Asamblea de delegados en un fondo de empleados o una cooperativa: cuándo procede y el mínimo de 20

Las dos normas se parecen mucho, pero no son iguales. Si tu entidad es un fondo de empleados, la columna que te aplica es la del Decreto Ley 1481 de 1989; si es una cooperativa, la de la Ley 79 de 1988.

Las dos normas cierran con la misma regla: a la asamblea de delegados se le aplican, en lo pertinente, las normas de la asamblea de asociados. Convocatoria, orden del día, actas y elecciones siguen igual; lo que cambia es quién vota.

De ese inciso salen tres condiciones, y las tres tienen que estar:

• Que el estatuto lo prevea. Sin una cláusula que lo permita, el fondo sesiona con todos sus asociados hábiles, por grande que sea. Si quieres pasar a delegados y tu estatuto no lo contempla, primero hay que reformarlo, con al menos el 70 % de los presentes (art. 34).
• Que haya una causa. El número de asociados o el costo. La ley no pone una cifra: no dice «a partir de 500 asociados». Lo que se valora es si reunir a todos se dificulta de verdad o pesa demasiado frente a los recursos del fondo.
• Que lo decida el órgano que diga el estatuto. La asamblea general o la junta directiva. Si es la junta, conviene que la decisión quede en un acta con la causa explicada: número de asociados, sedes, costo estimado de una asamblea de todos.

En la cooperativa, el art. 29 de la Ley 79 suma una causa que no está en el decreto de los fondos: que los asociados estén domiciliados en diferentes municipios. Y el número de asociados que activa la asamblea de delegados lo determinan los estatutos. Las demás reglas del día de la asamblea (quórum, un asociado un voto y mayorías) están en asamblea cooperativa: quórum y voto.

El 20 es un piso, no una meta. La ley no fija un máximo ni una proporción por número de asociados; esa cifra la pone tu estatuto o tu reglamento. En la cooperativa, el art. 29 de la Ley 79 lo dice igual: «El número mínimo de delegados será de veinte (20)», elegidos en el número y para el período previstos en los estatutos.

Lo que más cambió, y lo que más confunde, es el período:

• Hasta 2010, en los fondos, el delegado servía para una sola asamblea. El texto original del art. 32 decía que los delegados no podían desempeñar sus funciones después de la asamblea para la que fueron elegidos.
• Desde la Ley 1391 de 2010, el período lo fija el estatuto. Un fondo puede elegir delegados por uno, dos o más años, y esos mismos delegados asisten a las asambleas ordinarias y extraordinarias que se convoquen mientras dure su período.
• La Ley 2496 de 2025 no tocó el art. 32. Modificó, entre otros, los arts. 28 y 29 del decreto (funciones y clases de asamblea), pero el texto de los delegados sigue siendo el de 2010.

Si el estatuto no dice nada sobre el período, hay un vacío que la Ley 1391 manda llenar en el estatuto. Mientras se reforma, la forma de proceder conviene revisarla con el asesor jurídico del fondo antes de convocar. La diferencia entre la ordinaria y la extraordinaria, y qué puede tratar cada una, está en asamblea ordinaria y extraordinaria en una empresa o un fondo.

Los delegados los eligen directamente los asociados hábiles (art. 27 del DL 1481). La ley no dice cómo; le encarga el procedimiento a la junta directiva del fondo, «en forma que garantice la adecuada información y participación de los asociados» (art. 32). En la cooperativa, ese reglamento lo expide el consejo de administración (art. 29 de la Ley 79).

Ese es el único requisito de fondo que pone la ley. Lo que sigue son los puntos que, en la práctica, hacen que un reglamento de elección se pueda cumplir sin discusiones el día de la votación:

La lista de hábiles es la base de todo. En el fondo, la verifica el comité de control social y, si no hubiere, el revisor fiscal (art. 30 del DL 1481); la relación de inhábiles se publica para conocimiento de los afectados. En la cooperativa, es función de la junta de vigilancia «verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en las asambleas o para elegir delegados» (art. 40, num. 6, de la Ley 79). Qué más hace ese órgano está en comité de control social en el fondo de empleados y la cooperativa.

La ley tampoco habla de suplentes de los delegados. Si tu estatuto o tu reglamento los prevé, deja escrito cuándo entra el suplente: así, si un delegado se retira del fondo a mitad de período, no queda una silla vacía que baje el quórum.

El art. 33 tiene una regla para cuando no se completa el quórum en la primera hora: la asamblea puede seguir con al menos el 10 % de los asociados hábiles, con un piso. Esa rebaja está escrita para la asamblea de asociados. Para la de delegados, el mismo artículo fija como mínimo el 50 % de los elegidos, y así lo leemos: sin la mitad de los delegados no hay quórum, aunque haya pasado la hora. En la cooperativa, el art. 31 de la Ley 79 dice lo mismo con otra fórmula: el 50 % de los «elegidos y convocados».

Un ejemplo con 40 delegados elegidos y convocados, de los que asisten 30:

La última fila es la que más sorprende en un fondo: para una fusión, una incorporación o una disolución, el 70 % se cuenta sobre los delegados convocados. Con 30 asistentes de 40, hacen falta 28 votos a favor; si solo llegan 27 delegados, la decisión no puede salir aunque todos voten sí. En elecciones por planchas, en los dos casos se aplica el cuociente electoral (art. 35 del DL 1481; art. 32 de la Ley 79).

En la cooperativa la regla es todavía más amplia: «Los asociados o delegados convocados no podrán delegar su representación en ningún caso y para ningún efecto» (art. 33 de la Ley 79). En los dos casos, la consecuencia práctica es la misma: un delegado que no puede asistir no firma un poder. Si el estatuto prevé suplentes, entra el suplente según las reglas del reglamento; si no, esa silla queda vacía y cuenta en contra del quórum.

Por eso el día de la asamblea el registro no se hace por poderes sino por identidad: cada delegado se registra en persona y su voto es solo suyo.

La ordinaria del fondo se reúne una vez al año, dentro de los tres primeros meses del año calendario (art. 29 del DL 1481, modificado por la Ley 2496 de 2025); la de la cooperativa, también dentro de los tres primeros meses, salvo las entidades de integración, que tienen cuatro (art. 28 de la Ley 79). En 2027, el último día es el miércoles 31 de marzo. Si el período de tus delegados vence antes, la elección tiene que ir primero. Un cronograma de referencia, que ajustas a los plazos de tu estatuto:

Marzo de 2027 tiene el festivo del lunes 22 y la Semana Santa del jueves 25 y el viernes 26. Si tu estatuto cuenta la antelación en días hábiles, descuenta esos tres días al calcular la fecha de la citación.

Con esas nueve respuestas, la propuesta que llevas a la junta deja de ser una idea y se vuelve un calendario.