Fondo de imprevistos en propiedad horizontal: cuánto, para qué y quién lo autoriza

Es una reserva de la copropiedad para lo que no se puede programar. La ley no lo deja a criterio de cada conjunto: el artículo 35 dice que la persona jurídica «constituirá» el fondo. Este es el texto completo, tal como está en la Ley 675 de 2001:

En cuatro frases caben cuatro reglas: cómo se forma (el recargo de mínimo 1 % y otros ingresos que decida la asamblea), hasta dónde (el 50 %), quién lo usa (la administradora, con aprobación de la asamblea y según el reglamento) y en qué orden frente a una cuota extraordinaria (primero el fondo).

Hay una sola excepción, que añadió la Ley 2079 de 2021 como parágrafo 2 del mismo artículo: el fondo es potestativo, es decir opcional, en edificios o conjuntos de vivienda de interés social y de interés prioritario «de 5 o menos unidades de vivienda». Para el resto de copropiedades, residenciales, comerciales o mixtas, el fondo va.

Un detalle que ayuda a explicarlo a los propietarios: el artículo 34 cuenta el fondo de imprevistos entre los recursos patrimoniales de la persona jurídica. No es una caja de la administración ni de la administradora: es plata de todos los copropietarios, guardada para cuando se necesite.

La ley pone un piso y no un techo para el recargo: no inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes. La asamblea puede aprobar más, y aprobarlo es parte de sus funciones: el artículo 38 le da la de aprobar el presupuesto y las cuotas, «así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso».

El 50 % funciona al revés de como suele contarse. No es una meta obligatoria ni un límite que prohíba ahorrar más: es el punto a partir del cual la asamblea «podrá suspender» el cobro del recargo. Si decide no suspenderlo, el recargo sigue.

Para ver qué significa en pesos, retomemos el conjunto ficticio «Los Guayacanes» de nuestra guía del aumento de la cuota 2027, con un borrador de gastos comunes de $577.800.000 para el año:

La tabla deja ver algo útil para la conversación con el consejo: con el mínimo, el tope del 50 % está a medio siglo de distancia, así que en la práctica casi ningún conjunto va a tener que decidir si suspende el cobro. La pregunta que sí vale la pena llevar a la asamblea es otra: ¿alcanza lo que tenemos ahorrado para el imprevisto más probable de este conjunto? Un ascensor, una cubierta vieja, una planta eléctrica, la red de bombeo.

Si la respuesta es «no», subir el recargo uno o dos puntos es una decisión de presupuesto como cualquier otra, y se defiende igual: con la tabla en la mano. Para cuadrar ese porcentaje con el resto de rubros, en la guía del presupuesto en propiedad horizontal están los rubros que más se movieron y dónde se puede optimizar sin tocar el fondo.

La ley no trae una lista. Da un criterio, y está en la palabra misma: el fondo es «para atender obligaciones o expensas imprevistas». La pregunta que conviene hacerse antes de proponer cualquier uso es sencilla: ¿esto se podía prever al armar el presupuesto?

La última fila la vemos cada año: «si falta para la asamblea, lo sacamos del fondo». Una asamblea ordinaria es justo lo contrario de un imprevisto, y por eso va con nombre propio en el presupuesto. En cómo presupuestar la asamblea 2027 rubro por rubro está la tabla de partidas, y con nuestros precios de referencia el rubro deja de ser una adivinanza.

¿Y una mejora, como un gimnasio nuevo o la remodelación del salón social? Tampoco es un imprevisto. Se lleva a la asamblea como punto propio y, como la ley la trata como «expensas comunes diferentes de las necesarias», requiere el 70 % de los coeficientes del conjunto (art. 46).

Cuando el caso es dudoso, la salida más tranquila es la misma: describirlo con detalle en la proposición (qué pasó, cuánto cuesta, por qué no estaba en el presupuesto) y dejar que la asamblea, que es quien autoriza, lo decida con la información completa.

La asamblea general. Lo dicen dos artículos que se complementan:

• El artículo 35: el administrador podrá disponer de esos recursos «previa aprobación de la asamblea general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de propiedad horizontal».
• El artículo 38, entre las funciones de la asamblea: «Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley».

¿Puede autorizarlo el consejo de administración? Con la Ley 675, no por delegación: el parágrafo del artículo 38 solo permite que la asamblea delegue en el consejo la función de nombrar el comité de convivencia. Lo que sí conviene es leer tu reglamento, porque el artículo 35 remite a él para la forma de disponer de los recursos, y es el documento que te dice cómo se ha manejado ese procedimiento en tu copropiedad.

La mayoría: ordinaria

Autorizar un gasto con cargo al fondo, o fijar el porcentaje del recargo con el presupuesto, no está en la lista del artículo 46. Se decide con la regla general del artículo 45. Y aquí vale la pena separar dos números que se confunden mucho:

• Quórum: para sesionar se necesitan propietarios que representen «más de la mitad de los coeficientes de propiedad» (art. 45).
• Mayoría: ya instalada, la asamblea decide «con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión» (art. 45). Si en la reunión hay propietarios con el 64 % de los coeficientes, la autorización sale con más de la mitad de esos 64 puntos, salvo que el reglamento pida una mayoría superior.

Como es una decisión de mayoría ordinaria, también puede tomarse en una reunión virtual o mixta que cumpla los artículos 42 y 44.

¿Y si es urgente?

Para eso existe la asamblea extraordinaria. El artículo 39 dice que se reúne «cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten», convocada por el administrador, el consejo, el revisor fiscal o propietarios que representen al menos la quinta parte de los coeficientes. Recuerda que en la extraordinaria solo se decide lo que va en el orden del día (art. 39), así que la proposición tiene que ir escrita en el aviso, con el monto y el destino. En cuánto tiempo antes se convoca una extraordinaria están los plazos, y en este modelo de proposiciones hay una de autorización a la administradora lista para adaptar.

Esa votación es la que más conviene tener contada con claridad, porque se trata de plata ahorrada por todos. En CLICK hacemos la votación electrónica por coeficiente: cuando cierras la votación, la pantalla muestra cuántos puntos votaron a favor y el informe queda listo para el acta. Si la extraordinaria se hace virtual o mixta para reunir a la gente rápido, llevamos más de 150 asambleas virtuales e híbridas en nuestra propia plataforma sin una sola falla técnica. Cómo se organiza todo el día lo explicamos en la guía de logística de asambleas.

«Déficit» se usa para dos situaciones distintas, y cada una tiene su camino.

Caso 1: llega un imprevisto más grande que el fondo

Aquí aplica el parágrafo del artículo 35: el cobro de expensas extraordinarias adicionales al recargo «solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo […] sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo». En otras palabras, primero se mira la alcancía y la cuota extraordinaria cubre la diferencia.

¿Con qué mayoría se aprueba esa cuota extraordinaria? Depende del acumulado del año. El artículo 46 exige el 70 % de los coeficientes del conjunto para expensas extraordinarias «cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales». Si en el ejemplo las expensas necesarias rondan los $48,6 millones al mes (como en la guía del aumento de la cuota), el tope está cerca de $194 millones: los $16 millones de la motobomba, si no hubo otras extraordinarias ese año, van por mayoría ordinaria. La cuenta completa, con el tope explicado en pesos, está en nuestra guía de la cuota extraordinaria.

Caso 2: lo que se recauda no alcanza para la operación

Es el déficit del día a día: la cartera morosa creció, o el presupuesto quedó corto porque un contrato subió más de lo previsto. La Ley 675 creó el fondo para lo imprevisto, no para completar un presupuesto que se quedó corto, así que la salida ordenada suele ir por otro lado:

• Si el problema es cartera: cobrarla. Los intereses de mora tienen tope legal, una y media veces el interés bancario corriente (art. 30). En esta guía de recaudo de cartera morosa está el paso a paso.
• Si el presupuesto quedó corto: llevar el ajuste a la asamblea, con la ejecución presupuestal a la vista, y corregirlo para el año siguiente.
• Si la asamblea considera que el faltante viene de una obligación imprevista y quiere cubrirla con el fondo, la decisión es suya y va como autorización expresa (art. 38), con el monto y el motivo en el acta.

Después de usarlo, el fondo hay que reponerlo. La asamblea puede incrementarlo (art. 38) y destinarle «los demás ingresos que la asamblea general considere pertinentes» (art. 35). Dejar escrita en el acta la forma de reposición cierra el tema con orden.

La Ley 675 dice cómo se forma el fondo y quién autoriza usarlo, pero no cómo se registra en la contabilidad. Eso lo define el contador de la copropiedad con el marco técnico contable que le aplique, y lo revisa el revisor fiscal cuando lo hay. Lo que sí depende de ti, y le facilita mucho el trabajo a todos, es el orden:

Ese último punto es el que más ayuda en la asamblea. Una tabla de cinco líneas responde de una vez lo que los propietarios quieren saber: cuánto hay, en qué se gastó y quién lo autorizó. Y si pones al lado el porcentaje frente al presupuesto ordinario, todos ven qué tan lejos está el fondo del 50 % del artículo 35.

Para el orden del día de la ordinaria, en este modelo el fondo ya tiene su numeral dentro del presupuesto, y hay un punto aparte para las autorizaciones con cargo a él.

¿Cuánto es el fondo de imprevistos en propiedad horizontal?
El artículo 35 de la Ley 675 lo forma con un recargo no inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes, más los demás ingresos que decida la asamblea. El 1 % es un piso: la asamblea puede aprobar un porcentaje mayor.

¿Qué significa el 50 % del fondo de imprevistos?
Que la asamblea puede suspender el cobro del recargo cuando el monto disponible alcance el 50 % del presupuesto ordinario de gastos del año (art. 35). No es una meta obligatoria ni prohíbe seguir ahorrando: si la asamblea no suspende el cobro, el recargo sigue.

¿Quién autoriza gastar el fondo de imprevistos?
La asamblea general. El artículo 38 le asigna «otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos», y el artículo 35 dice que el administrador dispone de esos recursos previa aprobación de la asamblea y conforme al reglamento.

¿El consejo de administración puede autorizar el uso del fondo?
Con la Ley 675, no por delegación: el parágrafo del artículo 38 solo permite delegar en el consejo el nombramiento del comité de convivencia. La excepción transitoria es el Decreto 1423 de 2026, solo para inmuebles con afectación acreditada por el sismo del 10 de agosto, y está en revisión de la Corte Constitucional.

¿Con qué mayoría se aprueba el uso del fondo?
Con mayoría ordinaria: la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión, una vez hay quórum de más de la mitad de los coeficientes (art. 45), salvo que el reglamento exija una mayoría superior. El fondo de imprevistos no está en la lista del 70 % del artículo 46.

¿Hay que usar el fondo antes de cobrar una cuota extraordinaria?
Sí. El parágrafo del artículo 35 dice que el cobro de expensas extraordinarias adicionales al recargo solo podrá aprobarse cuando los recursos del fondo sean insuficientes. Lo práctico es presentar el saldo del fondo y proponer la cuota por la diferencia.

¿Se puede pagar la asamblea ordinaria con el fondo de imprevistos?
No es para eso. El fondo atiende «obligaciones o expensas imprevistas» (art. 35), y la asamblea ordinaria se sabe con un año de anticipación: va como rubro propio del presupuesto.

¿Todos los conjuntos están obligados a tener fondo de imprevistos?
Sí, con una excepción: el parágrafo 2 del artículo 35, añadido por la Ley 2079 de 2021, lo hace potestativo en edificios o conjuntos de vivienda de interés social y de interés prioritario de 5 o menos unidades de vivienda.