Asamblea cooperativa: quórum, un asociado un voto y por qué no hay poderes

La asamblea general es el órgano máximo de la cooperativa y la constituye «la reunión de los asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos» (art. 27 de la Ley 79). Todo lo demás, el quórum, los votos y las mayorías, se cuenta sobre esa lista. Por eso la lista de hábiles es el primer documento de la asamblea, no un trámite de la mesa de registro.

De ahí salen tres preguntas que tu lista debe responder por cada persona:

• ¿Está inscrito en el registro social? Quien se retiró o fue excluido antes de la fecha de corte no aparece.
• ¿Tiene sus derechos suspendidos? Una sanción vigente lo deja por fuera mientras dure.
• ¿Está al día con sus obligaciones? Qué significa «al día» (aportes, cuotas de crédito, a qué fecha) lo define tu estatuto o tu reglamento, no la ley. Si el estatuto no fija una fecha de corte, ese es el primer punto para llevar al consejo.

La verificación no la hace la gerencia sola. La ley se la encarga a la junta de vigilancia, en dos artículos:

• En el art. 30: «La junta de vigilancia verificará la lista de asociados hábiles e inhábiles y la relación de estos últimos será publicada para conocimiento de los afectados».
• En el art. 40, num. 6, entre sus funciones: «Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados».

La junta de vigilancia está integrada por asociados hábiles, no más de tres, con sus suplentes (art. 39). Qué más hace ese órgano, y su equivalente en los fondos de empleados, está en comité de control social en el fondo de empleados y la cooperativa.

En la cooperativa el quórum se cuenta por personas, no por aportes: la mitad de los asociados hábiles. Un ejemplo con una cooperativa de 800 asociados hábiles, citada a las 8:00 a. m.:

Sobre el segundo piso, una precisión. Cuando se expidió la ley, el art. 14 exigía veinte fundadores, así que ese 50 % equivalía a diez asociados. Desde el art. 22 de la Ley 2069 de 2020, el número mínimo de fundadores es de tres, salvo normas especiales. Así lo leemos: en una cooperativa de cientos de asociados, el piso que de verdad manda después de la hora es el del 10 %. Algunos estatutos fijan uno propio, más alto; si el tuyo lo hace, se aplica el tuyo, y ante la duda conviene revisarlo con el asesor jurídico.

El inciso 2.º del mismo art. 31 resuelve lo que más se discute a media mañana: «Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se refiere el inciso anterior». Si a las 11:00 a. m. se han ido varios asociados, la asamblea sigue mientras no baje de ese mínimo.

Esta es la regla que más separa a una cooperativa de una sociedad comercial. En una S.A. o una S.A.S. se vota con las acciones (cómo se cuenta allí, en asamblea de una S.A.S.: convocatoria, quórum y reuniones). En la cooperativa, el asociado con los aportes mínimos y el que más ha aportado pesan lo mismo. La ley lo pone entre las características de toda cooperativa: funcionar «de conformidad con el principio de la participación democrática» y garantizar «la igualdad de derechos y obligaciones de sus asociados sin consideración a sus aportes» (art. 5, nums. 3 y 6).

Dos matices que conviene tener a mano:

• La excepción del art. 96 es para los organismos cooperativos de segundo y tercer grado, que deben fijar en sus estatutos un voto proporcional al número de asociados, al volumen de operaciones o a una combinación, con un mínimo y un máximo. Una cooperativa de primer grado, la de personas, vota uno a uno.
• Las personas jurídicas asociadas participan «por intermedio de su representante legal o de la persona que éste designe» (art. 33, inciso 3.º). Así lo leemos: no es un poder entre asociados, sino la forma en que la ley hace presente a una entidad que no puede ir por sí misma. Esa persona sigue teniendo un solo voto, el de la entidad.

En la práctica, «un asociado, un voto» pide dos cosas el día de la asamblea: que cada asociado hábil quede registrado una sola vez y que cada votación se cuente por personas. Con 400 o 500 asistentes, contar manos alzadas para una decisión reñida es donde aparecen las dudas; por eso muchas cooperativas votan con un dispositivo por asociado registrado. Cómo funciona eso en una cooperativa está en votación electrónica para cooperativas y asambleas de accionistas.

No es una regla que la ley le deje al estatuto: la prohibición está en la propia Ley 79 y está escrita sin excepciones. De ahí sacamos una consecuencia práctica, que es nuestra lectura: una cláusula de estatuto o de reglamento que permita votar por poder en la asamblea de la cooperativa iría contra la ley. Si tu estatuto viene de un modelo de fondo de empleados o de sociedad y menciona poderes, vale la pena revisarlo con el asesor jurídico antes de la ordinaria; el fondo de empleados tiene su propia norma, el Decreto Ley 1481 de 1989, y lo que vale allí no se traslada a la cooperativa.

Lo que sí tiene sentido hacer, si te preocupa la asistencia:

• Elegir bien la fecha, la hora y el lugar. Un sábado en la mañana, cerca de donde trabaja la mayoría de los asociados, suele pesar más que cualquier recordatorio.
• Recordar con anticipación y el día anterior. El asociado que no puede delegar es el que más necesita saber que su presencia cuenta.
• Si el número o la dispersión de los asociados lo hace difícil, considerar la asamblea de delegados, que la ley permite justo para eso (siguiente sección).

El registro de entrada, entonces, se hace por identidad: cada asociado se presenta con su documento, se confirma que está en la lista de hábiles y recibe su voto. No hay mesa de poderes que revisar.

El art. 29 permite que los estatutos sustituyan la asamblea de asociados por una de delegados cuando reunirlos a todos se dificulta por el número de asociados que determinen los estatutos, por estar domiciliados en diferentes municipios del país, o cuando resulta desproporcionadamente onerosa frente a los recursos de la cooperativa. El número mínimo de delegados es de veinte.

Tres reglas de las secciones anteriores cambian con delegados:

• Quórum: «En las asambleas generales de delegados el quórum mínimo será el cincuenta por ciento (50%) de los elegidos y convocados» (art. 31). Con 40 delegados elegidos y convocados, hacen falta 20.
• Poderes: tampoco. El art. 33 nombra expresamente a los delegados convocados.
• Lista de hábiles: la junta de vigilancia la verifica también «para elegir delegados» (art. 40, num. 6). La lista importa antes, en la elección.

El resto, cuándo procede, el período de los delegados, quién reglamenta la elección y un cronograma hacia la ordinaria 2027, está en asamblea de delegados en un fondo o una cooperativa: cuándo procede y el mínimo de 20.

Las dos mayorías se cuentan sobre los asistentes, no sobre los hábiles. Con 300 asociados presentes en el momento de votar:

Como la base son los asistentes, cada votación necesita saber cuántos hay en la sala en ese momento, no cuántos firmaron a las 8:00 a. m. Si hay una reforma de estatutos en el orden del día, conviene ponerla temprano, cuando la asistencia es más alta y el conteo está fresco.

Para elegir consejo de administración y junta de vigilancia, el procedimiento lo fijan los estatutos o reglamentos; cuando se usan listas o planchas, la ley ordena el sistema de cuociente electoral (art. 32, inciso 2.º). La ordinaria, en la que se eligen esos órganos y se aprueban los estados financieros, se reúne dentro de los tres primeros meses del año (art. 28): en 2027, a más tardar el miércoles 31 de marzo, y las entidades de integración, dentro de los cuatro primeros meses, a más tardar el viernes 30 de abril. Marzo de 2027 tiene el festivo del lunes 22 y el jueves y viernes santos, 25 y 26: tenlos en cuenta al fijar la fecha. Qué puede tratar la ordinaria y qué la extraordinaria está en asamblea ordinaria y extraordinaria: diferencias.

Con esas respuestas, la secretaría llega a la asamblea con los números hechos y el consejo con la tranquilidad de que el día se cuenta bien.