Quórum de la asamblea del fondo de empleados y la regla de la hora siguiente: cómo se lleva el día de la reunión

El artículo conserva su texto original: ni la Ley 1391 de 2010 ni la Ley 2496 de 2025 lo modificaron (lo comprobamos en el texto de las dos leyes). De él salen cuatro reglas para el día de la asamblea:

• Quórum inicial: la mitad de los asociados hábiles, o de los delegados elegidos si el fondo sesiona por delegados.
• La hora siguiente: si a la hora señalada para el inicio no está esa mitad, hay una hora para completarla.
• Pasada la hora, en la asamblea de asociados: basta el 10 % de los hábiles, con un piso. El número requerido para constituir un fondo es de 10 trabajadores (art. 5), así que el piso es de 5 asociados.
• En la asamblea de delegados: el mínimo es la mitad de los elegidos, y así lo leemos: no hay 10 % de segunda hora para los delegados.

Así queda frente a las otras dos formas de entidad que suelen preguntar por lo mismo:

Si tu fondo sesiona por delegados, el resto de sus reglas (el mínimo de 20, el período, quién reglamenta la elección) está en la guía de la asamblea de delegados del fondo o la cooperativa.

El reloj empieza a contar desde la hora que dice la convocatoria, no desde que llega el primer asociado. Si la asamblea está citada a las 8:00 a. m., hay hasta las 9:00 a. m. para reunir la mitad de los hábiles. Si la mitad se completa a las 8:40, se instala a las 8:40 con quórum completo. Si a las 9:00 no se ha completado, la asamblea puede instalarse con el quórum reducido.

Un detalle de lectura que ahorra discusiones: el 10 % solo vale después de esa hora. Antes de las 9:00, en el ejemplo, la asamblea necesita la mitad.

El piso de 5 solo importa en fondos pequeños: a partir de 50 hábiles, el 10 % ya es igual o mayor que 5. Y cuando el cálculo da decimales, la cuenta se hace en personas: «por lo menos la mitad» de 125 son 63, porque 62 no alcanzan.

La mitad se calcula sobre los asociados hábiles, no sobre todos los asociados. La ley dice quiénes son: los inscritos en el registro social que en la fecha de la convocatoria no tengan suspendidos sus derechos y estén al corriente en sus obligaciones con el fondo (art. 27, parágrafo). La lista de hábiles e inhábiles la verifica el comité de control social, y si no lo hay, el revisor fiscal (art. 30).

Eso deja tres datos que el gerente puede tener cerrados antes del día de la asamblea:

• El total de hábiles a la fecha de la convocatoria. Es el número sobre el que se calcula la mitad y el 10 %. El corte y el calendario hacia atrás están en el plazo del 31 de marzo y el cronograma de la ordinaria.
• Los dos números del quórum, ya calculados: la mitad y el quórum de la hora siguiente. Escritos en la mesa de registro, nadie tiene que hacer la cuenta con el salón lleno.
• En la asamblea de delegados, el número de elegidos. El quórum se cuenta sobre los elegidos, no sobre los que confirmaron asistencia.

Si el estatuto admite la representación (art. 31), conviene que el reglamento diga cómo se cuentan los poderes en el quórum, porque el decreto no lo detalla. El estatuto fija los topes, y no pueden recibir poderes los miembros de la junta directiva y del comité de control social, el representante legal ni los trabajadores del fondo. Los delegados no pueden hacerse representar. Cómo dejar todo eso escrito está en lo que deben regular los estatutos del fondo sobre la asamblea.

El Decreto Ley 1481 no dice quién verifica el quórum el día de la asamblea. Dice quién verifica la lista de hábiles (art. 30) y quién firma el acta: el presidente y el secretario del órgano (art. 38, en el texto del art. 7 de la Ley 1391 de 2010). El acta se aprueba según el reglamento de cada órgano. Lo demás lo resuelven el estatuto y el reglamento de la asamblea, que la propia asamblea aprueba (art. 28, num. 8, en el texto de la Ley 2496 de 2025). Si tu estatuto le da un papel al revisor fiscal o al comité de control social en la verificación del quórum, ese papel sale de ahí, no del decreto.

Lo que sí fija la ley es lo que el acta debe contener. Entre otros datos:

Un aviso sobre la fuente: el Gestor Normativo de Función Pública muestra ese inciso del art. 38 con una redacción que no es la del art. 7 de la Ley 1391 de 2010. Esta cita sigue el texto de la ley.

El mismo artículo cierra con una regla que explica por qué vale la pena documentar bien el conteo: las decisiones tomadas contraviniendo lo dispuesto sobre convocación y quórum son ineficaces. Con el registro de asistencia en orden, el acta solo tiene que copiar los números.

Pasa en casi todas las ordinarias: el salón está lleno a las 9:00 y a la 1:00 de la tarde, cuando llega la reforma de estatutos, quedan menos. Son dos preguntas distintas.

¿Se cae el quórum?

El Decreto Ley 1481 no lo dice. La Ley 79 de 1988 sí lo dice para las cooperativas: una vez constituido el quórum, no se entiende desintegrado por el retiro de algunos asistentes, siempre que se mantenga «el quórum mínimo a que se refiere el inciso anterior» (art. 31, inciso 2). Para el fondo, el art. 69 del Decreto Ley 1481, en el texto del art. 10 de la Ley 1391 de 2010, remite lo no regulado a las disposiciones vigentes para las entidades de la economía solidaria y, en subsidio, al Código de Comercio (el Gestor Normativo de Función Pública muestra este artículo con «entidades cooperativas»; seguimos el texto del art. 10 de la Ley 1391). De ahí sale una lectura posible para el fondo, no una regla escrita para él. Lo que da tranquilidad es que el reglamento de la asamblea lo diga con todas las letras antes de instalarla.

¿Alcanzan los votos?

Esta es la pregunta que más importa, porque cada mayoría se mide sobre una base distinta (art. 34, con su inciso 2 en el texto del art. 6 de la Ley 1391 de 2010):

Un aviso sobre la fuente: el Gestor Normativo de Función Pública muestra el inciso 2 del art. 34 sin la palabra «escisión», que sí está en el texto del art. 6 de la Ley 1391 de 2010. Esta tabla sigue el texto de la ley.

Dos lecciones del ejemplo. La primera: en la regla general y en la reforma, así lo leemos: la base son los presentes al momento de votar; por eso conviene contar otra vez y dejarlo en el reglamento. La segunda: una fusión, una escisión o una transformación se juegan en la asistencia, no en la persuasión; si el temario las trae, ponlas al principio, cuando el salón está lleno, y prepara la asistencia con semanas de antelación. En un fondo por delegados, la cuenta es la misma sobre los convocados: con 40 delegados, una fusión necesita 28 votos.

Ese orden se decide al armar el temario y es distinto en una ordinaria y en una extraordinaria; las diferencias están en asamblea ordinaria y extraordinaria en un fondo o una empresa.

Desde la Ley 2496 de 2025, el art. 29 del Decreto Ley 1481 dice que las reuniones de asamblea general pueden celebrarse de manera presencial, virtual o mixta, de acuerdo con el estatuto de cada fondo, y que la convocatoria debe informar los mecanismos con los que se garantizará el acceso a la información y la participación de todos los asociados o delegados convocados (art. 10 de la Ley 2496).

La ley no trae un quórum distinto para la reunión virtual o mixta: el art. 33 es el mismo. Lo que el decreto no detalla es cómo se acredita la asistencia de quien se conecta, y eso es lo que el estatuto o el reglamento deben resolver. En la práctica, tres preguntas:

• ¿Cómo se identifica al asociado que se conecta y cómo se comprueba que es hábil?
• ¿En qué momento cuenta como presente: al ingresar, al responder la verificación de quórum o al votar?
• ¿Cómo se suma en un solo número la asistencia del salón y la remota, y quién la lee?

Con esas tres respuestas escritas, el quórum de una mixta se lleva igual que el de una presencial: un solo número, a la vista de todos.

Este cuadro supone una asamblea de asociados citada a las 8:00 a. m. Las horas son un ejemplo; las reglas, las de la ley.

Con una planilla en papel, el quórum se suma a mano mientras sigue llegando gente, y el número que se lee a las 9:00 es el de la última hoja que alguien alcanzó a contar. Con registro electrónico y votación con controles, el procedimiento es otro: cada asociado o delegado se identifica contra la lista de hábiles y recibe un control asociado a su nombre; el conteo de asistentes se ve en pantalla en tiempo real, con la hora; antes de cada votación, el sistema muestra cuántos controles están presentes, y al cerrarla, los votos a favor, en contra y en blanco. El reporte queda con fecha y hora, listo para el acta.

Para el gerente eso significa llegar a la instalación con el número que todos ven y salir con el soporte que pide el art. 38. Cómo se prepara el día completo de la asamblea de un fondo, con registro, quórum y votación, está en la página de asambleas para fondos de empleados. Y si en la misma ordinaria hay elección de junta, el cálculo por planchas está en cómo funciona el cuociente electoral en la elección de junta directiva.