Plazo de la asamblea ordinaria del fondo de empleados: el 31 de marzo y el cronograma hacia atrás

La Ley 2496 de 2025 reescribió el art. 29, pero el plazo quedó igual: lo nuevo es el inciso sobre reuniones presenciales, virtuales o mixtas. Así que el 31 de marzo sale del decreto, no de una circular ni del estatuto. Tu estatuto puede ponerte una fecha más temprana, pero no una más tardía.

Casi todas las demás fechas del cronograma dependen de tu estatuto. Conviene tener esta tabla a mano cuando lo abras:

Si quieres revisar el estatuto completo frente a la ley, tema por tema, está en estatutos del fondo de empleados: qué deben regular sobre la asamblea.

El cronograma empieza por el final. Antes de hablar de estados financieros, la junta necesita fijar el día de la asamblea, porque todo lo demás se cuenta desde ahí. Tres datos del calendario de 2027 ayudan a decidir:

• El lunes 22 de marzo es festivo (San José se traslada al lunes).
• El jueves 25 y el viernes 26 son Jueves y Viernes Santo. Esa semana mucha gente viaja, y el sábado 27 es Sábado Santo.
• El miércoles 31 es el último día, y cae en día laboral.

Por eso muchos fondos miran los sábados 6, 13 y 20 de marzo. Una fecha antes de Semana Santa deja margen si algo se mueve y evita convocar a los asociados en la semana en que más viajan.

Con el día elegido, la fecha límite de la convocatoria sale de la antelación que pida tu estatuto. Tres ejemplos, contando sin el día de la convocatoria ni el de la asamblea, y sin sábados, domingos ni festivos cuando se trata de días hábiles (si tu estatuto cuenta de otra manera, se aplica el tuyo):

Este es un cronograma de referencia para una asamblea el sábado 13 de marzo de 2027, con un estatuto que pide 15 días hábiles de antelación. Si tu fecha o tu estatuto son otros, mueve las filas en bloque; el orden se mantiene.

Tres filas de la tabla tienen una regla detrás que conviene conocer:

• Excedentes. Desde la Ley 2496 de 2025, el art. 19 pide destinar como mínimo el 20 % a la reserva de protección de los aportes sociales y como mínimo el 10 % al fondo de desarrollo empresarial solidario; el remanente va a los fondos sociales que dispongan el estatuto o la asamblea. El proyecto que lleva la junta debe salir con esas cuentas hechas. El detalle está en la Ley 2496 de 2025, artículo por artículo.
• Reglamento de la asamblea y comisión del acta. El art. 28, en el texto de la Ley 2496, incluye entre las funciones de la asamblea aprobar su propio reglamento y elegir de su seno la comisión de verificación y aprobación del acta, cuando haya lugar. Si llevas el proyecto de reglamento listo, la asamblea arranca con reglas claras desde el primer punto.
• Las decisiones del 70 %. La reforma de estatutos y las contribuciones obligatorias requieren el 70 % de los presentes; la fusión, la escisión, la incorporación, la transformación, la disolución y la liquidación, el 70 % de los hábiles o delegados convocados (art. 34, texto del art. 6 de la Ley 1391 de 2010). Ponerlas al comienzo del orden del día, cuando la asistencia es más alta, ayuda a contar bien.

Es el dato del cronograma que más conversaciones ahorra. La ley no dice «el día de la asamblea» ni «la fecha que fije la junta»: dice la fecha de la convocatoria. El asociado que se pone al día después de esa fecha no entra en la lista de hábiles para esa asamblea.

De ahí salen dos ideas prácticas:

• Avisar antes de convocar. Un mensaje en enero a los asociados con obligaciones pendientes («la convocatoria sale hacia el 19 de febrero; ese día se define quién vota») les da tiempo de ponerse al día. Es la forma más amable de tener más hábiles en la sala.
• Fecha de convocatoria clara. Si la citación se publica por varios medios en días distintos, deja escrito en el acta de junta cuál es la fecha de la convocatoria. Esa es la que vale para el corte.

Después viene la verificación, que la ley le asigna a un órgano distinto de la gerencia:

En el cronograma, esa verificación necesita su propia fecha, y la publicación de inhábiles otra. Si el estatuto no dice con cuánta antelación se publica, es un buen punto para que la junta lo reglamente antes de la convocatoria. Qué más hace ese comité está en comité de control social en el fondo de empleados.

Con delegados, el cronograma tiene una elección antes de la asamblea, y esa elección tiene su propio calendario: reglamento, lista de hábiles para votar, inscripción, votación y publicación de los elegidos. El número de delegados no puede ser menor de 20, su período lo fija el estatuto y el procedimiento de elección lo reglamenta la junta directiva «en forma que garantice la adecuada información y participación de los asociados» (art. 32, en el texto del art. 5 de la Ley 1391 de 2010).

Lo práctico: si el período de los delegados actuales vence antes de marzo, la elección va en enero o febrero, y el reglamento tiene que estar aprobado en diciembre. El paso a paso, con su propio calendario, está en asamblea de delegados en un fondo o una cooperativa: cuándo procede y el mínimo de 20.

Pasa más de lo que se dice: el dictamen llega tarde, un miembro de junta viaja, el salón se cae. Antes de mover fechas, conviene saber qué dice la norma sobre ese escenario:

Así lo leemos: el decreto no trae una prórroga del plazo; le encarga al estatuto decir qué pasa si la junta no convoca a tiempo. Por eso la pregunta útil para la junta no es «¿podemos hacerla en abril?», sino «¿qué dice nuestro estatuto y qué tenemos que hacer para no llegar ahí?». Ante un caso concreto, lo prudente es revisarlo con el asesor jurídico del fondo.

La forma más sencilla de no llegar ahí es la del cronograma: fecha antes de Semana Santa, convocatoria unos días antes del límite y la logística reservada desde noviembre. Si tu ordinaria va a tener también asuntos que no pueden esperar a marzo, revisa asamblea ordinaria y extraordinaria: diferencias.

Con esas nueve respuestas, el cronograma deja de ser una idea y se vuelve un calendario que la junta aprueba en una sola sesión.