Votación electrónica para empresas: asambleas de accionistas, cooperativas y fondos

La diferencia de fondo es qué se cuenta. En una sociedad, el quórum y las mayorías se miden en acciones: un accionista con el 30 % de las acciones suscritas pesa lo mismo que diez accionistas con el 3 % cada uno. En una cooperativa pasa lo contrario: cada asociado tiene un solo voto, tenga los aportes que tenga. Por eso el primer paso de la logística no es el sonido ni el salón: es saber con qué regla se va a contar y cargar el libro de accionistas o la lista de asociados hábiles tal como es.

Estas son las reglas supletivas, es decir, las que aplican cuando tus estatutos no dicen otra cosa. Antes de la reunión, revisa los tuyos: en casi todas estas figuras los estatutos pueden fijar un quórum o unas mayorías distintas.

Dos detalles que conviene tener presentes en la sociedad anónima. Si la primera reunión no logra quórum, el Código de Comercio permite una segunda convocatoria que sesiona y decide con un número plural de socios, sin importar cuántas acciones estén representadas; esa nueva reunión va entre los 10 y los 30 días siguientes a la fecha fijada para la primera, y en las sociedades que negocian sus acciones en el mercado público de valores sesiona y decide «con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas» (art. 429). Y si nadie convoca la ordinaria, la asamblea se reúne por derecho propio «el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m.», en las oficinas del domicilio principal (art. 422). En la SAS, la primera convocatoria puede traer ya la fecha de la segunda reunión (parágrafo del art. 20 de la Ley 1258).

Una asamblea de empresa se gana o se complica en la puerta. Este es el orden de trabajo, de la llegada al acta, y cómo se configura cada pieza para una sociedad:

1. Registro y verificación de poderes. Cada accionista llega o envía apoderado. El poder va por escrito e indica el nombre del apoderado, la persona en quien puede sustituirlo si es el caso y la fecha o época de la reunión, además de lo que pidan los estatutos (art. 184 del Código de Comercio). Hay un filtro que muchas veces se escapa: los administradores y empleados de la sociedad, salvo los casos de representación legal, no pueden representar acciones distintas de las propias mientras ejerzan su cargo (art. 185). El registro puede configurarse para marcarlo antes de que esa persona entre al salón, y no después de la votación.

2. Quórum en tiempo real, en acciones. El sistema se configura para pesar cada asistente por su número de acciones, como en copropiedades lo pesa por coeficiente: con el libro de accionistas cargado, el quórum puede mostrarse en pantalla en acciones suscritas representadas. Si un accionista grande se retira a mitad de la reunión, se ve en el momento, y no cuando ya se votó un punto.

3. Votación electrónica con controles físicos. Cada asistente vota con controles físicos que no dependen del internet del salón ni del celular de nadie. El sistema se configura para pesar cada voto por el número de acciones, como en copropiedades lo pesa por coeficiente, y el reporte puede salir por votante para revisarlo después. Así funciona la tecnología, paso a paso, en la guía de votación electrónica.

4. Elecciones de junta directiva. Cuando se vota por listas o planchas, el sistema puede totalizar las acciones por plancha como insumo del cuociente electoral. En la SAS, los accionistas pueden además fraccionar su voto en la elección de juntas directivas u otros cuerpos colegiados (art. 23, Ley 1258).

5. Sonido, pantalla y grabación. Micrófonos inalámbricos para la mesa y para quien pide la palabra, sonido según el espacio (cabinas activas o line array), pantalla LED propia de hasta 12 m² para proyectar quórum y resultados, y grabación de la reunión en video 4K como respaldo de lo que se dijo y se decidió. Va con personal técnico en sitio: la mesa directiva dirige y nosotros ponemos lo demás. El detalle de cada pieza está en logística de asambleas.

6. Borrador del acta el mismo día. El Código de Comercio pide que las decisiones consten en actas firmadas por el presidente y el secretario, donde se indique «la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso» (art. 189). Esa es la base que el sistema puede dejar calculada al cierre: asistencia, resultado de cada votación y el audio completo. Sobre ella se prepara, si la pides, la transcripción ejecutiva con IA: un borrador del acta el mismo día, con las gráficas de cada votación y las intervenciones relevantes, que luego aprueban y firman el presidente y el secretario. La eligen 7 de cada 10 de nuestros clientes de copropiedad. Cómo funciona, en borrador del acta el mismo día.

Las tres son posibles en una sociedad, y cada una tiene su base:

No presencial. La Ley 222 de 1995 reconoce que hay reunión de la asamblea de accionistas «cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva» (art. 19). Ese «todos» lo aclaró el reglamento: el Decreto 398 de 2020 adicionó al Decreto 1074 de 2015 el artículo 2.2.1.16.1, que lo entiende como quienes participan en la reunión, siempre que se cuente con el quórum para deliberar que fijen la ley o los estatutos. El mismo artículo dice que las reglas de convocatoria, quórum y mayorías de las reuniones presenciales aplican igual a las no presenciales.

Mixta. Es la que combina asistentes en el salón y conectados. El parágrafo de ese artículo es directo: «Las reglas relativas a las reuniones no presenciales serán igualmente aplicables a las reuniones mixtas», y las define como las que permiten la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva.

Dos tareas que el decreto le asigna al representante legal y que la logística puede dejarle resueltas: dejar constancia en el acta de la continuidad del quórum durante toda la reunión, y verificar la identidad de los participantes virtuales. Nuestra plataforma propia para asambleas virtuales e híbridas integra Zoom con el registro, el quórum y la votación en una sola pantalla, y puede configurarse para registrar quién estuvo conectado y cuándo, como insumo para esa constancia.

Un cambio práctico que no conviene pasar por alto: en las reuniones no presenciales de la Ley 222, el acta se elabora y se asienta en el libro dentro de los 30 días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo, y la firman el representante legal y el secretario de la sociedad (art. 21). Y si te dijeron que las reuniones virtuales salen de la Ley 2069 de 2020, revísalo: esa ley modificó el artículo 182 del Código de Comercio, sobre convocatoria y deliberación; la regla de las no presenciales sigue en el artículo 19 de la Ley 222 y en su decreto reglamentario.

Cuando una cooperativa o un fondo tiene cientos o miles de asociados, sus estatutos pueden sustituir la asamblea de asociados por una asamblea de delegados, que no puede ser de menos de 20 (art. 29 de la Ley 79 de 1988; art. 32 del Decreto Ley 1481 de 1989, modificado por la Ley 1391 de 2010). Logísticamente, eso cambia tres cosas:

Quién puede votar. Solo los asociados hábiles: los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y estén al corriente en sus obligaciones (parágrafo del art. 27, Ley 79). En la cooperativa, la junta de vigilancia verifica la lista de hábiles e inhábiles (art. 30). El registro puede configurarse con esa lista tal como la aprueba la entidad, para habilitar controles solo a quien está en ella.

Los poderes. En la cooperativa, los asociados o delegados convocados no pueden delegar su representación en ningún caso (art. 33, Ley 79): el registro se configura sin poderes. En el fondo de empleados la participación es directa por regla general, aunque los estatutos pueden permitir la representación con topes (art. 31, Decreto Ley 1481), y los delegados no pueden hacerse representar.

El quórum. En las asambleas de delegados, el mínimo es el 50 % de los elegidos y convocados en la cooperativa (art. 31, Ley 79), y el 50 % de los elegidos en el fondo de empleados (art. 33, Decreto Ley 1481). Para asambleas de asociados, las dos normas prevén una regla para cuando el quórum no se integra dentro de la hora siguiente: conviene tenerla impresa en la mesa.

Y una fecha para el calendario: las ordinarias de cooperativas y fondos de empleados se hacen dentro de los tres primeros meses del año (art. 28 de la Ley 79; art. 29 del Decreto Ley 1481). Es la misma ventana en la que se concentran muchas otras asambleas, así que reservar desde el último trimestre del año es la forma más sencilla de tener la fecha que quieres.

Si estás buscando dónde contratar votación electrónica para tu empresa, estas son las preguntas que vale la pena hacerle a cualquier proveedor, incluidos nosotros:

¿Cuenta por acciones, por asociado o por delegado, según tu figura? Pide un reporte de ejemplo y que te muestren cómo se configura con tus acciones.

¿Depende del internet del salón? Pregunta si los controles son físicos y no dependen del internet del salón ni del celular de nadie: así la votación sigue aunque la red del hotel o de la sede se caiga.

¿Qué te entrega al cierre? Lo que la ley pide que conste en el acta: asistentes, forma de convocatoria y votos emitidos en cada caso. Si con eso te entregan el borrador del acta el mismo día, la redacción deja de ser una tarea de semanas.

¿Quién opera el día de la reunión? Personal técnico en sitio de principio a fin, no un instructivo y un enlace.

¿Puedes verificar a la empresa? Razón social, NIT y sede consultables. Los nuestros están en la página de quiénes somos: CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S., NIT 901904825-8. Nuestro equipo opera asambleas desde 2019 (la sociedad se constituyó en enero de 2025), lleva más de 500 y tiene capacidad para 3.600 dispositivos de votación y 24 eventos el mismo día.

¿Cómo se organiza la logística de una asamblea de accionistas en Bogotá?
Se parte de los estatutos (quórum, mayorías y convocatoria), se carga el libro de accionistas con sus acciones, se verifican los poderes en el registro, se mide el quórum en acciones durante toda la reunión, se vota punto por punto con un sistema que deje reporte por accionista y se cierra con el borrador del acta para la firma del presidente y el secretario.

¿Dónde contratar votación electrónica confiable para mi empresa?
Con un operador que cuente por acciones o por asociado según tu figura, que no dependa del internet del salón, que entregue al cierre la asistencia y los votos de cada punto, que tenga personal técnico en sitio y cuyos datos puedas verificar. CLICK SOLUCIONES 360 S.A.S. (NIT 901904825-8) opera asambleas en Bogotá y la Sabana; cotiza por WhatsApp al 315 995 3357.

¿El voto en una asamblea de accionistas se cuenta por persona o por acción?
En las sociedades, el quórum y las mayorías se miden en acciones (art. 68 de la Ley 222 de 1995 para la anónima; art. 22 de la Ley 1258 de 2008 para la SAS). En las cooperativas, cada asociado tiene un solo voto (art. 33 de la Ley 79 de 1988).

¿Una asamblea de accionistas puede ser virtual o mixta?
Sí. La Ley 222 de 1995 (art. 19) reconoce las reuniones no presenciales y el artículo 2.2.1.16.1 del Decreto 1074 de 2015, adicionado por el Decreto 398 de 2020, aplica esas reglas también a las mixtas. El representante legal deja constancia de la continuidad del quórum y verifica la identidad de los participantes virtuales.

¿Cuál es el quórum de una SAS si los estatutos no dicen nada?
La asamblea delibera con uno o varios accionistas que representen al menos la mitad más una de las acciones suscritas, y decide con la mitad más una de las acciones presentes (art. 22 de la Ley 1258 de 2008).

¿Quién firma el acta de la asamblea de accionistas?
En la reunión presencial, el presidente y el secretario de la asamblea (art. 189 del Código de Comercio). En la no presencial de la Ley 222, el representante legal y el secretario de la sociedad, y el acta se asienta dentro de los 30 días siguientes (art. 21 de la Ley 222 de 1995).

¿Cuánto cuesta la votación electrónica para una empresa?
Se cotiza según el número de accionistas o delegados, la modalidad y los equipos. Los precios de referencia del servicio, publicados para copropiedades, están en asambleas.click/precios.