Una de las decisiones más importantes que debe tomar la asamblea de copropietarios —o el consejo de administración, según el caso— es cómo vincular al administrador del edificio o conjunto. Esta decisión no es menor: un error en la modalidad contractual puede derivar en demandas millonarias por "contrato realidad" que afecten directamente el presupuesto de la copropiedad.
En este artículo analizamos la jurisprudencia reciente de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, para que su copropiedad tome decisiones informadas y evite costosos litigios.
Contenido del artículo
- Marco legal: ¿Qué dice la Ley 675 de 2001?
- Los 3 elementos del contrato de trabajo
- Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia
- La clave: ¿Qué es subordinación y qué NO lo es?
- Comparación: Prestación de servicios vs. Contrato laboral
- Recomendaciones prácticas para copropiedades
- El rol de la asamblea en esta decisión
1. Marco Legal: ¿Qué Dice la Ley 675 de 2001?
La Ley 675 de 2001 regula el régimen de propiedad horizontal en Colombia. En su Capítulo XI, específicamente en el artículo 51, establece las funciones del administrador, entre las cuales se encuentran:
- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias y extraordinarias
- Llevar los libros de actas y registro de propietarios
- Llevar la contabilidad del edificio o conjunto
- Cuidar y vigilar los bienes comunes
- Cobrar y recaudar las cuotas ordinarias y extraordinarias
- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica
- Las demás funciones que defina la asamblea general de propietarios
La Ley 675 no establece qué tipo de contrato debe celebrarse con el administrador. Esta decisión corresponde a la asamblea o al consejo de administración, según lo disponga el reglamento de propiedad horizontal.
2. Los 3 Elementos del Contrato de Trabajo
Según el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 1° de la Ley 50 de 1990, para que exista un contrato de trabajo deben concurrir tres elementos:
1. Prestación personal del servicio
El trabajador ejecuta la labor personalmente, no a través de terceros.
2. Remuneración
Se recibe un pago como contraprestación por el servicio prestado.
3. Subordinación
Facultad del empleador para exigir órdenes sobre modo, tiempo y cantidad de trabajo.
Demostrada la prestación personal del servicio, se presume la existencia de un contrato de trabajo. Corresponde al empleador desvirtuar dicha presunción probando la ausencia de subordinación.
3. Jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia
La Sala de Casación Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha desarrollado una línea jurisprudencial consistente sobre los contratos de administradores de propiedad horizontal. Analicemos los casos más relevantes:
El caso: Una administradora demandó al edificio alegando que su vinculación fue mediante contrato de trabajo a término fijo (2000-2002), que fue despedida sin justa causa y que nunca recibió prestaciones sociales.
La decisión: La Corte falló a favor del edificio (copropiedad). Determinó que faltó demostrar la subordinación, elemento esencial del contrato de trabajo.
"Las tareas cumplidas por la demandante se ejecutaron con plena autonomía, observando las funciones y directrices de la copropiedad para las cuales se le contrató, lo cual es propio del contrato de prestación de servicios."
Punto clave: El hecho de que la administradora manejara la nómina del personal y nunca se pagara prestaciones sociales a sí misma, evidenciaba que era consciente de la naturaleza civil de su vinculación.
El caso: Un administrador demandó pretendiendo la declaración de contrato realidad por servicios prestados entre 1994 y 2013 (casi 19 años).
La decisión: La Corte casó la sentencia de segunda instancia que había condenado al edificio. Absolvió a la copropiedad.
"La interacción entre el administrador y el Consejo de Administración no evidenciaba subordinación jurídica propia de un contrato de trabajo. Solo se observaban actividades de coordinación que requerían presentación de informes periódicos y autorización del Consejo para disposición de dinero o presupuesto."
Puntos clave de la Corte:
- No existía control sobre el tiempo dedicado a la administración
- El administrador manejaba su horario según su interés o disposición
- No recibía instrucciones sobre calidad, cantidad y oportunidad del trabajo
- El Consejo solo coordinaba actividades, no daba órdenes laborales
El caso: Julieta Gutiérrez Caicedo demandó al Edificio Rosa Blanca, alegando que entre 2003 y 2013 existió un contrato de trabajo. Señaló que cumplía horario, recibía órdenes del Consejo y no tenía autonomía.
La decisión: La Corte no casó la sentencia absolutoria. Confirmó que NO existió contrato de trabajo.
"La demandante realizaba las funciones inherentes a la administración de una Propiedad Horizontal, las cuales se encuentran enmarcadas en la ley y en los contratos de prestación de servicios celebrados por las partes, funciones que bien podrían ser desarrolladas en forma autónoma e independiente."
Sobre el horario:
"El hecho de que la actora se encontrara presente en las instalaciones del edificio en un horario determinado no es un indicio de subordinación, sino una circunstancia predecible, lógica y necesaria para atender situaciones que ameritan su presencia en una jornada razonable para la consulta del público."
Hallazgos relevantes:
- La administradora también prestaba servicios simultáneos en otros dos edificios (Catedral y Colombia Compañía de Seguros)
- Presentaba cuentas de cobro periódicas por "honorarios profesionales"
- Ella misma elaboraba los comprobantes de egreso señalando "servicios medio tiempo"
La Corte Suprema ha sido consistente: el cargo de administrador de propiedad horizontal NO implica automáticamente una relación laboral. La clave está en cómo se ejecuta la relación y si existe verdadera subordinación.
4. La Clave: ¿Qué es Subordinación y Qué NO lo es?
Según la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia (CSJ SL, 1° julio 1994, rad. 6258), la subordinación es:
"La aptitud o facultad del empleador de dar órdenes o instrucciones al trabajador y de vigilar su cumplimiento en cualquier momento, durante la ejecución del contrato, y la obligación permanente del asalariado de obedecerlas y acatarlas cumplidamente."
✅ Lo que SÍ indica subordinación:
- Imposición de horarios estrictos con control de entrada y salida
- Llamados de atención formales o sanciones disciplinarias
- Órdenes sobre cómo ejecutar tareas específicas (modo)
- Control sobre cantidad y calidad del trabajo
- Prohibición de trabajar para otros
- Reglamento interno de trabajo aplicable
❌ Lo que NO indica subordinación:
- Coordinación de actividades con el Consejo de Administración
- Presentación de informes periódicos
- Solicitud de autorización para gastos (es control financiero, no laboral)
- Asistencia a reuniones de Consejo o Asamblea
- Cumplimiento de funciones establecidas en la Ley 675 de 2001
- Horario para atención al público (es una necesidad del servicio)
"En el ejercicio de una labor como la de administración pueden y deben presentarse algunos lineamientos sobre la actividad, que necesariamente deben ser atendidos por el contratista, precisamente en razón a la tarea encomendada, pero ello no hace que quien preste el servicio se encuentre subordinado al contratante." (SL336-2022)
5. Comparación: Prestación de Servicios vs. Contrato Laboral
| Aspecto | Prestación de Servicios | Contrato Laboral |
|---|---|---|
| Autonomía | ✓ Total autonomía en ejecución | ✗ Subordinación al empleador |
| Horario | ✓ Flexible, según necesidades | ✗ Impuesto y controlado |
| Exclusividad | ✓ Puede trabajar para otros | ✗ Generalmente exclusivo |
| Pago | Honorarios (cuenta de cobro) | Salario + prestaciones sociales |
| Seguridad social | El contratista la asume | El empleador aporta proporción |
| Vacaciones y primas | ✗ No aplica | ✓ Obligatorias |
| Indemnización por terminación | ✗ No aplica | ✓ Según CST |
| Riesgo para la copropiedad | Menor (si se ejecuta correctamente) | Mayor costo fijo |
6. Recomendaciones Prácticas para Copropiedades
Con base en la jurisprudencia analizada, estas son las recomendaciones para evitar demandas de "contrato realidad":
Si la vinculación es por Prestación de Servicios:
- Documente la autonomía: El contrato debe establecer claramente que el administrador ejecuta sus funciones con autonomía e independencia.
- Evite el control de horario: No exija marcación de entrada/salida. Establezca disponibilidad para atención al público, no "jornada laboral".
- No imponga sanciones disciplinarias: Si hay incumplimientos, aplique las cláusulas contractuales civiles, no un régimen disciplinario laboral.
- Permita la no exclusividad: Incluya cláusula que permita al administrador prestar servicios a otras copropiedades.
- Use cuentas de cobro y honorarios: Nunca use recibos de nómina ni denominaciones como "salario".
- Verifique afiliación independiente: El administrador debe acreditar su afiliación como independiente al sistema de seguridad social.
- Documente en actas: Deje constancia en actas del Consejo sobre la naturaleza civil de la relación.
- Exigir cumplimiento de horario con control de asistencia
- Dar órdenes sobre cómo ejecutar cada tarea
- Imponer sanciones o llamados de atención escritos
- Prohibir que trabaje para otras copropiedades
- Pagar "quincenas" o usar términos salariales
- Que la copropiedad asuma la seguridad social
7. El Rol de la Asamblea en Esta Decisión
La modalidad de contratación del administrador es una decisión que debe tomarse en asamblea de copropietarios o, si el reglamento lo permite, delegarse al consejo de administración. Es una decisión estratégica que impacta directamente el presupuesto y la gestión de riesgos de la copropiedad.
¿Qué debe aprobar la asamblea?
- Modalidad de contratación (prestación de servicios o laboral)
- Honorarios o salario del administrador
- Funciones específicas adicionales a las de la Ley 675
- Pólizas de cumplimiento y responsabilidad
- Período de vinculación
Incluya en el orden del día de su próxima asamblea ordinaria un punto específico para ratificar o modificar la modalidad contractual del administrador, dejando constancia clara en el acta de la voluntad de los copropietarios.
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Conclusiones
- La jurisprudencia es clara: El administrador de propiedad horizontal puede ser contratado mediante prestación de servicios sin que ello implique un contrato laboral encubierto.
- La subordinación es la clave: No es el nombre del contrato lo que determina su naturaleza, sino la forma en que se ejecuta la relación.
- La coordinación no es subordinación: Presentar informes, solicitar autorizaciones y asistir a reuniones son propias de la coordinación, no de una relación laboral.
- Documente todo: Actas de consejo, actas de asamblea, cuentas de cobro y contratos claros son la mejor defensa ante eventuales demandas.
- La decisión es de la asamblea: Esta definición estratégica debe quedar documentada en acta de asamblea de copropietarios.
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Referencias jurisprudenciales
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia SL del 15 de julio de 2008. M.P.: Eduardo López Villegas.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia SL336-2022 del 8 de febrero de 2022. M.P.: Diego Caguasango Villota.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia SL4020-2022 del 8 de noviembre de 2022. Rad. 83508. M.P.: Cecilia Margarita Durán Ujueta.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia SL del 1° de julio de 1994. Rad. 6258.
- Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral. Sentencia SL2345-2020. Rad. 49202.