea ordinaria del fondo de empleados?
Por regla general, la junta directiva, con la anticipación prevista en los estatutos, indicando fecha, hora, lugar y temario (art. 30 del Decreto Ley 1481 de 1989). Los estatutos también dicen el medio de divulgación y qué hacer si la junta no convoca a tiempo.

¿Hasta cuándo puede hacerse la asamblea ordinaria del fondo o la cooperativa?
Dentro de los tres primeros meses del año calendario: para 2027, hasta el 31 de marzo (art. 29 del Decreto Ley 1481 y art. 28 de la Ley 79 de 1988). Las entidades de integración cooperativa tienen cuatro meses.

¿La convocatoria del fondo debe decir si la asamblea es virtual o mixta?
Sí. Desde la Ley 2496 de 2025, el art. 29 del Decreto Ley 1481 permite asambleas presenciales, virtuales o mixtas según los estatutos, y exige informar en el acto de convocatoria los mecanismos que garantizan el acceso a la información y la participación de todos los convocados.

¿Quién es asociado hábil para la asamblea del fondo?
El inscrito en el registro social que, en la fecha de la convocatoria, no tiene suspendidos sus derechos y está al corriente en sus obligaciones con el fondo (parágrafo del art. 27 del Decreto Ley 1481). El comité de control social, o el revisor fiscal si no hay comité, verifica la lista de hábiles e inhábiles (art. 30).