El registro de asistencia y poderes es la lista de quién llega a la asamblea, qué unidad representa y con qué coeficiente. En CLICK lo operamos con registro digital: validamos a cada propietario o apoderado contra la base de coeficientes, revisamos cada poder antes de abrir la sesión y proyectamos el quórum en tiempo real.
Si administras propiedad horizontal, sabes dónde se pierde la primera hora de una asamblea: en la fila de la entrada y en la discusión sobre un poder que llegó a última hora. Esta página te cuenta qué incluye nuestro registro, cómo revisamos cada poder, cómo se ve el quórum y qué cambia si la asamblea es virtual o híbrida.
Qué incluye el registro de asistentes de la asamblea
El registro no es una planilla en la puerta: es la base sobre la que se cuenta el quórum y cada votación. Por eso empieza antes del día de la asamblea y termina con un reporte que puedes llevar al acta.
Base de coeficientes cargada antes
Una fila por inmueble, con su coeficiente. La revisamos contigo antes de cargarla: la columna de coeficientes debe sumar 100 %.
Registro digital en la entrada
Cada propietario o apoderado se valida contra la base y recibe su control de votación asignado al inmueble que representa, con su coeficiente.
Control de poderes
Los poderes quedan revisados y documentados antes de abrir la sesión, con la anotación de quién representa a quién.
Quórum en tiempo real
La suma de coeficientes presentes, proyectada en pantalla durante toda la reunión.
Entradas y salidas anotadas
Quién entra y quién sale durante la reunión, para que el quórum se actualice y quede documentado.
Reporte al cierre, el mismo día
Listado de asistencia, votaciones globales, votación por unidad privada y el audio de la reunión.
Para conjuntos grandes montamos más puntos de registro, con personal de registro en cada uno; cuántos lleva tu asamblea depende del número de unidades, y la tabla está en precios. Si quieres armar tú la base, aquí tienes la plantilla de base de propietarios y coeficientes, y si buscas el formato en papel, el formato de lista de asistencia.
Control de poderes en la asamblea: cómo revisamos cada poder
Un poder que se discute en la puerta retrasa a todos; uno que se discute en mitad de una votación pone en duda el resultado. Por eso los revisamos en tres momentos:
- Antes de convocar. En la precoordinación repasamos contigo el orden del día, la base de coeficientes y el manejo de poderes. Puedes enviar con la convocatoria nuestro generador de poderes (lo descargas en Word), para que lleguen con inmueble y coeficiente; y si tienes dudas sobre cómo se hace uno, está la guía del poder para asamblea de copropietarios.
- Antes de abrir la sesión. Se coteja que el poder corresponda a una unidad de la base y que lo otorgue el propietario inscrito de esa unidad. Si algo no cuadra, te lo mostramos antes de abrir, no en medio de la discusión: tú y la mesa deciden con el reglamento en la mano.
- En el registro. El apoderado queda anotado como apoderado y con el coeficiente de la unidad que representa. Si una misma persona representa varias unidades, va una fila por unidad: el coeficiente se suma, la persona no.
Lo que dice la ley, y lo que dice tu reglamento
El artículo 37 de la Ley 675 de 2001 dice que la asamblea la constituyen los propietarios «o sus representantes o delegados»: ahí está la base de que un propietario se haga representar. Pero el artículo 37 habilita la representación, no regula el poder: no fija la forma del documento ni un tope de poderes por persona.
Eso sale del mandato del Código Civil y, sobre todo, del reglamento de tu copropiedad. Antes de anunciar un límite de poderes en la convocatoria, búscalo en el reglamento: si lo fija, ese es el número; si calla, no hay un número legal que invocar.
Quórum digital en tiempo real, por coeficientes
Desde que el primer propietario se registra, el quórum se ve en pantalla. Es la suma de los coeficientes presentes, no de las personas, y se actualiza cada vez que alguien llega o se retira. Así sabes en cada momento si la asamblea puede sesionar, sin pedir a nadie que cuente.
La regla general está en el artículo 45 de la Ley 675 de 2001: la asamblea sesiona con propietarios que representen más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y decide con la mitad más uno de los coeficientes representados en la sesión, salvo que la ley o el reglamento exijan un quórum o una mayoría superior, y salvo la reunión de segunda convocatoria del artículo 41. Las decisiones del artículo 46 piden el 70 % de los coeficientes de toda la copropiedad: si tu orden del día trae una, la estructuramos contigo en la precoordinación.
Un matiz que pocas asambleas aplican
En inmuebles de vivienda, la Corte Constitucional (sentencias C-522 y C-738 de 2002) dispuso que el coeficiente rige para las decisiones de contenido económico; para las demás, cada unidad cuenta un voto, y eso aplica también al quórum. La Corte no dio una lista cerrada de qué es «económico», así que cómo se cuenta cada punto lo dejamos definido contigo antes de la asamblea.
Registro previo opcional en asambleas virtuales
En una asamblea virtual o híbrida el registro también existe, solo que en la plataforma. Trabajamos sobre plataforma propia con Zoom integrado: el propietario entra por la videollamada que ya conoce, y el registro, el coeficiente, el quórum en vivo y la votación quedan en la misma pantalla. Nuestro operador admite uno a uno contra la base de propietarios y deja la hora de cada ingreso y de cada salida.
Si la copropiedad lo pide, sumamos el registro previo: cada propietario se inscribe días antes con sus poderes y llega a la asamblea con su asistencia ya cargada. En virtual, los poderes se recogen antes, con fecha de corte. Los detalles de cómo se verifica a cada participante remoto están en cómo verificar la identidad del propietario en una asamblea virtual.
En virtual y mixta, guarda la continuidad del quórum
El Decreto 1074 de 2015 (artículo 2.2.1.16.1) pide dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión y verificar la identidad de los participantes virtuales. Es una norma de sociedades que Minvivienda aplica a la propiedad horizontal en conceptos orientadores, no vinculantes. La hora de cada entrada y salida que deja el registro es justo esa constancia.
El registro según la modalidad de la asamblea
| Modalidad | Dónde se registra | Cómo se ve el quórum |
|---|---|---|
| Presencial | Puntos de registro digital en la entrada; cada asistente recibe su control asignado a la unidad. | En pantalla, sumando coeficientes presentes. |
| Virtual | En la plataforma: el operador admite uno a uno contra la base. Registro previo opcional. | En la misma pantalla de la videollamada. |
| Híbrida | Las dos cosas a la vez: puntos de registro en el salón y admisión en la plataforma. | Presenciales y virtuales se suman en un solo quórum. |
Si en una híbrida el orden del día trae decisiones del artículo 46, ten en cuenta que Minvivienda (conceptos orientadores, no vinculantes) las admite cuando están en el salón, de forma presencial, propietarios que representen al menos el 70 % de los coeficientes. El registro te dice en cada momento cuántos coeficientes están en el salón y cuántos conectados.
Cuánto cuesta el registro de asistencia y poderes
El registro de asistencia y poderes, con el quórum por coeficiente en tiempo real, va incluido en la logística de la asamblea, junto con la votación electrónica y el personal técnico en sitio. Los precios de referencia por tamaño de la copropiedad están en precios de logística para asambleas; tu caso exacto lo cotizamos por WhatsApp.
Si además quieres que la votación corra por nuestra cuenta, mira votación electrónica para asambleas en Bogotá; y si quieres soltar la operación entera, está la logística de asambleas todo incluido.
Dinos cuántas unidades tiene tu copropiedad y la fecha. Te decimos cómo sería el registro.
Con esos dos datos te respondemos por WhatsApp: puntos de registro, manejo de poderes y cotización.
Preguntas frecuentes sobre registro de asistencia y poderes
¿Qué incluye el registro de asistentes de una asamblea de copropiedad?
La lista de propietarios cruzada con la base de coeficientes, el control de poderes, la hora en que cada unidad entra y sale, y el quórum por coeficientes en pantalla. Al cierre entregamos el listado de asistencia junto con el reporte de las votaciones.
¿Cómo se controlan los poderes en la asamblea?
Se revisan antes de abrir la sesión, no en medio de la discusión: se coteja que el poder corresponda a una unidad de la base y que lo otorgue el propietario inscrito, y el apoderado queda registrado con el coeficiente de la unidad que representa. Si representa varias unidades, va una fila por unidad.
¿Cuántos poderes puede tener una persona en la asamblea?
La Ley 675 no fija un número. El artículo 37 habilita que el propietario se haga representar, pero no regula el poder: el tope por persona y la forma del documento los pone el reglamento de tu copropiedad. Si el reglamento calla, no hay un número legal que invocar.
¿Qué es el quórum en tiempo real?
Es la suma de los coeficientes presentes, no de las personas, proyectada en pantalla y actualizada cada vez que alguien llega o se retira. Para sesionar se necesita más de la mitad de los coeficientes de la copropiedad (artículo 45 de la Ley 675 de 2001).
¿El quórum siempre se cuenta por coeficientes?
No siempre. En inmuebles de vivienda, la Corte Constitucional (sentencias C-522 y C-738 de 2002) dispuso que el coeficiente rige para las decisiones de contenido económico; para las demás, cada unidad cuenta un voto, y eso aplica también al quórum. Cómo se cuenta cada punto lo dejamos definido contigo antes de la asamblea.
¿Qué es el registro previo en una asamblea virtual?
Es opcional: si la copropiedad lo pide, cada propietario se inscribe días antes con sus poderes y llega a la asamblea con su asistencia ya cargada.
¿Cuánto cuesta el registro de asistencia y poderes?
Va incluido en la logística de la asamblea, junto con la votación y el quórum en tiempo real. Los precios de referencia por tamaño de la copropiedad están en la página de precios; tu caso exacto lo cotizamos por WhatsApp.
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