Estatutos del fondo de empleados: qué deben regular sobre la asamblea

La asamblea general es uno de los tres órganos de administración del fondo, junto con la junta directiva y el gerente (art. 26). Por eso le aplica el art. 6, que pide a todo estatuto regular, entre otros puntos, los órganos de administración y de vigilancia («condiciones, inhabilidades, composición, procedimientos de elección y de remoción, funciones y períodos») y los procedimientos para la reforma de estatutos.

El resto lo reparte el capítulo de la administración, artículos 26 a 39. Este es el mapa:

La columna del centro no se negocia: si tu estatuto dice algo distinto, manda la ley. La de la derecha es la que conviene leer con lupa, porque es donde cada fondo se juega su propia asamblea.

El art. 30 es el que más trabajo le deja al estatuto. La ley pone el qué; tu estatuto, el cómo.

Al leer tu estatuto, busca cuatro respuestas:

• Antelación. El DL 1481 no fija un número de días: lo pone tu estatuto. Fíjate si los cuenta en días hábiles o calendario, porque en marzo de 2027 no son hábiles el lunes 22 (San José) ni el jueves 25 y el viernes 26 (Semana Santa).
• Medio de divulgación. Cartelera, correo, página web, aplicación. Si el estatuto solo menciona la cartelera de la empresa y hoy la mitad de los asociados trabaja en remoto, es un punto para la reforma.
• Si la junta no convoca a tiempo. El DL 1481 no trae para el fondo una reunión por derecho propio: el camino lo dice el estatuto.
• Si la junta desatiende una solicitud de extraordinaria. Tampoco hay un plazo legal para responder; lo fija el estatuto.

El modelo de citación con fecha, hora, lugar y temario está en convocatoria a la asamblea ordinaria de accionistas, del fondo o de la cooperativa.

La ley define quién vota: son hábiles los inscritos en el registro social que, en la fecha de la convocatoria, no tengan suspendidos sus derechos y estén al corriente en sus obligaciones con el fondo (art. 27, parágrafo). Dos detalles cuentan aquí:

• La fecha de corte es la de la convocatoria. Así lo dice el parágrafo del art. 27; conviene que la convocatoria lo recuerde, para que cada asociado sepa a qué fecha se mide.
• Las causales de suspensión salen del estatuto. El art. 14 le pide consagrar las causales de exclusión y de suspensión; de ahí salen los casos en que un asociado queda con sus derechos suspendidos.

Quién revisa la lista también lo dice la ley: el comité de control social y, si no lo hay, el revisor fiscal. La relación de inhábiles se publica para conocimiento de los afectados «en la forma y con la antelación que dispongan los estatutos» (art. 30). Si tu estatuto no dice ni la forma ni la antelación, es un vacío que conviene cerrar. Las funciones del comité están en comité de control social en el fondo de empleados.

En el fondo, la regla es asistir en persona. El art. 31 permite que el estatuto abra la puerta a la representación, con condiciones:

La ley no fija un número de poderes por asociado: ese tope es de cada estatuto. Si el tuyo admite representación y no lo fija, la asamblea llega sin regla para el caso del asociado que aparece con diez poderes en la mano. Y si el fondo sesiona por delegados, recuerda que el delegado no puede hacerse representar: su asistencia es personal.

La asamblea de delegados existe solo si el estatuto la prevé. El art. 32 la permite cuando la de asociados se dificulte por el número de asociados o resulte «significativamente onerosa» frente a los recursos del fondo, a juicio de la asamblea o de la junta directiva, según disponga el estatuto.

Al revisar este capítulo, mira tres cosas: si tu estatuto prevé la asamblea de delegados, quién decide convocarla así (la asamblea o la junta) y si la junta ya tiene el reglamento de elección, que la ley le encarga «en forma que garantice la adecuada información y participación de los asociados». Revisa también el período que fija tu estatuto: si vence antes de la ordinaria 2027, hay que elegir primero, y ese reglamento es lo primero que hay que tener listo. Si tu estatuto es anterior a 2010, puede que aún diga que el delegado sirve para una sola asamblea, que era el texto original del art. 32. Las causales, el período y el quórum están en asamblea de delegados en un fondo o una cooperativa.

Aquí la ley hace casi todo el trabajo; lo que el estatuto puede añadir son mayorías calificadas para otras decisiones:

El estatuto puede fijar «mayorías calificadas para la adopción de determinadas decisiones» (art. 34), pero no bajar las de la tabla. Si tu estatuto es anterior a la Ley 1391 de 2010, compara sus cifras con el texto vigente de los arts. 32 y 34.

El art. 28 le da a la asamblea la función de elegir o declarar electos a los miembros de la junta directiva, del comité de control social y al revisor fiscal principal y suplente; desde la Ley 2496 de 2025, también la de fijar la remuneración de este último. El cómo, en buena parte, es del estatuto:

• Dónde se vota. En la asamblea o mediante votación de todos los asociados, en la forma que establezca el estatuto (art. 35).
• Planchas. Si se vota por listas o planchas, se aplica el cuociente electoral; con una sola plancha, puede elegirse por unanimidad o por mayoría absoluta (art. 35).
• Revisor fiscal. El período y el sistema de elección son estatutarios; si el estatuto no los prevé, se elige por mayoría absoluta, previa inscripción de planchas (art. 41). Debe ser contador público matriculado y no puede ser asociado del fondo.
• Comité de control social. El número de integrantes, su período y su sistema de elección van en el estatuto; si no los prevé, cuociente electoral con inscripción de planchas (art. 42).
• Junta directiva. El número de principales y suplentes y el período los señala el estatuto; sus miembros deben ser asociados hábiles (art. 36).

Un consejo práctico: si tu estatuto pide inscribir planchas, revisa si dice hasta cuándo. Esa fecha va en el cronograma de la convocatoria y evita discusiones el día de la asamblea.

Reformar los estatutos es función de la asamblea (art. 28) y pide el voto favorable de al menos el 70 % de los presentes (art. 34). El procedimiento (quién presenta el proyecto, con cuánta antelación se conoce, cómo se discute) lo fija el propio estatuto (art. 6).

La Ley 2496 de 2025 dejó varios temas que hoy vale la pena contrastar con tu estatuto:

Si la reforma va a la ordinaria 2027, llévala como un punto propio del temario, con el texto actual y el propuesto lado a lado en los documentos de la convocatoria. Ten presente que la citación de marzo se hace con el estatuto vigente: si la reforma cambia cómo se convoca o en qué modalidad se sesiona, ese cambio servirá para las reuniones siguientes, no para esa misma.

Con la ordinaria a más tardar el 31 de marzo, noviembre es un buen mes para abrir el estatuto con la junta. Un orden posible (las fechas exactas de convocatoria para 2027 están en el plazo de la asamblea ordinaria del fondo y su cronograma):

1. Noviembre: la gerencia lee el capítulo de la asamblea con esta lista y anota vacíos y cifras desactualizadas.
2. Diciembre: la junta decide si propone reforma y, si el fondo sesiona por delegados, revisa el reglamento de elección.
3. Enero: proyecto de reforma redactado y revisado por el asesor jurídico del fondo; cronograma de la convocatoria contado hacia atrás desde la fecha elegida.
4. Febrero y marzo: elección de delegados si aplica, convocatoria con la antelación del estatuto y publicación de la lista de inhábiles.

Si tu estatuto responde las doce, tu asamblea ya tiene reglas claras para cada momento del día.