Sí. El acta de asamblea la firman el presidente y el secretario (art. 47 de la Ley 675), y esa firma puede ser electrónica: la Ley 527 de 1999 la da por cumplida si el método identifica a quien firma, muestra que aprueba el contenido y es confiable. La firma digital certificada es más robusta, pero no obligatoria.
La pregunta llega casi siempre de la misma forma: la asamblea ya pasó, el borrador está listo y el presidente vive en otra ciudad, o el secretario sale de viaje el lunes. ¿Hay que esperarlos con el papel en la mano, o pueden firmar desde el celular? La respuesta corta es que pueden firmar a distancia. La respuesta completa tiene dos matices que conviene conocer antes de mandar el PDF: qué tipo de firma electrónica deja buena evidencia, y por qué «firma electrónica» y «firma digital» no son sinónimos aunque mucha gente las use así.
Aquí va todo, con la norma copiada de la fuente oficial al lado de cada afirmación. Y al final, la salida práctica: una herramienta gratuita de CLICK en la que subes el acta, agregas a los firmantes y a cada uno le llega su invitación por correo.
Si vienes con afán
Tres ideas: firman el presidente y el secretario de la asamblea (art. 47); la firma electrónica cumple si es confiable y apropiada (art. 7 de la Ley 527); y la firma digital es una especie más exigente, con certificado de una entidad acreditada, que la Ley 675 no exige para el acta. La herramienta para firmar por correo está en el punto 5.
1. ¿Quién firma el acta de asamblea y en qué plazo?
La regla está en un solo artículo, y vale la pena leerlo completo porque responde las dos preguntas a la vez:
«Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.»
Ley 675 de 2001, art. 47, primer inciso. Texto tomado de la Secretaría General del Senado.
Firman, entonces, el presidente y el secretario de la asamblea: las dos personas que se eligen al comienzo de la reunión, no el presidente del consejo ni la administradora por el hecho de serlo. Quién puede ocupar cada silla y cómo se vota esa elección está en la elección de presidente y secretario de la asamblea. Y si lo que te preguntaste es quién firma por la copropiedad un contrato o un trámite del banco, esa es otra pregunta, con otra respuesta: qué puede firmar el presidente del consejo y qué no.
El plazo: la ley no lo pone en la firma, lo pone en la publicación
El art. 47 no dice «el acta se firma dentro de X días». Lo que fija son dos plazos que, en la práctica, obligan a firmar pronto:
- Si la asamblea nombró comisión verificadora («personas para verificar la redacción del acta»), deben hacerlo «dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión».
- La administradora debe publicarla: «Dentro de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno de los propietarios.»
Y el mismo artículo explica por qué la firma importa tanto: «La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas». Por eso lo sensato es que el acta esté firmada antes de ponerla a disposición, y no después.
2. ¿Vale la firma electrónica en el acta?
Fíjate en lo que el art. 47 no dice: no dice «firmadas a mano», ni «en original», ni «en papel». Dice «firmadas». Y para saber qué cuenta como firma cuando el documento es un archivo, la norma general es la Ley 527 de 1999, que aplica a «todo tipo de información en forma de mensaje de datos» (art. 1, con las excepciones que allí enumera, ninguna de las cuales es el acta de una copropiedad).
«Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.»
Ley 527 de 1999, art. 7. Texto tomado de la Secretaría General del Senado.
Ese «cualquier norma» incluye el art. 47 de la Ley 675. Y el acta en PDF también cumple la exigencia de que conste por escrito: el art. 6 de la misma ley dice que ese requisito «quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta».
La reglamentación vigente: Decreto 1074 de 2015
La firma electrónica se reglamentó con el Decreto 2364 de 2012, que hoy está compilado en el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo (Capítulo 47, «Firma electrónica», artículos 2.2.2.47.1 y siguientes; cada artículo cita al pie su origen en el 2364). Por eso aquí lo citamos por su número vigente. Tres artículos bastan:
«Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.»
Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.47.1, numeral 3 (antes Decreto 2364 de 2012, art. 1). Función Pública, Gestor Normativo. Citamos con la ortografía del Decreto 2364: la transcripción del Decreto 1074 en el Gestor trae tildes perdidas («Metodos tales cómo»), sin cambio de contenido.
«Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.»
Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.47.3 (antes Decreto 2364 de 2012, art. 3).
«La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si: 1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante. 2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.»
Decreto 1074 de 2015, art. 2.2.2.47.4 (antes Decreto 2364 de 2012, art. 4). Su parágrafo deja a salvo que cualquier persona «demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable» o «aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable».
Traducido a la vida de un conjunto: la ley no te obliga a una tecnología concreta (el art. 2.2.2.47.2 manda no excluir ningún método que cumpla el art. 7 de la Ley 527), pero sí te pide que la firma sea confiable y apropiada. Y la confiabilidad no es un sello que se compra: es evidencia. Quién firmó, desde dónde, cuándo y sobre qué documento.
3. Firma electrónica, firma digital y firma escaneada: no son lo mismo
Aquí está la confusión más común, y conviene aclararla con honestidad porque mucha gente (y muchos productos) dicen «firma digital» cuando lo que ofrecen es firma electrónica.
| Tipo | Qué es | ¿Sirve para el acta? | Dónde está |
|---|---|---|---|
| Firma electrónica | El género: códigos, contraseñas, datos biométricos o claves que identifican a una persona frente a un documento electrónico, si el método es confiable y apropiado. Una firma trazada en pantalla desde un enlace personal enviado al correo del firmante es un ejemplo. | Sí, si cumple el art. 7 de la Ley 527. Su fuerza depende de la evidencia que deje. | Ley 527, art. 7; D. 1074/2015, arts. 2.2.2.47.1 y ss. |
| Firma digital | Una especie más exigente: un valor numérico ligado a la clave del firmante y al texto, que permite comprobar que la firma salió de esa clave y que el documento no cambió después. Se respalda con un certificado de una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. | Sí, y es la más robusta. Pero la Ley 675 no la exige para el acta. | Ley 527, art. 2 lit. c), arts. 28 y 29 |
| Imagen escaneada pegada | La foto de la firma insertada en el Word o el PDF. | Es la más débil: cualquiera que tenga la imagen puede pegarla, así que por sí sola no identifica a quien firma. | Ninguna norma la trata en particular: se mide, como cualquier método, con el art. 7 de la Ley 527 |
Textos verificados en la Secretaría General del Senado (Leyes 527 de 1999 y 675 de 2001) y en el Gestor Normativo de Función Pública (Decreto 1074 de 2015).
La definición legal de la firma digital es esta, y se ve enseguida por qué es otra cosa:
«Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.»
Ley 527 de 1999, art. 2, literal c).
Y el art. 28 le da a la firma digital «la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita» si reúne cinco atributos: es única a la persona que la usa, es susceptible de ser verificada, está bajo su control exclusivo, está ligada al mensaje «de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada», y está conforme a las reglamentaciones del Gobierno. ¿Cuándo vale la pena? Cuando el acta va a un trámite que la exija expresamente, o cuando el tema es tan delicado que quieres la máxima robustez. Para el acta del día a día, una firma electrónica bien hecha es suficiente y mucho más sencilla.
4. Qué hace que una firma electrónica del acta sea sólida
Ninguno de estos puntos es un requisito con número de artículo; son la forma práctica de cumplir el «confiable y apropiado» de la ley. Si los sigues, el acta queda bien parada:
- Cada firmante firma él mismo, desde su propio correo. Nada de que la administradora firme «a nombre de» o pegue imágenes. Es lo que hace que los datos de creación de la firma correspondan exclusivamente al firmante.
- Todos firman el mismo archivo. Cierra el borrador, conviértelo a PDF y no lo vuelvas a tocar. Si hay que corregir algo, se corrige y se reinicia la ronda de firmas con el nuevo PDF.
- Que quede registro de cuándo y desde dónde. Fecha, hora y algún dato técnico de cada firma. Es la evidencia que respalda la confiabilidad si alguien la discute.
- Avísalo desde la asamblea. Una línea en el acta («el presidente y el secretario firmarán electrónicamente») y su aceptación ese día. El decreto presume que cumplen los requisitos los mecanismos de firma que las partes acuerden usar, salvo prueba en contrario (D. 1074/2015, art. 2.2.2.47.7); dejarlo dicho no sobra.
- Comparte y guarda el PDF final. El mismo archivo firmado es el que pones a disposición de los propietarios, el que archivas en el libro de actas y el que entregas a quien pida copia (art. 47). Conservar intacto ese archivo es lo que permite mostrar después que no cambió.
El libro de actas
La Ley 675 menciona el libro de actas (en el art. 47 para dejar constancia de la fecha y el lugar de publicación, y en el art. 44 para las reuniones no presenciales), pero no regula cómo llevarlo en formato electrónico. Revisa qué dice tu reglamento; si llevas libro físico, imprime el PDF firmado con su hoja de firmas y archívalo como cualquier otra acta.
5. Cómo firmar el acta por correo, gratis: CLICK Firmas
Para no perseguir a nadie con un papel, en CLICK tenemos una herramienta gratuita: CLICK Firmas. Sirve para actas de asamblea y de consejo. Así funciona, paso a paso:
- Subes el PDF del acta (hasta 50 MB), le pones un título y, si quieres, una descripción y una fecha límite para firmar.
- Escribes tu nombre y tu correo, como quien envía el documento.
- Agregas a los firmantes: nombre, cargo y correo de cada uno. Para el acta de asamblea, el presidente y el secretario; si tu asamblea nombró comisión verificadora, puedes sumar a sus integrantes.
- Le das a «Crear acta y enviar invitaciones». A cada firmante le llega por correo su propio enlace. Al abrirlo ve el documento y dibuja su firma con el dedo o el mouse.
- Sigues el avance desde el enlace de administración que aparece al terminar el envío (guárdalo: es tu llave para volver). Desde ahí ves quién firmó y quién no, mandas recordatorios a los pendientes y exportas el PDF.
- Descargas el acta con su hoja de firmas: las páginas originales y, al final, una página con el nombre, el cargo y el correo de cada firmante, la fecha y la hora en que firmó, la IP desde la que lo hizo y el trazo de su firma.
Para que sepas exactamente qué es
CLICK Firmas es firma electrónica: cada firmante firma desde un enlace personal enviado a su correo y queda registro de fecha, hora e IP. No es firma digital certificada: no usa un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada. Para el acta del día a día de una copropiedad es una salida práctica y ordenada; si un trámite te exige expresamente firma digital, para ese caso necesitas un certificado. Y un detalle de transparencia: el PDF y los datos de los firmantes quedan guardados en nuestro servidor, porque sin ellos el sistema no podría enviar las invitaciones ni armar la hoja de firmas.
Es una de las herramientas gratuitas para administradores que tenemos, junto al generador de poder, el de convocatoria y las calculadoras de plazos y de mora.
6. ¿Y si la asamblea fue virtual o híbrida?
Si la reunión fue no presencial —las de los arts. 42 y 43—, la regla del acta es otra y está en el art. 44:
«Las actas deberán asentarse en el libro respectivo, suscribirse por el representante legal y comunicarse a los propietarios dentro de los diez (10) días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo.»
Ley 675 de 2001, art. 44, segundo inciso.
Ahí firma el representante legal y el plazo es de diez días, no de veinte hábiles. Y para la híbrida —salón más conexión remota— la Ley 675 no dice cuál de las dos reglas aplica: la palabra «mixta» ni siquiera aparece en ella. Mientras eso no se aclare, nuestra recomendación operativa es cumplir las dos: que firmen el presidente y el secretario, que firme también el representante legal y que el acta se comunique dentro de los diez días. Es buena práctica, no una exigencia escrita. Con CLICK Firmas eso es agregar un firmante más. Cómo se cuenta el quórum cuando unos están en el salón y otros conectados está en quórum en la asamblea híbrida, y el operativo completo de una reunión a distancia, en asambleas virtuales e híbridas.
7. Lo que la firma hace, y lo que no
Firmar bien hace algo muy valioso: convierte el acta en prueba. Es la «copia del acta debidamente suscrita» que, según el art. 47, prueba los hechos que constan en ella mientras no se demuestre su falsedad. Esa es tu tranquilidad cuando alguien pregunta en enero qué se aprobó en marzo.
Lo que la firma no hace es cambiar los derechos de los propietarios. Impugnar una decisión que no se ajuste a la ley o al reglamento sigue siendo un derecho del administrador, del revisor fiscal y de los propietarios (art. 49), firme el acta quien la firme. Y un dato que suele confundirse: el plazo para hacerlo no corre desde que se firma ni desde que se publica el acta, sino desde la reunión. El art. 382 del Código General del Proceso habla de «los dos (2) meses siguientes a la fecha del acto respectivo», y precisa que «si se tratare de acuerdos o actos sujetos a registro, el término se contará desde la fecha de la inscripción». Firmar antes o después no mueve ese reloj.
Lo que sí está en tus manos es que el acta cuente bien lo que pasó: el quórum con su porcentaje, cada votación con sus coeficientes, las constancias que pidieron. Si en tu asamblea se votó con controles, así se pasan los resultados de la votación electrónica al acta.
8. Del audio al acta firmada
La firma es el último paso. El que más tiempo quita es el anterior: redactar. Para eso existe CLICK Actas: nos mandas el audio de la reunión con los datos de la copropiedad y el mismo día te llega al correo el borrador editable del acta, con quórum, orden del día, votaciones y constancias, listo para que el presidente y el secretario lo revisen. El acta de asamblea se cotiza según la duración de la reunión; las actas de consejo de administración son gratis y se suben aquí: web.agenteia.cc/click-actas.
El circuito completo queda así: audio el día de la asamblea, borrador el mismo día, correcciones de la mesa, PDF final a CLICK Firmas, y el acta firmada lista para ponerla a disposición mucho antes de que se cumplan los veinte días hábiles. Si prefieres que también operemos la asamblea —registro por coeficiente, votación, quórum en vivo—, eso es la logística de asambleas, y el reporte de cada votación llega listo para pegar en el acta.
9. Preguntas frecuentes
¿Es válida la firma electrónica en el acta de asamblea de propiedad horizontal?
Sí. El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 exige que las decisiones consten en actas firmadas por el presidente y el secretario, pero no dice que la firma deba ser manuscrita. Y el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que, cuando una norma exige una firma, ese requisito se entiende satisfecho en un mensaje de datos si se usa un método que identifique a quien firma e indique que aprueba el contenido, y que sea tan confiable como apropiado para el propósito. La reglamentación vigente está en el Decreto 1074 de 2015, artículos 2.2.2.47.1 y siguientes, que compiló el Decreto 2364 de 2012. La clave práctica es la confiabilidad: que cada firmante firme desde un canal propio y que quede registro de quién firmó, cuándo y sobre qué documento.
¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?
La firma electrónica es el género: métodos como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que sean confiables y apropiados (Decreto 1074 de 2015, artículo 2.2.2.47.1). La firma digital es una especie más exigente: un valor numérico que, con un procedimiento matemático vinculado a la clave del firmante y al texto, permite comprobar que salió de esa clave y que el mensaje no se modificó después (Ley 527 de 1999, artículo 2, literal c). Para que tenga la misma fuerza que la firma manuscrita debe reunir los atributos del artículo 28 de esa ley, y en la práctica se obtiene con un certificado de una entidad de certificación acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
¿Sirve pegar la imagen escaneada de la firma en el acta?
Es la forma más débil. Una imagen de la firma pegada en un documento no identifica por sí sola a quien la puso: cualquiera que tenga el archivo puede pegarla. La Ley 527 no la prohíbe, pero su artículo 7 pide un método que identifique al firmante y que sea confiable, y una imagen copiada difícilmente lo demuestra si alguien lo cuestiona. Si van a firmar a distancia, es mejor que cada firmante reciba el documento en su propio correo y firme él mismo, para que quede registro de quién firmó y cuándo.
¿Hay un plazo para firmar el acta de la asamblea?
La Ley 675 no fija un plazo para la firma como tal, pero sí dos plazos que la empujan. Si la asamblea encargó personas para verificar la redacción del acta, deben hacerlo dentro del término que fije el reglamento o, en su defecto, dentro de los veinte días hábiles siguientes a la reunión. Y el administrador debe poner a disposición de los propietarios la copia completa del acta dentro de un lapso no superior a veinte días hábiles contados desde la reunión (artículo 47). Como lo que hace prueba es la copia debidamente suscrita, lo sensato es que el acta esté firmada antes de ponerla a disposición.
¿Quién firma el acta de una asamblea virtual o híbrida?
Si la reunión fue no presencial, de las que regulan los artículos 42 y 43, el artículo 44 manda que las actas se asienten en el libro respectivo, las suscriba el representante legal y se comuniquen a los propietarios dentro de los diez días siguientes a aquel en que se concluyó el acuerdo. Para la reunión híbrida, que combina salón y conexión remota, la Ley 675 no dice cuál de las dos reglas aplica. Mientras eso no se aclare, nuestra recomendación operativa es cumplir ambas: que firmen el presidente y el secretario, que firme también el representante legal y que el acta se comunique dentro de los diez días. Es buena práctica, no una exigencia escrita en la ley.
¿Hay que autenticar el acta de asamblea en notaría?
El artículo 47 de la Ley 675 exige actas firmadas por el presidente y el secretario y dice que la copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. No exige autenticación en notaría. Si el acta va a servir para un trámite ante un banco, una alcaldía u otra entidad, conviene preguntar antes qué formato recibe esa entidad, porque cada una puede tener sus propios requisitos.
¿Qué pasa si el presidente o el secretario no quiere firmar el acta?
La Ley 675 no regula qué pasa si uno de los dos se niega a firmar. Lo práctico es prevenirlo: que el presidente y el secretario sepan desde que aceptan el cargo que les toca firmar, que el borrador les llegue pronto y que puedan proponer correcciones antes de firmar. Si aun así uno no firma, deja constancia escrita de la solicitud y de la respuesta, revisa qué dice tu reglamento y, si el caso se complica, consulta con un abogado de propiedad horizontal.
¿Quieres que tu próxima asamblea termine con el acta lista?
Cuéntanos cuántas unidades privadas tiene tu copropiedad, si la asamblea será presencial, virtual o híbrida y la fecha que estás pensando. Te decimos cómo la operamos: registro por coeficiente, votación punto por punto, quórum en vivo y el reporte de cada decisión listo para el acta. Tú te llevas los aplausos; nosotros hacemos el trabajo pesado.
Conclusión
El acta de asamblea la firman el presidente y el secretario (art. 47 de la Ley 675), y nada en la ley exige que lo hagan a mano. La Ley 527 de 1999 da por cumplida la firma con un método que identifique a quien firma, muestre que aprueba el contenido y sea confiable y apropiado; su reglamentación vigente está en el Decreto 1074 de 2015. La firma digital certificada es la versión más robusta, útil cuando un trámite la pide; para el acta de todos los días, una firma electrónica bien hecha —cada uno desde su correo, sobre el mismo PDF, con registro de cuándo— cumple y te ahorra semanas.
Sube tu próxima acta a CLICK Firmas y deja que las invitaciones viajen solas. Y si quieres hablar de tu próxima asamblea, escríbenos por WhatsApp al 315 995 3357 o a comercial@asambleas.click.
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Del borrador a la firma, y lo que viene antes.
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