Cuota extraordinaria en propiedad horizontal: quién la aprueba, con qué mayoría y cómo se cobra

La asamblea general de propietarios, y nadie más. El artículo 38 de la Ley 675, numeral 4, le asigna como función «aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso».

¿Puede hacerlo el consejo de administración? No por delegación: el parágrafo del mismo artículo 38 solo permite que la asamblea delegue en el consejo la función del numeral 3 (nombrar el comité de convivencia). La de las cuotas no está en esa puerta. El consejo y la administradora sí hacen algo valiosísimo: preparan la decisión —diagnóstico, cotizaciones, propuesta de cuotas— para que la asamblea vote con información completa.

¿Y quién convoca? Según el artículo 39, la asamblea extraordinaria se reúne «cuando las necesidades imprevistas o urgentes del edificio o conjunto así lo ameriten», por convocatoria del administrador, del consejo de administración, del revisor fiscal o de propietarios que representen por lo menos la quinta parte de los coeficientes.

Depende de dos preguntas: cuánto suma lo extraordinario en el año y para qué es. Antes de la tabla, separa dos conceptos que se confunden mucho:

• Quórum es cuántos coeficientes deben estar presentes para que la asamblea pueda sesionar: más de la mitad (art. 45).
• Mayoría es cuántos votos a favor necesita la propuesta para aprobarse. Esa es la que cambia según el tipo de cuota.

Dos matices que valen oro:

El 70% se cuenta sobre el total, no sobre los asistentes. El artículo 46 habla del «setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto». Si a tu asamblea llegan propietarios con el 78% de los coeficientes, necesitas 70 de esos 78 puntos votando a favor. Por eso, cuando la cuota cruza el tope, la asistencia es la mitad del trabajo.

Qué es una expensa «necesaria». El artículo 3 la define como las erogaciones requeridas «para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes», y entiende esenciales los servicios para su «mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia». Impermeabilizar una cubierta o reparar un ascensor suelen caber ahí. Un gimnasio nuevo, normalmente no: es una expensa «diferente de las necesarias», y esas, según el mismo artículo 3, solo son obligatorias «cuando sean aprobadas por la mayoría calificada».

El numeral 2 del artículo 46 dice textualmente: «Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales». Tres palabras mandan: cuantía total (no la cuota de un apartamento), vigencia presupuestal (el año del presupuesto, sumando todas las extraordinarias) y mensuales (la base es un mes de expensas necesarias).

El atajo por apartamento. Si tu reglamento reparte las cuotas ordinarias y las extraordinarias con el mismo coeficiente, puedes hacer la cuenta desde una sola unidad. En el ejemplo, un apartamento con coeficiente de 0,5% paga $250.000 al mes de cuota ordinaria; su tope anual de extraordinarias es 4 × $250.000 = $1.000.000. En el caso de las fachadas le corresponderían $1.300.000: por encima, igual que el total. Es una forma muy práctica de explicárselo a la asamblea.

Qué base usar. La ley habla de «expensas necesarias mensuales». En la práctica se toma lo que el presupuesto aprobado reparte cada mes como cuota ordinaria; si tu presupuesto incluye rubros que no son expensas necesarias, pídele al contador o al revisor fiscal que deje la base calculada por escrito y anéxala a la convocatoria. Ese anexo, de paso, es la mejor respuesta a la pregunta «¿y por qué se necesita el 70%?» (o «¿por qué no?»).

El artículo 35 crea el fondo de imprevistos, que se alimenta con un recargo no inferior al 1% del presupuesto anual de gastos comunes. Y trae una regla que muchos olvidan: en su primer parágrafo dice que el cobro de expensas extraordinarias adicionales a ese recargo «solo podrá aprobarse cuando los recursos del Fondo de que trata este artículo sean insuficientes para atender las erogaciones a su cargo».

En la práctica, eso se traduce en una buena costumbre para la convocatoria:

• Informa el saldo del fondo con corte reciente, firmado por el contador.
• Muestra la cuenta: costo de la obra − lo que puede aportar el fondo = lo que se propone como cuota.
• Pon los dos puntos en el orden del día: autorizar el uso del fondo (art. 38, num. 11: la asamblea autoriza las erogaciones con cargo al fondo) y aprobar la cuota por la diferencia.

La asamblea entiende mejor una cuota cuando ve que primero se usó lo que ya había. Y tú llegas con la cuenta hecha.

El parágrafo 1º del artículo 39 es la regla de oro de las extraordinarias: «en el aviso se insertará el orden del día y en la misma no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos en este». Traducido: lo que no está escrito en la convocatoria no se puede aprobar ese día. Y en la extraordinaria no hay «proposiciones y varios» que salven un tema olvidado.

Si la cuota necesita el 70%, hay un dato de logística que define todo: el parágrafo del artículo 46 dice que esas decisiones «no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley». O sea: reunión presencial y una asistencia que haga posible llegar al 70%. Conceptos del Ministerio de Vivienda (orientadores, no vinculantes) han admitido tomar estas decisiones en reunión mixta siempre que en el salón estén, de forma presencial, propietarios que representen al menos el 70% de los coeficientes del conjunto. Lo explicamos con calma en qué se puede decidir en segunda convocatoria.

Para fechas y redacción tienes dos ayudas gratis: la calculadora de plazos de convocatoria y el generador de convocatorias. Y si te queda la duda de la antelación, aquí está con cuánto tiempo se convoca la asamblea extraordinaria.

Por coeficiente. El artículo 37 es explícito: «El voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje del coeficiente de copropiedad del respectivo bien privado». Una mano alzada cuenta personas; la ley cuenta coeficientes. En una votación de mayoría ordinaria con resultado holgado eso pasa casi inadvertido; en una del 70% sobre el total, cada décima importa.

Lo que ayuda a que el resultado quede claro para todos:

• Registro de asistencia con coeficiente y poderes revisados antes de instalar, para saber desde el inicio cuántos puntos hay en la sala.
• La proposición leída en voz alta y proyectada tal como va a quedar en el acta: valor total, número de cuotas, fechas de vencimiento y forma de reparto. Si te sirve, en estos modelos de proposiciones hay redacciones listas.
• El resultado en coeficientes, no en cabezas: votos a favor, en contra y abstenciones, y si la decisión exige el 70%, el porcentaje sobre el total del conjunto.
• El acta con todo eso, más la mayoría con la que se aprobó y el artículo que la exigía. El artículo 30 añade que el acta de la asamblea incluirá a los propietarios que se encuentren en mora.

Aquí es donde entramos nosotros. En CLICK hacemos la logística y la votación electrónica de la asamblea con conteo por coeficiente en tiempo real: cuando cierras la votación, la pantalla dice cuántos puntos votaron a favor y si se llegó o no al 70% de los coeficientes del conjunto, ahí mismo, en la asamblea presencial, y el informe queda listo para anexar al acta. Para las decisiones de mayoría ordinaria, además, operamos asambleas virtuales e híbridas: llevamos más de 150 en nuestra propia plataforma sin una sola falla técnica. La administradora conduce; nosotros nos encargamos de que los números no se discutan.

Obliga a todos. El artículo 37 dice que las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias «son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes». Quien no fue o votó en contra también paga, siempre que la cuota se haya aprobado con la mayoría correcta y respetando el orden del día.

La administradora cobra sin pedir permiso. El artículo 51, numeral 8, le da la función de «cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias», iniciando oportunamente el cobro judicial «sin necesidad de autorización alguna».

Intereses de mora con tope legal. El artículo 30 establece que el retardo en el pago de expensas causa intereses de mora «equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente» certificado por la Superintendencia (hoy Financiera), y que la asamblea puede fijar uno inferior, nunca uno superior. La referencia que tenemos registrada para octubre de 2026 es de 28,59% efectivo anual; verifica siempre la resolución del mes antes de liquidar. La calculadora de intereses de mora te hace la cuenta por días.

El título ejecutivo es tu certificado. El artículo 48 dice que, en los procesos ejecutivos para el cobro de «expensas ordinarias y extraordinarias», el título ejecutivo «será solamente el certificado expedido por el administrador sin ningún requisito ni procedimiento adicional». Junto con él van el poder, el certificado de existencia y representación de la copropiedad y el certificado de intereses. Y esa acción no depende de agotar antes los mecanismos de solución de conflictos.

Un consejo práctico que ahorra muchas llamadas: que el acta diga el valor por coeficiente o por unidad y las fechas exactas de vencimiento. Así, el día que tengas que expedir un certificado de deuda, todo sale del acta sin interpretaciones.

¿El consejo de administración puede aprobar una cuota extraordinaria?
No. Aprobar las cuotas para expensas ordinarias o extraordinarias es función de la asamblea general (art. 38, num. 4), y el parágrafo de ese artículo solo permite delegar en el consejo la función del numeral 3. El consejo sí puede convocar la asamblea extraordinaria (art. 39) y preparar la propuesta.

¿Toda cuota extraordinaria necesita el 70%?
No. Si es para un gasto necesario y el total de extraordinarias del año no supera cuatro veces las expensas necesarias mensuales, basta la mayoría ordinaria del artículo 45: la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión. El 70% de todos los coeficientes aplica cuando se supera ese tope (art. 46, num. 2) o cuando el gasto no es una expensa necesaria (art. 46, num. 3).

¿Se puede aprobar una cuota extraordinaria en una asamblea virtual?
Si la cuota exige el 70%, no en una reunión no presencial: lo prohíbe el parágrafo del artículo 46. Si basta la mayoría ordinaria, la reunión no presencial del artículo 42 es una opción, cumpliendo las condiciones del artículo 44.

¿Tengo que pagar la cuota extraordinaria si voté en contra o no asistí?
Sí. Según el artículo 37, las decisiones adoptadas conforme a la ley y al reglamento obligan a todos los propietarios, «inclusive para los ausentes o disidentes». Si un propietario considera que la decisión no se ajustó a la ley o al reglamento, la vía es la impugnación del artículo 49, no dejar de pagar.

¿Se cobran intereses de mora sobre una cuota extraordinaria?
Sí. El artículo 30 habla del retardo en el pago de «expensas», sin distinguir, y el artículo 48 menciona expresamente el cobro ejecutivo de expensas «ordinarias y extraordinarias, con sus correspondientes intereses». El tope es una y media veces el interés bancario corriente; la asamblea puede fijar uno menor.

¿Antes de una cuota extraordinaria hay que usar el fondo de imprevistos?
El artículo 35, en su primer parágrafo, dice que el cobro de expensas extraordinarias adicionales al recargo del fondo solo podrá aprobarse cuando los recursos del fondo sean insuficientes. Por eso conviene presentar el saldo del fondo en la convocatoria y proponer la cuota por la diferencia.

¿Con cuánto tiempo se convoca la asamblea extraordinaria para aprobar una cuota?
La Ley 675 no fija un plazo para la extraordinaria: los 15 días calendario del artículo 39 son para la ordinaria. Manda lo que diga el reglamento; si no dice nada, el Ministerio de Vivienda recomienda, sin imponerlo, aplicar 15 días. Lo que sí es obligatorio es incluir el orden del día en la convocatoria.