En una propiedad horizontal, la pregunta "¿quién firma a nombre del conjunto?" tiene una respuesta precisa en la ley, y confundirla causa contratos mal firmados, procesos de cartera caídos y hasta responsabilidad personal. La representación legal de la copropiedad la ejerce, por regla general, el administrador, según la Ley 675 de 2001. Esta guía explica quién es el representante legal, cómo se designa, qué puede y qué NO puede hacer, y dónde se saca el certificado que lo acredita, con las normas citadas por artículo.
1. La copropiedad es una persona jurídica
Cuando un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal, nace una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes privados (Ley 675 de 2001, art. 32). Es decir: tu conjunto es, ante la ley, un "sujeto" distinto de los copropietarios, con NIT, con patrimonio propio y con capacidad para contratar, demandar y ser demandado. Su objeto es administrar correctamente los bienes y servicios comunes y hacer cumplir la ley y el reglamento.
Y como toda persona jurídica, necesita alguien que actúe por ella en el mundo real: ese es el representante legal. Sin representante legal válidamente designado, la copropiedad no puede firmar un contrato, abrir una cuenta ni cobrar la cartera en un juzgado.
Ojo con esto: la persona jurídica de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro (art. 33). Por eso no se registra en la Cámara de Comercio como una empresa: su existencia y representación las certifica otra autoridad (lo vemos en la sección 5).
2. Quién es el representante legal
La respuesta corta: el administrador. La Ley 675, art. 50 es explícita: "la representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios". Es decir, administrar y representar legalmente van juntos en la misma figura.
El administrador puede ser una persona natural (alguien contratado) o una persona jurídica (una empresa de administración). Cuando es una empresa, quien ejerce como administrador —y por tanto como representante legal de la copropiedad— es el representante legal de esa empresa.
El presidente del consejo o el presidente de la asamblea no son los representantes legales del conjunto. Solo pueden asumir esa representación de forma temporal y excepcional (ver sección 6).
3. Cómo se designa al representante legal
La designación depende de si el conjunto tiene consejo de administración:
| Situación | Quién elige al administrador |
|---|---|
| Conjunto sin consejo de administración | La asamblea general de propietarios |
| Conjunto con consejo de administración | El consejo de administración (art. 50) |
Por eso una asamblea bien convocada y con votación clara es la base de una representación legal sólida: si la elección del administrador queda viciada (mala convocatoria, quórum dudoso, votación impugnable), se puede cuestionar quién representa legalmente al conjunto. Aquí se conecta con la convocatoria a la asamblea y con un sistema de votación electrónica que deje trazabilidad del resultado.
Registro Único de Administradores: además de la designación, muchos administradores deben inscribirse en el RUAPH. Revisa si aplica a tu caso.
4. Qué puede hacer (y qué no)
La Ley 675, art. 51 asigna al administrador facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. En la práctica, como representante legal puede:
✔ Representar al conjunto
Ante autoridades, proveedores y en procesos judiciales (por ejemplo, el cobro de cartera morosa).
✔ Ejecutar decisiones
Cumplir y hacer cumplir lo que decidan la asamblea y el consejo, y el reglamento.
✔ Administrar los bienes comunes
Cuidar, conservar y velar por el buen uso de los bienes y servicios comunes.
✔ Recaudar
Cobrar las expensas comunes y las cuotas extraordinarias aprobadas.
Pero la representación legal no es un cheque en blanco: el administrador actúa dentro de lo que le permiten la ley, el reglamento y las decisiones de la asamblea. No puede, por su cuenta, aprobar el presupuesto, fijar cuotas extraordinarias ni tomar decisiones que la ley reserva a la asamblea. Su relación y responsabilidades se definen en el contrato del administrador.
5. El certificado de existencia y representación legal
Este es el punto que más se confunde. Para acreditar quién representa legalmente al conjunto —por ejemplo, ante un banco o un juzgado— se necesita el certificado de existencia y representación legal. ¿Quién lo expide?
No es la Cámara de Comercio. Según la Ley 675, la certificación sobre la existencia y representación legal de las personas jurídicas de propiedad horizontal corresponde al Alcalde municipal o distrital del lugar donde está el edificio o conjunto (o a la entidad en quien este delegue). En Bogotá, por ejemplo, esa función está delegada en las alcaldías locales.
Por eso, cuando cambias de administrador, hay que actualizar ese registro ante la alcaldía correspondiente: mientras no se actualice, el certificado seguirá mostrando al administrador anterior como representante legal, con todos los problemas prácticos que eso implica.
6. Representación temporal y vacíos de administración
¿Qué pasa si el conjunto se queda sin administrador (renunció, fue removido, se venció el contrato)? La representación legal no puede quedar en el aire. En esos casos, el presidente del consejo de administración o, en su defecto, el presidente de la asamblea, pueden asumir la representación legal de forma temporal, hasta que se designe un nuevo administrador.
Es una solución de emergencia, no una figura permanente: la meta siempre es volver a tener un administrador designado en forma. Si tu conjunto está en transición de consejo o de administración, revisa cuándo empieza a actuar el nuevo consejo para no dejar vacíos.
7. Errores frecuentes
- Creer que el presidente del consejo firma por el conjunto. No: salvo el caso temporal, el representante legal es el administrador.
- Buscar el certificado en la Cámara de Comercio. La propiedad horizontal no está ahí; se certifica en la alcaldía.
- No actualizar el registro al cambiar de administrador. El certificado seguirá mostrando al anterior y bloqueará trámites.
- Que el administrador tome decisiones reservadas a la asamblea. Representar no es decidirlo todo; hay límites legales.
- Elegir al administrador en una asamblea mal convocada o con votación dudosa. Vicia la designación y expone la representación a impugnaciones.
¿Listo para organizar tu asamblea 2026 con excelencia?
En CLICK no somos expertos en logística de asambleas, somos los mejores. Más de 15 años haciendo las cosas con excelencia: votación electrónica para asambleas, sonido profesional, registro digital y personal altamente capacitado.
Conclusión
En resumen: la copropiedad es una persona jurídica (Ley 675, art. 32) y su representante legal es el administrador (art. 50), designado por la asamblea o por el consejo, con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo (art. 51). Su existencia y representación las certifica la alcaldía, no la Cámara de Comercio. El presidente del consejo o de la asamblea solo representan de forma temporal.
Y hay un hilo que conecta todo: la representación legal nace de una asamblea bien hecha. Si el administrador se elige en una reunión mal convocada o con una votación que se pueda impugnar, se debilita todo lo demás. Por eso en CLICK operamos la logística y la votación electrónica de tu asamblea: convocatoria en regla, quórum verificado en tiempo real y resultados con trazabilidad, para que la designación de tu representante legal quede blindada. ¿Tienes asamblea este año? Escríbenos al WhatsApp +57 315 995 3357 y armamos la logística.
